دو دستاورد بزرگ از مهم‌ترین مزایای سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM افزایش ظرفیت تولید و کاهش هزینه‌ها است که از طریق بهبود دسترس‌پذیری و افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات و همچنین کاهش هزینه‌های کلی نگهداشت میسر می‌شود. قابل توجه است که در بعضی از صنایع، افزایش 10 درصدی دسترس‌پذیری، که شاید ناچیز دیده شود، منجر به افزایش حتی بیش از 100 درصدی سود و بازگشت سرمایه می‌شود؛ و کاهش کوچکی در هزینه‌های کلی نگهداشت (حتی کمتر از 5%)، مانند کاهش دارایی‌های موجود در انبار، باعث افزایش قابل توجه سود و بازگشت سرمایه خواهد شد.

بعنوان نمونه، از مطالعه‌ای که توسط  شرکت AT Kearney بر روی 558 کاربر CMMS از صنایع مختلف انجام و در مجله Industry Week منتشر شده، نتایج زیر بعد از پیاده‌سازی مناسب نرم افزار به دست آمده است:

• 28% افزایش در بهره‌وری نگهداری و تعمیرات
• 20% کاهش در توقفات تجهیزات
• 20% کاهش در هزینه‌های مواد و قطعات یدکی نگهداری و تعمیرات
• 18% کاهش در ارزش انبار نگهداری و تعمیرات

از طرف دیگر، هنگام بررسی نرم افزارهایی مانند CMMS و EAM، بسیاری از افراد علاقمندند که بدانند بازگشت سرمایه (ROI) ناشی از داشتن این سیستم‌ها چقدر است. شرکت‌های فروش نرم‌افزار زیادی را دیده‌ایم که محاسبات ROI را برای به‌دست‌آوردن بازگشت سرمایه ارائه می‌کنند؛ البته نباید فراموش کرد که فرض همه این محاسبات پیاده‌سازی و بهره‌برداری موفق از سیستم است. این بدیهی است که با مؤثرتر و کارآمدتر کردن افراد، در هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد ولی چگونه بایستی به این مهم دست پیدا کرد؟

لازم به ذکر است که منظور از پیاده‌سازی مناسب یعنی داده‌های مورد نیاز در سیستم با فرمت مناسب جمع‌آوری و در آن ثبت شده است، افراد در استفاده از آن آموزش‌های لازم را دیده‌اند و دقیقاً می‌دانند چگونه از سیستم استفاده کنند به طوری که به کمک سیستم، تمامی امور و فرایندهای مربوط به واحد نگهداشت، مدیریت می‌شود.

مزایای سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM چه هستند?

همانطور که در ابتدای متن بیان شد، دو دستاورد بزرگ و مزایای سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM افزایش ظرفیت تولید (عملکرد تجهیزات) و کاهش هزینه‌ها است که از طریق “بهبود دسترس‌پذیری و افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات” و همچنین “کاهش هزینه‌های کلی نگهداشت” میسر می‌شود. در ادامه به هر کدام از این دو مورد می‌پردازیم و الزاماتی که در سازمان و سیستم نیاز داریم تا به افزایش ظرفیت تولید و کاهش هزینه‌ها منتهی شوند را ذکر می‌کنیم.

1. بهبود دسترس‌پذیری، قابلیت اطمینان و تعمیرپذیری منجر به مزایای:

1-1: کاهش خرابی‌ها، کاهش وقفه‌ها، کاهش هزینه چرخه عمر و افزایش سرعت تولید می‌شود. طبق تحقیقات شرکت AT Kearney در مجله Industry Week، این مزیت باعث افزایش 2 تا 5 درصدی زمان در دسترس تجهیزات می‌شود. به دست آوردن این مزیت در سازمان نیاز به راه حل‌هایی در سیستم نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM دارد:

• پشتیبانی از تحلیل سوابق و قابلیت اطمینان تجهیزات
• مدیریت داده‌های تجهیزات
• ثبت مهارت‌ها
• ثبت صورت قطعات
• پشتیبانی از ایجاد و زمان‌بندی PM روزانه

1-2: همچنین منجر به کاهش اختلالات، کاهش دوباره‌کاری و پایش عملکرد (در نتیجه افزایش بهره‌وری) می‌شود. بر اساس مطالعات ذکر شده، این تغییرات باعث افزایش 10 تا 25% بهره‌وری کارکنان سازمان (تعمیرکاران، مهندسین، ناظران، انبارداران، ماموران خرید، مدیران) و کاهش 10 تا 50% اضافه کاری آن‌ها و کاهش 25 تا 50% هزینه‌های پیمانکاران می‌شود.

راه‌حل‌های آن‌ها در سیستم عبارتند از:

• پایش اختلالات دستگاه نسبت به عملکرد مطلوب
• پایش وضعیت دستور کار و تعیین دوباره‌کاری
• ردیابی داده‌های هزینه و عملکرد هر تجهیز
• ردیابی داده‌های هزینه و عملکرد هر فرایند مدیریت کار

2. کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات نیز از طریق موارد زیر امکانپذیر می‌شود که راه‌حل‌های سیستم نگهداری و تعمیرات نیز در آن‌ها ذکر شده است:

• کاهش نیروی کار؛ راه حل آن در سیستم:
• توانمندسازی اجرا و کنترل کار
• ایجاد امکان برنامه‌ریزی برای نیروی انسانی و مواد و قطعات یدکی

• کاهش دارایی موجودی؛ طبق تحقیقاتی که ذکر شد، پیاده‌سازی موفق سیستم می‌تواند باعث کاهش 10% ارزش موجودی انبار و 5 تا 10 % هزینه‌های مواد و قطعات در هر دستور کار تعمیراتی می‌شود. راه‌حل آن در سیستم:
• تحلیل مصرف موجودی
• تحلیل سرمایه‌گذاری در موجودی

• کاهش کار اضطراری؛ راه‌حل آن در سیستم:
• پشتیبانی از زمان‌بندی PM
• پشتیبانی از تحلیل داده‌های قابلیت اطمینان

• کاهش کاغذبازی؛ راه‌حل آن در سیستم:
• خودکارسازی دستور کار
• خودکارسازی سفارش خرید

• پایش عملکرد؛ راه‌حل آن در سیستم:
• ردیابی هزینه‌ها بر اساس منطقه، کار، نوع هزینه‌ها و نیروی انسانی

دستاوردهای بالقوه سیستم‌های (CMMS/EAM) در یک نمونه صنعتی

به عنوان نمونه می‌توانیم بصورت زیر محاسباتی برای یک مجتمع صنعتی ایرانی انجام دهیم:

• تولید سالانه معادل 130 میلیارد تومان
• بودجه معمول بهره‌برداری و نگهداشت معادل 10 میلیارد تومان
• بودجه اضافه کاری نگهداری و تعمیرات معادل 1 میلیارد تومان
• هزینه پیمانکار معادل 1.5 میلیارد تومان
• ارزش موجودی انبار معادل 6 میلیارد تومان
• هزینه مواد و قطعات یدکی نگهداری و تعمیرات معادل 6 میلیارد تومان

بنابر آنچه گفته شد، مزایایی که بعد از پیاده‌سازی صحیح یک نرم افزار تراز اول مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌توان بدست آورد را بر اساس جدول زیر می‌توان تخمین زد. البته این محاسبات، حالت حداقلی بازگشت سرمایه در هر مورد را محاسبه کرده است.

همانطور که در مثال بالا می‌بینید، در میان مدت، و حتی در کوتاه مدت، برآیند توجه به تمامی الزاماتی که پیش‌تر در مورد سازمان و سیستم نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM ذکر گردید، سود و بازگشت سرمایه قابل توجهی به همراه خواهد آورد. بدیهی است که با کاهش هزینه‌ها و افزایش ظرفیت تولید، از هدررفت منابع جلوگیری شده و بازگشت سرمایه به طور کاملا محسوسی مشاهده خواهد شد. و البته با پیاده‌سازی موثر این کاهش هزینه‌ها و افزایش ظرفیت تولید، براحتی هزینه‌های ناشی از خرید، سفارشی‌سازی، یکپارچگی با سایر سیستم‌ها، آموزش، اقدامات لازم برای پیاده‌سازی، ارتباطات، سخت‌افزارهای جانبی (مانند افزودن چاپگرها، اسکنرها، فرکانس رادیویی و ابزارهای سیار)، هزینه‌های مربوط به کارکنان و نیز هزینه‌های مرتبط با تغییر فرایندها و رویه‌های لازم برای کارکرد سیستم را تحت پوشش خود قرار خواهد داد.