پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات
پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM
پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM در سازمان نیازمند صرف وقت و حوصله فراوان است. اگر این سیستم‌ها را مطابق برنامه پیاده‌سازی و از آن‌ها استفاده کنید، در مدیریت مؤثر کارها و دستیابی به نتایج مدنظر به شما کمک می‌کنند. متاسفانه اکثر سازمان‌ها از کمتر از 30 درصد قابلیت CMMS خود استفاده می‌کنند. این آمار بدان معنی است که فرایندهای نگهداری و تعمیرات در سیستم نرم افزاریشان آنطور که باید کارامد تعریف یا پیاده‌سازی نشده‌است.
بیایید ابتدا در مورد تعریفمان از پیاده‌سازی همزبان شویم. شما پیاده‌سازی نرم افزار را چگونه معنا می‌کنید؟ با چه شاخصی می‌گویید که یک پیاده سازی و استقرار نرم افزار نگهداری و تعمیرات در یک سازمان موفق بوده است یا خیر؟ آیا به نظر شما منظور از پیاده سازی و استقرار نرم افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات تهیه زیرساخت‌های نصب و آموزش توسط تیم فروشنده و نهایتا تحویل آن به شماست؟
واضح است که اگر سازمانی برای یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات هزینه کند و آن را تهیه کند بالاخره این نرم افزار در سازمان راه‌اندازی و نصب می‌شود. حال سوال اساسی این است: پس چرا بیش از هفتاد درصد از پیاده‌سازی‌های نرم افزار با شکست مواجه می‌شود؟
این امار حتی در برخی از صنایع به 90 درصد هم می‌رسد. نکته همین جاست. پیاده سازی موفق نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات فقط نصب و آموزش اولیه و تحویل آن توسط فروشنده نیست.
به پشتوانه سال‌ها تجربه مشاوره و ارزیابی در صنایع مختلف داخلی و خارجی در این حوزه معتقدیم که پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات تنها زمانی در یک سازمان با موفقیت انجام می‌شود که این سیستم مرجع تصمیم‌گیری‌های واحد نگهداشت آن سازمان شود.
فرایند کامل پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM همان جایی است که کارها قرار است انجام شوند. حتی بهترین CMMS را هم می‌توان با تصمیم‌های نادرست برای پیاده‌سازی، آموزش و پشتیبانی، ناکارآمد کرد. اجرای CMMS نیز مانند هر سیستم بزرگ دیگری نوعی فعالیت فرایندمحور است و بدیهی است که اگر کاربران از فرایندها پیروی نکنند، نتایج رضایت‌بخش نخواهد بود.
نکات کلیدی در پیاده سازی نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات
1- بسیاری از افراد و سازمان‌ها این تصور را دارند که خرید نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM حلال مشکلات آن‌ها است. با اتکا به سال‌ها تجربه در پیاده‌سازی‌های مختلف به شما می‌گوییم این تصور در صورتی محقق می‌شود که بدانید اکنون فرایندها و وضعیت سازمان شما در ارتباط با مدیریت دارایی‌هایتان چگونه است؟ مهم‌ترین مشکلات شما در این زمینه چیست؟ شیوه انجام درست فرایندهای کنونی (که منجر به حل این مشکلات می‌شود) چیست؟ و چگونه این فرایندها را در سیستم نرم افزاریتان می‌خواهید پیاده‌سازی و اجرا کنید؟
پاسخ به این سوالات به شما کمک می‌کند تا نقشه راه و استراتژی‌های مناسب برای سازمانتان را پیدا کنید. پیشنهاد می‌کنیم قبل از پیاده‌سازی و استقرار نرم افزارهای پشتیبان نگهداشت CMMSها و EAMها از بازطراحی فرایندها و همچنین ایجاد داده‌های درست مربوط به دارایی‌هایتان اطمینان حاصل کنید.
2- بازطراحی فرایندهای کسب‌وکار، مهم‌ترین بخش از فرایند پیاده‌سازی این سیستم‌ها است؛ اگر چنین نکنید، دیر یا زود درخواهید یافت که فقط دارید همان فرایندهای قبلی و احتمالاً غیرمؤثر را با سرعتی بیشتر انجام می‌دهید؛ و در نتیجه مشکلات قبلی را فقط ضرب در چند کرده‌اید…
3- فرایندهای کسب‌وکار همیشه همسو با اوضاع صنعت، مسائل کارکنان و مواردی از این دست در حال تغییر هستند. حواستان باشد که CMMS، در بطن خود، فقط نوعی سیستم رایانه‌ای است و مانند خودروهایمان، همواره باید آن را تنظیم و اصلاح کنیم و فرایندها را تغییر دهیم تا حداکثر بهره‌وری را به ارمغان بیاورد.
4- مانند دیگر سیستم‌های رایانه‌ای پیشرفتۀ کسب‌وکار، CMMS و EAM را نیز نمی‌توان به سادگی نصب و اجرا کرد. زیرساخت‌های مورد استفاده باید قابلیت ارتقا و بهبود نرم افزار و یکپارچه شدن با سایر سیستم‌های نرم افزاری سازمان را با حداقل زحمت فراهم کنند. بنابراین در انتخاب و تهیه زیرساخت‌ها باید دقت شود.
5- پیاده‌سازی موفق حاصل هنر و تجربه است. پایش منظم وضعیت فرایندها و نتایج خروجی از سیستم به شما کمک می‌کند که بدانید به چه میزان نرم افزارتان را به ابزاری کارامد تبدیل کرده‌اید.
6- منظور از فرایندها، مجموعه‌ای از فعالیت‌های دارای تاثیر متقابل و مرتبط است که ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌کند. یادتان باشد در صورتی که زباله تحویل نرم افزار بدهید چیزی جز زباله تحویل نمی‌گیرید. عامل اصلی موفقیت در پیاده‌سازی CMMS، توجه همزمان به فرایندهای نگهداشت، موجودی و زنجیرۀ تأمین است. حتی اگر مدیریت موجودی و زنجیرۀ تأمین قبلاً راه‌اندازی شده باشند، باید تا حد امکان با فرایندهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداشت یکپارچه شوند تا از مدیریت مؤثر منابع نگهداشت اطمینان حاصل شود.
7- فرایند پیاده سازی نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات را به عنوان یک پروژه که باید آیتم‌هایی از آن انجام شود و به اتمام برسد، نگاه نکنید؛ بلکه آن را به دید یک چرخه فرایندی نگاه کنید که لازم است هر قسمت از آن پس از آموزش اجرا شود و سپس بازخورد گرفته شود و دوباره اموزش داده شود تا در نهایت تثبیت و به فرهنگ سازمان تبدیل شود.
8- وقتی‌که در گذشته مشاورین برای اولین بار فرایند پیاده‌سازی و استقرار کامل نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات را برای سازمان‌ها آغاز می‌کردند، رویکرد به ظاهر سر راست و ساده بود. آن‌ها به سازمان می‌رفتند، چند گفتگو و بحث سریع با نفرات سازمان انجام می‌دادند، تعدادی از جریان‌های کاری و فرایندهای پایه‌ای را ایجاد می‌کردند، ساختار سلسله مراتبی تجهیزات را معین و تمامی فیلدهای داده‌ای لازم را در سیستم پر می‌کردند؛ سپس یک نفر را در سازمان آموزش می‌دادند که بداند چه‌کاری انجام‌شده است.
ولی وقتی سازمان را ترک می‌کردند، هیچ‌کسی به خاطر نداشت که چه‌کاری انجام‌شده بود، چرا انجام‌شده بود و چگونه انجام‌شده بود. اینجاست که باید متوجه شد این رویکرد بیشتر از آنکه در خدمت سازمان باشد برای سازمان آسیب‌زا است؛ به این دلیل که هیچ تبادل دانشی رخ نداده است.
پس باید رویکردمان در پیاده‌سازی سیستم را دوباره ارزیابی کنیم و نقش خود را به‌سوی مربی‌گری و آموزش‌دهندۀ عملی، تغییر دهیم. این رویکرد، تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند.
ما یقین داریم شاه کلید موفقیت در پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات ایجاد حس مالکیت به سیستم است به گونه‌ای که تا مدت‌ها پس از اتمام پیاده‌سازی آثار آن باقی بماند. اگر می‌خواهید پیاده‌سازی موفقی داشته باشید و هزینه‌های انجام شده برای خریدتان را دور نریخته باشید افرادتان را در استفاده از این ابزار رهبری کنید و نه مدیریت.
