بهبود مستمر

چرا نرم‌افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات ( CMMS / EAM ) نیازمند بهبود مستمر هستند؟



شاید شما هم به این نتیجه رسیده باشید که نرم‌ افزار نگهداری و تعمیرات سازمانتان آنطور که باید کارآمد نیست و به دنبال راهی برای بهبود مستمر و ارزیابی نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات  (CMMS/EAM) سازمانتان باشید. اما به راستی چرا نرم ­افزارهای اینچنینی که ماهیت پشتیبانی دارند بعد از مدتی ناکارامد می­شوند؟ پاسخ را باید درماهیت فرایندها و فعالیت های نگهداری و تعمیرات جستجو کرد.

اساسا فرایندها زنده و پویا هستند و در هر زمان نیاز به اصلاح و بهبود مطابق هدفی که برای آن تعریف شده ­اند، دارند به همین علت فرایند پیاده سازی و استقرار سیستم های پشتیان نگهداری و تعمیرات را نباید یک پروژه در نظر گرفت که در یک زمانی شروع می­شود و پس از طی مراحلی به پایان می­رسد، بلکه باید آن را یک چرخه در نظر گرفت که یک قسمت از آن نیز ارزیابی نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM است. همه ی آنچه که در سیستم های نگهداشت انجام می­شود نوعی فرایند است که هدفی از انجام آن وجود دارد ولی سازمان ها در بسیاری از موارد همگام با تغییرات و تحولاتی که در طی ماه­ها وسال­ها در آنها ایجاد می­شود این فرایندها را بازبینی و بازنگری نمی کنند و به همین علت پس از مدتی این فرایندها ناکارامد می­­شوند. پر واضح است که سیستم هم خروجی را منطبق بر داده­های ورودی و فرایندهای تعریف شده تحویل می­­دهد و نتیجه می شود آنچه  که می شود…

دقیقا در همین زمان است که ضرورت و اهمیت ارزیابی و بهبود سیستم­های پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM محرز می شود.

چرا به ارزیابی نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM نیاز داریم؟

بیشتر سازمان‌ها از ارزیابی نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات ( CMMS / EAM ) استفاده می‌کنند تا به سازمانشان در مدیریت تجهیزات / دارایی‌ها و نگهداشت انجام‌ شده بر روی آن‌ها کمک کند. آیا تابه‌حال از خود پرسیده‌اید که آیا بیشترین استفاده را از سیستم خود می‌برید یا خیر؟ نمونه‌های مطلوب و سازمان‌های الگو در این زمینه در چه وضعیتی هستند و چگونه خود را با آن‌ها مقایسه می‌کنید؟

ارزیابی نرم افزار­های پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM یکی از ضروری ترین مرحله در فرایند استفاده از این نرم افزارها است. برای اینکه از این نرم‌افزارها به عنوان ابزار تصمیم ساز استفاده شود، نیاز به ارزیابی این نرم افزارها به منظور بهبود عملکردشان وجود دارد. هر یک از ماژول­های نرم افزار را می توان به صورت جداگانه مورد بررسی، ارزیابی و بهبود قرار داد.

چگونگی انجام ارزیابی نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌های فیزیکی

فرض کنیم سازمان شما فرایند انتخاب، خرید و پیاده ­سازی نرم‌افزار را به درستی طی کرده است و بعد از مدتی سازمان تصمیم به ارزیابی نرم‌افزار موجود و بررسی کارایی آن دارد. در چنین شرایطی باید به سوالات اساسی از قیبل سوال های زیر پاسخ دهید:

  • آیا داده های اصلی و لازم جمع آوری می شوند؟
  • آیا فرایندهای تعریف شده در نرم افزار کارایی لازم را دارند؟
  • آیا فرایندهای تعریف شده در نرم افزار، به درستی اجرا می شوند؟
  • آیا شاخصی برای نحوۀ عملکرد نرم افزار تعیین کرده اید؟

 

داده­‌ها در نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM

داده ­ها پایه­ های اساسی مجموعه اطلاعات و گزارش­هایی هستند که می­خواهیم از سیستم های CMMS و EAM دریافت کنیم. چالش اساسی  برای ایجاد و بهبود مستمراطلاعات معنی­ دار و دقیق از این سیستم­ها با داده ­هایی که به سیستم می­دهیم، شروع می­شود اما سازمان­هایی هستند که نمی­توانند داده­ های معنی ­دار و دقیقی برای سیستم خود ایجاد کنند؟ ولی چرا؟. بعضی از علت­های احتمالی عبارتند از:

  • فرایندها در جای خود انجام نمی شوند؛
  • فرایندها از کنترل خارج هستند؛
  • مهارت­ها و مسئولیت­ها به­درستی تعریف نشده­اند؛
  • آموزش سیستم به افراد ناکافی است؛
  • فرایند ممیزی برای شناسایی شکاف­های عملکردی از یاد رفته است؛
  • از عملکردهای سیستم به اندازه کافی استفاده نمی­شود؛
  • هیچ برنامه­ی اندازه گیری برای نظارت و ارزیابی فرایندها وجود ندارد؛
  • داده­های تجهیز و موجودی انبار به درستی با یکدیگر هماهنگ نشده­اند؛

تمامی این مواردی که ذکر شد بر روی کیفیت و داده ­های نرم افزارها و درنهایت اطلاعات به دست آمده از آنها تاثیرگذار هستند. اگر بتوانیم در فرایند بهبود مستمر این مشکلات را حل کنیم، می­توانیم داده­ هایی که برای مدیریت عملیات نیاز داریم را نیز ایجاد کنیم.

اهمیت مدیریت داده و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای EAM و CMMS

فرایندها در نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM

فرایندها فعالیت‌های سیستم هستند که دارایی­ها را مدیریت می‌کنند. برای نمونه، وقتی‌که یک آیتم موجودی انبار شمارش می‌شود، تراکنشی برای صدور دستور کار شمارش انبار نیز ایجاد می‌شود. هنگامی‌که دستور کار برای یک تجهیز به سیستم وارد می‌شود، تراکنش دستور کار ایجاد می‌شود. داده‌های تراکنشی، که در بالا به آن اشاره شد، به‌عنوان خروجی‌ای از فرایند ایجاد می‌شوند.

دستور کار در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM

داده‌های تراکنشی سیستم EAM / CMMS قلب و روح سیستم را تشکیل می‌دهند به‌این‌علت که بر روی گزارش­دهی و آنالیز خروجی‌ها تأثیر گذاشته و به نظارت و اندازه‌گیری کارایی تجهیزات کمک می‌کند. کیفیت داده‌های تراکنشی وابسته به فرایندهایی است که برای جمع‌آوری آن‌ها به کار گرفته می‌شود. برای مثال:

  • صادر نشدن کامل و درست تراکنش صدور مواد از انبار منجر به دقیق و کامل نبودن میزان موجودی انبار خواهد شد.
  • ثبت نشدن قطعات در دستور کارها منجر به دقیق نبودن هزینه‌های چرخه عمر تجهیزات خواهد شد.

فرایندها باید کارآمد باشند و مهم‌تر از آن، بتواننداطلاعات تراکنشی خوب و مورد نیاز را  تولید کنند.  فرایند تقریبی و غیر دقیق  و متناقض، داده‌هایی پایین‌تر از سطح استاندارد به همراه خواهد آورد. قوانین کسب‌وکار باید طوری مشخص‌شده باشند که ساختارها و راهنماهای فرایندی را ایجاد کنند؛ (برای نمونه، دستور کاری برای دریافت قطعات از انبار موردنیاز است). مستندسازی فرایندها راه خوبی برای تسهیل و استانداردسازی انجام فرایند است.

اگر به اطلاعات بیشتری در زمینه تعریف و بهبود فرایندهای نگهداری و تعمیرات و بهینه سازی جمع آوری داده­ ها احتیاج دارید، با ما در تماس باشید…