مهمترین گزارشات


مهمترین گزارشات CMMS/EAM برای مدیریت بهتر نگهداری و تعمیرات دارایی های فیزیکی



گزارشات CMMS / EAM که از نرم افزار­های پشتیبان نگهداشت استخراج می­شود، مرجع تصمیم گیری­های واحد نگهداشت است. اگر نتوان از نرم افزارهای  CMMS / EAM گزارشات لازم را برای بهبود فرایندهای نگهداری و تعمیرات استخراج کرد، عملا قسمت بزرگی از اقدامات انجام شده در رابطه با فرایندها و نرم افزار­های نگهداشت موجود در سازمان بی نتیجه می­شود.

برخی از مهمترین گزارشات CMMS / EAM عبارتند از گزارش مدت زمان توقف تجهیز، حالت و علت خرابی، هزینه­های دستور کارهای نگهداشت، قطعات مصرفی و … . در واقع زمانی می توان گفت یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات به یک ابزار تصمیم ساز تبدیل شده است که بتوان به راحتی گزارش های سودمند و مورد نیاز را از آن استخراج و برمبنای آن ها برنامه­ریزی و تصمیم گیری کرد. اگر گزارش های لازم از نرم افزار استخراج نشود، نرم افزار به جای ابزار تصمیم­گیری، به یک پایگاه داده برای انبار کردن هزاران دادۀ سرگردان تبدیل می شود و به جای اینکه باری از دوش سازمان بردارد، هزینه (هزینه ثبت، فرم، نیروی انسانی، نگهداری داده و …) هم به سازمان تحمیل می کند.


ماژول گزارش‌دهی و تحلیل، یکی از ماژول‌ها و قسمت‌های معمول در بیشتر نرم افزارهای پشتیبان نگهداشت EAM / CMMS است. این ماژول، تمامی داده های جمع آوری شده توسط بخش­های دیگر نرم افزار را به صورتی معنی دار برای تحلیل نتایج، با یکدیگر پیوند می دهد. گزارشات CMMS / EAM باید تحلیلی از داده های جمع آوری شده (و نه فقط لیستی از کارهای انجام شده) را ارائه دهد و البته گزارش های تحلیلی باید کوتاه و مختصر باشد، نه طولانی و دشوار فهم. انواع گزارش های  تولید شده در نرم افزار که بتوان برمبنای آنها تصمیم گرفت، میزان اثر بخشی نهایی نرم افزار را برای شرکت اندازه گیری می کند.

در واقع گزارشات CMMS / EAM حلقۀ متصل­کنندۀ فرایندهای نگهداشت هستند. به­طور مثال در فرایند مدیریت کار و اقدامات نگهداشت، مرحله آخر مرحله گزارش دهی است. در این مرحله کاری که در مراحل قبل برنامه­ریزی و زمان­بندی شده است، توسط نفر ذی­صلاح اجرا می­شود و گزارش انجام کار نیز برای تمامی دستورکارها برای استفاده­های بعدی در تحلیل علل ریشه‌ای و بررسی کارایی استراتژی­های نگهداشت و همچنین محاسبۀ شاخص­های  عملکردی نگهداشت ثبت می­شود. یا در مثالی دیگر، پایش میزان مصرف مواد و اقلام استفاده‌شده برای رویکردهای مختلف نگهداشت امری ضروری است زیرا الگوی مصرف قطعات به‌عنوان پارامتری در جهت کنترل خرابی­ها استفاده می­شود. بنابراین اگر بتوان گزارش های قابل اعتماد و کاربردی  از نرم افزار گرفت، می­ توان کلیۀ فرایند­های نگهداشت موجود یا مورد نیاز سازمان را پایش یا شناسایی کرد و تنها در این صورت است که می­توان واحد نگهداری و تعمیرات سازمان را به یک واحد پویا و اثر بخش برای مدیریت دارایی های فیزیکی تبدیل کرد.

تصمیماتی حیاتی در مورد نرم افزار های نگهداری و تعمیرات


سازمان باید از کدام گزارشات CMMS / EAM استفاده کند؟ چه گزارش هایی برای سازمان مفید هستند؟

بعضی از نرم افزار­ها صدها قالب گزارش “از پیش آماده” دارند. اما آیا واقعا به همۀ آنها نیاز است؟ آیا به جز این قالب­های گزارشی، سازمان به گزارش های دیگری احتیاج ندارد؟ دقت داشته باشید که  عامل تصمیم گیرنده در استفاده از گزارشات CMMS / EAM، کارایی ­آن­ها برای مدیریت فرایندها و فعالیت های نگهداشت است. گزارش­ها باید متناسب با شاخص هایی باشد که برای کنترل فرایندهای مدیریت نگهداری و تعمیرات تعریف کرده­اید. اگر گزارشات CMMS / EAM که از نرم افزار استخراج می­شود شاخصی را که برای مدیریت نگهداشت از آن بهره می­برید پشتیبانی نکند، تولید آن‌ها سودمند نیست. به طور مثال اگر فرایند نگهداشت را با استفاده از معیاری مانند مقایسه بین بودجه تخمینی و بودجه واقعی نگهداشت پایش کنید و نرم افزار CMMS / EAM نتواند گزارش بودجه را ارائه دهد، بنابراین این نرم افزار نیاز سازمان شما را پشتیبانی نمی­کند. نکته دیگر که باید دقت شود این است که تولید گزارش­های دارای صدها صفحه داده که هرگز از آن استفاده نمی شود، به مراتب بدتر از نداشتن گزارش است. به عبارت دیگر، گزارش های خیلی زیاد نرم افزار CMMS / EAM هم به اندازه  گزارش های خیلی کم بد است. این حجم زیاد داده­ها باعث می­شود تا بار کاری اضافه‌ای بر دوش مدیر گذاشته شود. در چنین شرایطی فرایندهای مهم نظارت نمی‌شوند و فرصت‌های بهبود از دست می‌روند. به طور کلی گزارشات باید در روشن شدن موارد زیر کمک کند:

  • آنچه را رخ نمی‌دهد ولی باید رخ دهد را مشخص کند.
  • انحراف از روندهای کاری را مشخص کند.
  • کارهایی که باید انجام شود و یا پیگیری شود را مشخص کند.
  • اطلاعات سوابق برای تأیید و ایجاد درست رد ممیزی ایجاد کند.
  • اطلاعات پیش‌بینی پذیر برای برنامه‌ریزی‌های آینده تولید کند.

EAMباید ارائه تصویری داده‌ها را تسهیل کنند. یک نرم افزار پشتیبان مناسب برای واحد نگهداشت به کمک تحلیل و پایش، داده‌ها را زنده می‌کند و به حرف وا می دارد.

معمولا گزارشات CMMS / EAM در نرم افزار‌های نگهداشت از سه بخش تشکیل‌شده‌اند: گزارش عملیات، گزارش  هزینه و بودجه و گزارش عملکرد.

  • گزارش عملیات بر روی فعالیت ها و فرایند‌های روزبه‌روز یا تاکتیکی سازمان تمرکز می‌کند.
  • گزارش هزینه و بودجه بر روی هزینه‌های نیروی انسانی، مواد و قطعات یدکی و خدمات و همچنین چگونگی تخصیص این هزینه‌ها به دارایی‌های سازمان، تمرکز می‌کند.
  • گزارش عملکرد بر روی خروجی‌های KPI تمرکز می‌کند.

جدول زیر تعدادی از نمونه‌های گزارش­دهی در یک نرم افزار CMMS یا EAM را نشان می‌دهد. گزارشات CMMS / EAM دارای نمودارها، گراف‌ها و جداول بهترین روش برای ارائه تصویری و مشاهده روند داده‌ها است.

سخن آخر، اگر به دنبال بهینه سازی گزارشات CMMS / EAM هستید، ابتدا تعیین کنید به چه اطلاعاتی واقعا احتیاج دارید. اگر این داده­ها وجود نداشته باشد، لازم است مسیر فرایندها را مرور کنید تا ردپای این داده ها را بیابید. پیشنهاد می کنیم که رد داده­های لازم برای داشتن گزارشاتی مفید و اثر بخش را در دستورکارها نگهداری و تعمیرات بیابید و مطمئن شوید که این داده­ها و اطلاعات بدقت با دستورکارها جریان می یابند. بدون وجود دستورکار، انگار هیچ کاری انجام نشده است، چه برسد که بخواهیم آن را در CMMS  یا EAM گزارش کنیم.