آمارهای جهانی نشان می دهد متاسفانه بیش از 70 درصد از پیاده سازی نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات در هنگام اجرا از دستیابی به اهداف خود ناکام می مانند و سازمان ها به‌طور معمول فقط از 20 تا 30 درصد از قابلیت‌های سیستم های خریداری شده بهره‌برداری می کنند؛ 12 گام پیاده سازی و استقرار موفق سیستم های نگهداری و تعمیرات که در شرکت‌های کلاس جهانی مشاهده می‌شود می‌تواند راهکاری برای برون رفت از این وضعیت باشد.

برای پیاده سازی و استقرار موفق سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM در سازمان ها، حمایت مدیران و کارکنان الزامی است. مشاهدات کلاس جهانی نشان می دهد که اجرای موفق و کامل نرم‌افزار CMMS حدود 60 درصد به کارکنان و رهبری صحیح آن‌ها بستگی دارد. حدود 25 درصد به فرایندهای تعریف شده برای کسب ‌و کار و حدود 15 درصد هم به فناوری‌ها و زیرساخت‌های انتخابی برای استقرار بستگی دارد.

بدیهی است که نمی توان روش واحدی برای فرایند پیاده سازی و استقرار موفق سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM برای همه ی سازمان‌ها در همه‌ی صنایع ارائه داد. البته نیازی هم به این کار نیست. صرف نظر از هر روشی برای پیاده سازی، کافی است بتوانید در نهایت نرم افزارتان را واقعا به یک ابزار کارامد برای تصمیم گیری های سازمانتان تبدیل کنید. در این صورت به شما تبریک می‌گوییم شما جز بهترین‌ها هستید.

یکی از الگوهای برتری که می توان برای پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات استفاده کرد را می توان در دوازده مرحله خلاصه کرد. در شکل زیر این 12 مرحله نشان داده شده که می تواند در زمان پیاده‌سازی یا پیاده‌سازی مجدد سیستم دنبال شود:

گام‌های پیاده سازی و استقرار موفق سیستم های نگهداری و تعمیرات

• انتخاب تیم پیاده ‌سازی

ایجاد تیم پیاده‌سازی شامل شناسایی و انتخاب یک تیم چندمهارته است (نگهداشت، بهره‌برداری، مدیریت انبار، فناوری‌های اطلاعات، برنامه‌ریزان نگهداشت و بهره‌برداری، حسابداری/خرید و مدیریت). با اینکه لازم نخواهد بود که از صد در صد زمان هرکدام از اعضای تیم استفاده کنید؛ اما بسیار مهم است که مطمئن شوید وقت کافی برای انجام دادن فعالیت‌های پیاده‌سازی یا پیاده‌سازی مجدد توسط اعضای تیم اختصاص داده‌شده است. این تیم باید یک تیم چند مهارته باشد تا اطمینان یابید که جنبه‌های مربوط به استفاده از سیستم، ورود اطلاعات به آن و استخراج از آن به‌درستی درک و در سیستم لحاظ شده است. این افراد در آینده تبدیل به متخصصان سیستم و مربیان سازمان شما خواهند شد. این امر دانش را در خود سازمان حفظ می‌کند.

• آموزش تیم پیاده‌ سازی

آموزش تیم پیاده سازی شامل آموزش کلی سیستم و قابلیت‌های آن است تا اطمینان بیابید که قابلیت‌های سیستم درک شده‌اند. این آموزش معمولاً توسط فروشنده سیستم به سازمان ارائه می‌شود. آموزش، تصویری ذهنی از سیستم را برای تیم ترسیم می‌کند و اطمینان می‌دهد که بین کاربری طراحی‌شده برای سیستم و کاربری موردنظر سازمان هم‌راستایی ایجاد شده است.

• نصب کردن سیستم

نصب کردن عبارت است از نصب فیزیکی سیستم بر روی کامپیوترها و سخت افزارهای شرکت. اگر در این مرحله پیاده‌سازی سیستم جدید برای اولین بار انجام می‌شود، سیستم خالی از هر دادۀ سازمان است. اگر پیاده‌سازی مجدد سیستم انجام می‌شود، ممکن است بعضی یا کل داده‌ها از سیستم برداشته شود. بنابه تجربه، برای بیشتر پیاده‌سازی‌های مجدد نصب کامل و تمیز سیستم (از ابتدا) مؤثرتر است. معمولاً نصب کردن نرم‌افزار بر عهده قسمت فناوری اطلاعات سازمان و تیم پیاده ‌سازی است.

• ایجاد فلوچارت‌ها و فرایندهای کاری

فلوچارت‌ها و فرایندها، چگونگی بهره‌برداری از سیستم را در کنار جریان داده ها مشخص می‌کنند تا از استانداردسازی در بهره‌برداری سیستم و جمع‌آوری داده‌ها اطمینان یابیم. این مرحله حیاتی که اغلب از آن چشم‌پوشی شده، علت بسیاری از شکست‌ها در پیاده‌سازی سیستم است. هدف از ایجاد فلوچارت‌ها و فرایندها این است که اطمینان یابید استانداردهای تکرارپذیری که ایجاد می‌شوند، توسط همه کاربران درک و رعایت می‌شوند و به‌صورت دوره‌ای مورد ممیزی قرار می‌گیرند. این فلوچارت‌ها و فرایندها باید در کل سازمان آموزش داده شوند تا از جمع‌آوری و برداشت داده‌ی صحیح در آینده اطمینان حاصل شود. جمع‌آوری داده‌ها بسیار بسیار مهم است و لازم است جمع آوری داده و ورود آن به سیستم به‌صورت یکپارچه‌ با کارهای روزمره ادغام شود. تاکید می‌کنیم اگر پیروی از فرایندها و دستورالعمل‌های موردنیاز سخت یا دشوار باشد، از این فرایندها و دستورالعمل‌ها پیروی نخواهد شد.

• پیاده سازی

در مرحله ی پیاده‌سازی یکی از مهم‌ترین اقدامات ایجاد استانداردهای داده‌ای مرتبط، باهدف تضمین جمع‌آوری مستمر داده‌ها است. این مرحله جایی است که باید به موضوع درخواست کمک از مشاوران خارج از سازمان به‌منظور راهنمایی تیم پیاده‌سازی توجهی جدی شود. بیشتر سیستم‌های CMMS /EAM پیچیده هستند و درک آن‌ها بسادگی و بصورت شهودی ممکن نیست. این مرحله جایی است که همکاری یک متخصص پیاده‌سازی سیستم با تیم پیاده سازی سازمان حائز اهمیت است تا مطمئن شوید که تصمیم‌هایی که گرفته می‌شوند و تبعات آن‌ها، درک شده‌اند. اینجا بی‌شک جایی است که می‌توان این ضرب‌المثل قدیمی را به کاربرد، «آن‌کس که نداند و نداند که نداند ….».

توصیه می‌کنیم، مشاوران خارج از سازمانی که می‌خواهید برای کمک گرفتن در پیاده‌سازی انتخاب کنید را به‌صورت عاقلانه انتخاب کنید. اگرچه فروشنده‌ای که شما سیستم را از آن خریداری کرده‌اید ممکن است خدمات پیاده‌سازی سیستم را هم ارائه دهد؛ اما تجربه ما نشان می‌دهد که فروشنده‌ها سیستمشان را به‌خوبی می‌شناسند ولی معمولاً فاقد پس‌زمینه کافی در الگوهای برتر نگهداشت هستند.

فراموش نکیند که نیاز شما رفع مشکلاتتان هست نه اینکه نرم افزاری بخرید که کارکردها و جاذبه های زیادی داشته باشد.

• مستندسازی فرایندهای استاندارد عملیات

پس از اتمام پیاده‌سازی کامل، فرایندهای استاندارد عملیات (SOP) ایجادشده میراث تیم برای سازمان خواهد بود. این مرحله از مستندسازی، همه ی تعاریف ایجادشده در حین مرحله پیاده‌سازی را ضبط می‌کند. هر قسمت از سیستم و هر تعریف باید درون SOP برای مراجعه در آینده مستند شود.

ما همیشه به این مستندات به چشم میراث پیاده‌سازی برای سازمان می نگریم که کمک می‌کند دیگران درک کنند که چه چیزی، چگونه و توسط چه کسی در سیستم پیاده‌سازی شده است. باید قالب‌هایی برای جمع‌آوری داده‌ی تجهیزات، مواد و قطعات یدکی، ابزارها، و کارکنان ایجاد شود و در این مستندات ثبت شود. این سند به پایه‌ای برای آموزش سیستم برای حال و آینده کاربران سیستم تبدیل خواهد شد.

• پیکربندی سیستم

پیکربندی شامل استقرار تمامی استانداردهای تعریف‌شده در حین مرحله پیاده‌سازی و مستند شده در سند فرایندهای استاندارد عملیات در سیستم است. بدین منظور تیم پیاده‌سازی برای فیلدها و/یا جداول درون سیستم تعاریف مناسب را ایجاد می‌کند. تجربه ما در حین پیکربندی سیستم نشان می‌دهد که تقسیم کردن تیم پیاده‌سازی برای پیکربندی بخش های مختلف سیستم، بهترین نتیجه را می‌دهد. این وظایف پس از تعیین، باید توسط کسانی که این وظایف به آن‌ها واگذارشده انجام شوند تا از ورود مستمر داده به سیستم و نیز رعایت استانداردهای داده‌ی ایجادشده، اطمینان حاصل شود. باید مطمئن شد که زمان کافی برای کامل شدن این فعالیت‌ها داده‌شده است. بسیار بهتر است که این فعالیت‌ها به‌درستی کامل شوند تا اینکه به‌سرعت کامل شوند. توصیه دوستانه ما این است: اگر می خواهید کامل انجام ندهید بهتر است اصلا انجام ندهید.

• پر کردن فیلدهای داده‌ای

پر کردن داده‌ها به معنای پر کردن داده‌های مربوط به کارکنان، تجهیزات، مواد و غیره است. این داده‌ها معمولاً در قالب‌های متعدد و در مکان‌های متعددی در سراسر سازمان وجود دارند. باید به جابه‌جایی داده‌ها از یک سیستم به سیستمی دیگر توجهی جدی‌ شود. در بیشتر مواقع، جابه‌جایی داده‌ها هزینه‌بر و زمان‌بر بوده و معمولاً ارزش کمی ایجاد می‌کنند. اگر می‌خواهید داده‌های تراکنشی مانند (سوابق دستور کار، تراکنش انبار و غیره) را جابه‌جا کنید، باید به ارزش این داده‌ها توجه داشته باشید و بدانید تا چه حد این داده ها می تواند باارزش و دقیق باشد باید برای جمع‌آوری تمامی داده‌هایی که لازم است در سیستم وارد شوند از قالب‌هایی که در SOP تعریف‌شده و مستندسازی شده، استفاده شود. استفاده از این قالب‌ها برای اطمینان از رعایت تمامی استانداردهای جمع آوری داده ضروری است. جمع‌آوری و پر کردن داده‌ها دو مورد از زمان‌برترین و پرهزینه‌ترین فعالیت‌ها هستند؛ بنابراین، ضروری است که فقط داده‌های لازم و استانداردشده جمع‌آوری شوند.

• بازبینی و اعتبارسنجی

اعتبارسنجی عبارت است از بازبینی نهایی تمامی داده‌ها و فرایندها در سیستم تا از ایجاد فرصت های برداشت اطلاعات مفید در آینده اطمینان حاصل شود. یکی از مهم‌ترین اهداف استفاده از سیستم‌های CMMS / EAM این است که درنهایت این سیستم‌ها به ابزارهای تصمیم سازی در سازمان شما تبدیل شوند. بدیهی است که اگر داده های نامناسب به سیستم داده شود تصمیمات نادرست هم گرفته می شود (یا اصلا تصمیمی گرفته نمی شود). بنابراین لازم است اطمینان حاصل کنید که داده‌های ثبت شده در سیستم اولاً لازم اند و از آن‌ها استفاده خواهد شد؛ ثانیاً تمیز وارد شده باشند؛ و درنتیجه نرم‌افزار بتواند برمبنای آن‌ها تحلیل و محاسبات انجام دهد و کاربران نهایی بتوانند براساس داده های تمیز، نتایج مفید به دست آورده و تصمیمات بموقع و صحیح اتخاذ نمایند. این فعالیت اعتبارسنجی روی موضوعات مختلفی تمرکز می‌کند تا از دقت و تکمیل داده های مهم (تجهیزات، مواد و قطعات یدکی، نیروی انسانی و اطلاعات حسابداری) مطمئن باشیم.

• آموزش کاربر نهایی

آموزش کاربر نهایی آموزشی برای همه کاربران سازمان بر اساس نقش‌های مربوطۀ‌شان درون سازمان و در ارتباط با سیستم است. این آموزش از همه سندهای ایجادشده در حین پیاده‌سازی بهره می‌برد و به وسیله ی کارشناسان داخل سازمانی سیستم (تیم پیاده‌سازی) انجام می‌شود. اطمینان یابید آموزش با فلوچارت ها و فرایندهایی که از قبل ایجادشده‌اند، آغاز می‌شود. اگر چگونگی انجام این فرایندها و فلوچارت ها توسط کارکنان سازمان فهمیده نشود، هیچ‌چیز دیگری در پیاده‌سازی سیستم به‌خوبی پیش نخواهد رفت. آموزش سیستم باید بر اساس وظایف کاربران (نفرات نگهداشت، برنامه ریزان، مدیریت انبار و غیره) انجام شود. آموزش قسمت‌ها یا کارکردهایی از سیستم که هرگز توسط فرد خاصی مورداستفاده قرار نخواهد گرفت، به آن فرد بی‌معناست. به یاد داشته باشید، تمامی کاربران باید آموزش دریافت کنند و حتی کاربرانی که گاهی از سیستم استفاده می‌کنند نیز به آموزش دوره‌ای نیاز دارند. این آموزش فرصت خوبی است تا به هر کاربر یک نسخه از سند فرایندهای استاندارد عملیاتی که ایجاد کرده‌اید، بدهید.

• پشتیبانی و مربی‌گری حین راه‌اندازی سیستم

پشتیبانی و آموزش برای پیاده سازی و استقرار موفق سیستم های نگهداری و تعمیرات توسط تیم پیاده‌سازی در حین کار ارائه می‌شود تا اطمینان یابند که جریان‌های کاری، فرایندها و بهره‌برداری از سیستم به‌خوبی انجام می‌شود. این ترفند، یادگیری در حین کار را تسریع می‌کند. همچنین به کاربران این فرصت را می‌دهد که هم‌زمان با تقویت آموزش‌های قبلی، با استفاده صحیح از سیستم آشنا شوند. تجربه‌ی ما نشان می‌دهد اگر از ابتدا اجازه دهید که از سیستم به‌طور نادرستی استفاده شود، همیشه از سیستم به‌صورت نادرست استفاده خواهد شد. عادت‌های بد را متوقف کنید قبل از اینکه تبدیل به رویه مشترک بین افراد سازمانتان شود.

• ممیزی فرایند

تا به اینجای کار گام‌های اساسی (اگر اصولی انجام شده باشند) برداشته شده است. ممیزی فرایند، یک ممیزی محدود است تا مطمئن شویم استانداردهای داده‌ای رعایت می‌شود و فرصت‌های بهبود جریان‌های کاری و فرایندها شناسایی‌شده‌اند. ممیزی‌های دوره‌ای باید بر روی جریان‌های کاری، فرایندها و بهره‌برداری از سیستم انجام شوند. ممیزی‌ها بایستی بلافاصله بعد از راه‌اندازی سیستم انجام شوند تا اطمینان یابید به عادت‌های بد اجازۀ ایجاد داده نمی‌شود و دادۀ مورد نیاز و دلخواه شما جمع‌آوری می‌شود.

رعایت این مراحل به شما اطمینان می‌دهد که سیستمتان به درستی پیاده‌سازی شود و با نیازهای کسب‌وکار شما هماهنگ باشد.

بررسی‌ها نشان می دهد به‌رغم تغییرات چشمگیر در فناوری اطلاعات و در خود سیستم‌ها، فرایند پیاده سازی و استقرار موفق سیستم های نگهداری و تعمیرات نسبتاً ثابت و بدون تغییر باقی مانده است. ازآنجایی‌که اکثر شرکت‌ها از قبل دارای نوعی سیستم هستند، مسئلۀ اصلی این است که اگر نسخه‌ای جدیدتر یا سیستمی کاملاً متفاوت را پیاده کنید کنید، چه مزایایی به‌دست خواهید آورد.