شاید برای شما هم این سوال وجود داشته باشد که با وجود اینکه سیستم های مدیریت دارایی های سازمانی(EAM) و سیستم های مدیریت منابع سازمانی(ERP) هردو سیستم هایی با قابلیت های زیاد هستند اما  کدامیک از این دو بهتر است برای مدیریت دارایی های سازمان مورد استفاده قرار گیرد؟ پاسخ درست برای هر سازمانی می تواند متفاوت باشد. درواقع پاسخ درست در جواب شما به سوال زیر نهفته است:

<<نیازهای شما چیست و چرا فکر میکنید EAM یا ERP کارگشاست؟>>

در این مقاله به شما کمک می کنیم تا تصویر شفاف تری از EAM و ERP به دست بیاورید و خودتان بتوانید تصمیم بگیرد که کدام ابزار برای شما کارگشاست.

بیایید ابتدا با نرم افزارهای ERP و EAM و تفاوت های کلیدی ان آشنا شویم. کلیدی ترین تفاوت EAM و ERP  این است که سیستم‌های EAM معمولا (دقت شود معمولا)مدیریت دارایی‌های فیزیکی را بهتر انجام می‌دهد درحالی که سیستم‌های ERP در مدیریت مالی سازمان بهتر عمل می کنند. در مقاله قبل در مورد انواع سیستم ها و نرم افزارهای  مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM ها صحبت کردیم.

انواع سیستم ها یا نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات : CMMS و EAM

حال به معرفی ERPها می پردازیم:

ERP چیست؟

ERP نرم‌افزار مناسبی برای مدیریت کسب‌وکار و کارکردهایی مانند فناوری اطلاعات و امور مالی، تولید و فروش و… است و به‌خوبی می‌تواند این فراینده­ها را مدیریت کند. سیستم ERP، نرم‌افزاری است که به سازمان اجازه می‌دهد تا از یک سیستم دارای برنامه‌ها یا ماژول‌های یکپارچه برای مدیریت فعالیت‌ها استفاده کند و معمولا به‌گونه‌ای طراحی‌شده است که تمامی فعالیت‌های شرکت را در یک مرکز داده واحد ترکیب می‌کند و فناوری‌های ناسازگار و تکراری را از بین می‌برد. مزیت اصلی ERP این است که غالب فعالیت ها و فرایند های شرکت را در داخل یک نرم افزار و پایگاه داده مدیریت می کند.

ERPهایی که امروزه توسعه پیدا کرده اند غالبا نرم افزارهای مالی و حسابداری بوده اند که به مرور سایر نیازهای اتوماسیونی سازمان را نیز پوشش داده اند و به یک مرجع واحد برای مدیریت فرایندهای سازمان تبدیل شده اند. پر واضح است که این گونه ERP ها بخش های مالی و حسابداری قوی دارند ولی درحوزه ی مدیریت دارایی های سازمان ضعیف تر هستند.

از طرفی برخی از از ERPها نیز مسیر معکوسی  پیموده اند. یعنی در ابتدا EAM بوده اند و سپس فرایندهای دیگر سازمان را به خود اضافه کرده اند و به سیستم یکپارچه تبدیل شده اند.  در یک نگاه کلی  نرم افزارهای CMMS،EAM و ERP را به صورت شکل زیر دسته بندی کرد.

فواید استفاده از سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات

در ادامه توجه شما را به نتایج تحقیقات جهانی گزارش شده در مورد ERP وEAM  که توسط یک شرکت نفتی بزرگ انجام شده جلب می کنیم.

یک شرکت نفتی، دو پالایشگاه با ظرفیت تولید بیش از 140,000بشکه در روز در اختیار دارد. اخیراً این شرکت درگیر فرایند دقیقی برای ارزیابی و انتخاب نرم‌افزار جامع مدیریت دارایی بوده است. آن‌ها بهترین نمونه‌های سیستم‌های EAM موجود را با ماژول‌های مشابه در سیستم ERP، با تمرکز بر عملکرد، سهولت، و کارایی در استفاده مقایسه کرده‌اند. ازجمله فاکتورها و موارد کلیدی که ارزیابی‌شده است شامل قابلیت حرکت بین ماژول‌های مختلف سیستم، مدیریت دارایی، مدیریت کار، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، قابلیت اطمینان ، هماهنگی توقفات، ردیابی پروژه‌های سرمایه‌ای، مدیریت انبار، خرید، مدیریت تأمین‌کنندگان، حسابداری و گزارش دهی است.

با مقیاس امتیازدهی تا سقف 200 امتیاز، ارزیابی به چنین نتایجی منجر شد:

نرم‌افزار	امتیاز عملکرد	امتیاز سهولت استفاده و کارایی	مجموع
EAM	83	80	163
ERP	77	61	138

این شرکت تصمیم گرفت که برای مدیریت دارایی‌های خود به‌جای سیستم ERP با سیستم EAM پیش برود. معاون تولید این شرکت این موضوع را به‌خوبی بیان می‌کند:

” مدیریت دارایی‌ها، بالاترین اولویت ما است. ما برای موفقیت بر دارایی‌هایمان تکیه‌داریم. بنابراین، وقتی از ابزارهای فناوری صحبت می‌شود، بهترین چیزهایی را می‌خواهیم که می‌توانند به ما دررسیدن به اهدافمان کمک کنند. ابزارهایی که عملکرد فوق العاده دارند، کار با آن‌ها آسان است و به‌راحتی تجمیع می‌شود و در فرایندهای مدیریت دارایی های فیزیکی باعث اتلاف هزینه‌ها نمی‌شوند. سیستم EAM این ملاک‌ها را برآورده می‌کرد و بهترین انتخاب برای ما بود”.

امروزه ERP هایی تولید و در دسترس قرار گرفته اند که نیازهای مدیریت دارایی های فیزیکی را نیز تا حد خوبی پوشش میدهد. و همچنین EAM هایی وجود دارند که به سمت ERP شدن حرکت کرده اند.  در جدول زیر تفاوت های رایج سیستم های EAM در برابر ERP را در جدول زیر با یکدیگر مقایسه کرده ایم:

	EAM	ERP
مدیریت نگهداری وتعمیرات قوی زمان بندی و ردیابی نگهداری و تعمیرات دارایی ها، مدیریت دستور کار و ثبت وضعیت دارایی ها	√	×
پایش دارایی ها به صصورت کارامد بررسی وضعیت هر یک از قطعات یا دارایی ها برای انجام فعالیت هایی مانند نگهداشت پیش بینانه	√	×
حسابداری فعالیت های حسابداری، صورت حساب ها، فاکتورها، مالیات، حقوق و دستمزدها را انجام می دهد.	×	√
مدیریت منابع انسانی	×	√
مدیریت ارتباط با مشتری	×	√
مدیریت فرایند تولید و توزیع	×	√
هوش تجاری ویژگی هایی مانند گزارش دهی و آنالیز که به کاربران اجازه می دهد تا با استفاده از داده ها، تصمیم های سازمانی آگاهانه‌تری بگیرند.	√	√

همانطور که می بینید، استفاده از هر کدام از این دو  مزایایی به همراه دارد و حتی  سازمان می تواند از هردوی این سیستم ها استفاده کند. در دنیا هنوز تفکر استفاده از سیستم ERP برای اینکه تمامی امور سازمان را تحت پوشش قرار دهد، رواج دارد ولی این تفکر به خصوص در سازمان های تجهیز محور ادامه نخواهد یافت. بطور سنتی گفته می شود که هردوی این سیستم‌ها را می توانید با استفاده از استراتژی یکپارچه‌سازی مؤثر، به همدیگر مرتبط کرد و به آن‌ها اجازه داد که کارهایی که در آن‌ها بهترین هستند را انجام دهند. ولی نکات مهمی وجود دارد که باید به آن توجه کرد. مثلا سیستم‌های بزرگ‌تر و دارای «کاربردهای متعدد و توانمندتر» مانند ERP، چندان کاربرپسند نیستند  و پیاده‌سازی و یادگیری این سیستم‌ها نیز معمولاً دشوارتر است و نیاز به  زمان و صبر و حوصله و البته نظم و برنامه ریزی زیادی دارد و به همین دلیل، کاربران کمتر از آن‌ها استفاده می‌کنند یا از تمام امکانات آن‌ها بهره نمی‌برند. امروزه بیش از 70درصد سیستم‌های ERP در هنگام اجرا از دستیابی به اهداف خود ناکام مانده‌اند و به‌طور معمول فقط از 20 تا 30درصد از قابلیت‌های سیستم بهره‌برداری می‌شود و این به علت همین مشکلات است.

بسیاری از سازمان‌های متکی به تجهیز، به هردوی سیستم‌های EAM و ERP نیاز دارند تا  با یکدیگر به اجرای برنامه استراتژیک سازمان کمک کنند. اما با توجه به تفاوت های ERP و EAM ، هر کدام اهدافی متمایز، مشخص و دارای ارزش‌افزوده را ارائه می‌دهند. در نهایت می توان این گونه جمع بندی نمود که سیستم‌های EAM و ERP در تلاشی بی‌وقفه برای کمک به انجام فعالیت‌های سازمان، با یکدیگر همکار هستند و نه رقیب. و این شمایید که با توجه به نیاز و بلوغ سازمان تصمیم می­گیرید که کدام یک یا هر دو و یا سیستمی که ترکیب مناسبی از هردو را ارائه میدهد، برای سازمانتان تهیه کنید.

شرکت مشاوره  مدیریت دارایی های فیزیکی پمکو با کادری مجرب و متخصص از کارشناسان با تجریه در حوزه­ی سیستم های پشتیبان نگهداری و تعمیرات در کنار شماست تا بهترین راهکارهای نرم افزاری را متناسب با نیاز سازمانتان شناسایی کنید و سازمانتان را به بلوغ برسانید.

تصمیماتی حیاتی در مورد نرم افزار های نگهداری