ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات Work Management

گردش روان فرایندهای مدیریت کار

حجم و پیچیدگی کارهای تعمیراتی در مراکز صنعتی به قدری زیاد است که در صورت عدم وجود رویکردی سیستمی و فکر شده، کنترل کارها به سرعت از دست می رود؛ در نتیجه، فقط کارهایی که اضطرار همان روز در آ‌ن‌ها دیده می‌شود به سرانجام می‌رسند و این روزمره شدن کارها سیلی از خرابی‌ها و مشکلات را به همراه دارد که واحدهای تعمیراتی را برای یافتن راه حل در هر گوشه و کناری به تکاپو می‌اندازد، اما دریغ از بهبود وضعیت.

در چنین وضعیتی کارهای تعمیراتی قابل مشاهده و کنترل پذیر نبوده و در لایه‌های مختلف سازمان سردرگمی موج می زند؛ اطلاعات مربوط به خرابی‌ها و اقدامات انجام شده نیز از دست می‌رود، خرابی پشت خرابی تکرار می‌شود و به دلیل از دست رفتن اطلاعات انجام تحلیل‌های درست نیز ناممکن می‌شود؛ خلاصه اینکه عدم گردش روان فعالیت‌های نت وضعیت تجهیزات را در سراشیبی غیر قابل توقفی قرار می‌دهد.

در نرم افزارهای مدیریت کار نگهداری و تعمیرات، روان بودن فرآیندهای مدیریت کار و سهولت استفاده از رابط کاربری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ چرا که عدم وجود این موضوعات در همان قدم اول، برقراری ارتباط میان نرم افزار با کاربران واقعی را ناممکن می‌سازد و در نتیجه عملا نرم افزار در سطح وسیع و توسط افراد درست مورد استفاده قرار نخواهد گرفت؛ در چنین شرایطی حتی اصرار مدیریت ارشد در پیاده‌سازی نرم افزار تنها افزایش بروکراسی در سازمان و افزودن گره‌ای بر سایر گره‌های موجود را در پی خواهد داشت.

همچنین ماژول مدیریت کار نت روان و کاربرپسندی را می‌توان در قدم بعدی از منظر امکان استفاده موبایل بررسی کرد؛ در دورانی که از هر زمانی بیشتر افراد سر در گوشی‌های موبایل خود دارند، طبیعی است که موثرترین حالت برای مدیریت فعالیت‌های نت عبور دادن آن از ابزارهای موبایل کلیه کاربران (از مدیران تا به ویژه تکنسین‌ها) خواهد بود و در این صورت است که مدیریت و اجرای فعالیت‌های نت در هر زمان و و مکانی تحقق می‌یابد.

دور از ذهن و واقعیت نیست که وقتی امکان اجرا و مدیریت کارهای نگهداری و تعمیرات، از هر مکان و در هر زمانی میسر نباشد، به سرعت دور زدن فرایندها، امری عادی و معمول بین افراد می‌شود. حال که دسترسی موبایل فراهم شده، چرا نباید از همان جا در کنار جزئیات دستور کار به کلیه اطلاعات تجهیز، سوابق و اسناد فنی آن هم دسترسی داشت؛ امکانی که تکنسین‌ها و مهندسین تعمیرات امروزه در اختیار دارند با هیچ زمان دیگری قابل قیاس نیست.

امکان گزارش دهی مشاهدات، عیوب و نواقص به سیستم، نه تنها توسط اپراتورها بلکه از طریق سایر افراد غیر فنی و حتی نظافتچی‌های صنعتی و رهگذران نیز با دسترسی به یک لینک یا یک بارکد دسترسی سریع (QRCode) فراهم شده است. در نتیجه گردش کار برای تجهیزات مشکل ساز، بسیار سریع، راحت و بدون خطا آغاز می‌شود.

نیازهای عملیاتی و غیر عملیاتی مختلفی را می‌توان فهرست نمود که ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات باید بتواند آن‌ها را پوشش دهد؛ از امکانات تخصصی برای برنامه‌ریزی و زمانبندی کار، تا ارتباط موثر با سایر قسمت‌های نرم افزار، استفاد از کتابخانه جاب پلن‌های استاندارد، امکان مدیریت انواع حالت‌های PM و CM، ثبت و ضبط اطلاعات در طی فرایند بدون ایجاد بار کاری اضافی، مدیریت پیوست‌ها و اسناد مورد استفاده در فعالیت‌های نت، جمع آوری زمان‌ها و هزینه‌ها، تا موضوعات غیر عملیاتی مانند لایه‌های حفاظتی و دسترسی کاربران، سرعت و تمامیت بانک اطلاعاتی، دسترسی موبایل و مبتنی بر وب و غیره.

نیاز به تاکید است که اگر طراحی نقاط و چگونگی جمع آوری و ورود داده‌ها به نرم افزار حین فرایند به اندازه کافی هوشمندانه نباشد، این احساس تکرار، افراد را به یکی از این دو سمت هدایت می‌کند که یا فرایند متوقف شده، یا بر روی سلامت و تمامیت داده نمی‌توان حساب کرد.

اما یکی از مهم‌ترین مشخصه های ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات باید امکان پیاده‌سازی فرایندهای بنچمارک و در عین حال مطابق نیازهای خاص سازمان باشد. هرچند نباید فراموش کرد که امکانات و ابزارهای تخصصی (مانند ابزارهای برنامه‌ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات) مورد نیاز در فرایندهای نت را نیز باید بتوان در نرم افزار، به خوبی پوشش داد و امکانات عمومی نرم افزارهای فرایندساز برای دستیابی به سطح بهینه فرایندهای نت کافی نیست. تصویر زیر نمایی از ابزار زمانبندی فعالیت‌های نت را نشان می‌دهد.

با امکان ثبت دلایل، حالات و اثرات خرابی، از کتابخانه‌های ژنریک، یا از نتایج آنالیزهای RCM و FMEA در کنار امکان ثبت عکس و مستندات، ماژول مدیریت کارهای نت، امکان ایجاد تصویری بهتر از مشکل و اقدامات انجام شده در طول فرایند نت را ممکن ساخته و در نهایت امکان ایجاد کاهشی معنادار در خرابی‌ها و تعمیرات تکراری را ایجاد می‌نماید.

از دیگر بایدهای امروز ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات امکان جستجو با منطق‌های پیچیده، اما راحت و سریع، بین هزاران هزار رکورد تعمیراتی است؛ بانک داده‌ای که با پیاده‌سازی موفق سیستم، هر روز با سرعتی فزاینده بزرگ و بزرگ‌تر می‌شود و عدم سهولت در بازیابی اطلاعات قبلی فرق زیادی با نبود اطلاعات نخواهد داشت.

کارهای تکرار شونده، اعم از PMها و CMها ضمن اینکه از نظر ماهیت فرایندی در بسیاری از ویژگی‌هایی که در چرخه مدیریت کار باید رعایت شوند مشترک می‌باشند، اما از پیچیدگی‌های منحصر بفردی نیز برخوردارند؛ مثلا در صورت به تعویق افتادن با چه منطقی باید کارهای بعدی را مدیریت نمود و یا در سلسه مراتب پدر و فرزندی دستور کارها چگونه باید مدیریت شوند. در نتیجه پیاده‌سازی این منطق‌های پیچیده در پشت پوسته ظاهری نرم افزار بسیار با اهمیت است.

جمع آوری اطلاعات رویدادها در فرایند اجرا

اطلاعات خرابی‌ها

همانطور که گفته شد، در سطحی بالاتر ماژول‌های مدیریت کار وظیفه جمع آوری اطلاعات رویدادهای خرابی را نیز بر عهده دارند؛ البته جمع آوری این اطلاعات در حین فرایند، باید به قدری روان انجام شود که کاربران احساس درگیر شدن با امور و اطلاعات بیهوده یا تکراری را نداشته باشند. مهم‌ترین مشخصه‌های اطلاعاتی برای خرابی‌ها که باید توسط نرم افزار مدیریت شوند، عبارتند از:

(1) اطلاعات شناسایی خرابی، شامل شماره رکورد خرابی و تجهیز مربوطه؛

(2) ویژگی‌های خود خرابی، شامل زمان و تاریخ، قطعه‌ای که خراب شده، اثرات و پیامدهای خرابی، حالت و علت خرابی، و چگونگی کشف خرابی.

به منظور استفاده از داده‌های خرابی در تحلیل‌های آتی، لازم است که زبان یکنواخت و درستی برای تعریف ویژگی‌های خرابی بکار گرفته شود؛ به ویژه در صورت نیاز به ترکیب داده‌ها از منابع مختلف، می‌توان از تعاریف عمدتا مشترکی برای کلیه کلاس‌های تجهیزات استفاده نمود.

اطلاعات نگهداری و تعمیرات

اطلاعات مربوط به نگهداری و تعمیرات را می‌توان با این موارد مشخص نمود:

(1) اطلاعات شناسایی، مانند شماره رکورد نت، و همچنین خرابی و تجهیز مربوطه؛

(2) داده‌های نگهداشت و پارامترهایی که نوع اقدام نت را مشخص می‌نماید، مثل تاریخ، دسته‌بندی انواع اقدامات نت، اقدامات دقیق انجام شده، تاثیر اقدامات انجام شده، قطعاتی که اقدامات بر روی آن‌ها انجام شده است.

(3) منابع مورد استفاده، مانند نفر – ساعت مهارت‌های مختلف و جمعشان، تجهیزات مورد استفاده و سایر مواد و منابع.

(4) زمان‌های نت، شامل زمان‌های فعال نت و زمان‌های توقف تجهیز.

در اکثریت مواقع اطلاعات نگهداشت برای تمامی کلاس‌ها می‌توانند یکسان تعریف شوند؛ مگر برای تجهیزات خیلی خاص با فرایندها و یا الزامات متفاوت که اطلاعات نت مربوط به آن‌ها می‌تواند اندکی متفاوت تعریف شود.

در کنار انواع دسته‌های نگهداری و تعمیرات پیش اقدام، اقدامات نت اصلاحی نیز باید با دقت ثبت شوند تا تحلیل نحوه مواجهه و رفع خرابی‌ها را ممکن سازند. حتی داده‌های مربوط به تعویض‌های پیش از خرابی و بطور کلی هر گونه اقدام پیشگیرانه، برای ایجاد تصویر درستی از سوابق کل چرخه عمر تجهیز بینهایت اهمیت دارند.

امروز می‌توانید کاغذها و اکسل‌ها، حتی نرم افزارهایی که به درستی طراحی و/یا پیاده‌سازی نشده‌اند را دور بریزید و مدیریت کارهای نگهداری و تعمیرات را با استفاده از آخرین تکنولوژی‌های روز، به صورتی روان، انجام دهید. کلیه انواع فعالیت‌های نت، شامل PMها و CMها را براساس اولویت و بالانس نیروها سازمان دهید؛ تیم‌های تعمیراتی را با سرانگشتان دستتان نظم داده و اطلاعات مربوط به خرابی‌ها و اقدامات نت را سامان دهید.

در ویدئوی زیر چگونگی برنامه‌ریزی جزئیات فعالیت‌های مربوط به تکنیسن نت را مشاهده می‌نمایید.

ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات در نرم افزار Effectus

ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات Work Management سرویسی برای ایجاد درخواست، ساماندهی، برنامه‌ریزی و زمانبندی، مدیریت اجرا و در نهایت بستن دستور کارها است. این ماژول چهار منو دارد:

• درخواست کار
• دستور کار
• کتابخانه
• زمانبندی

به طور عمومی و پیش فرض در منوی درخواست کار می‌توان درخواست کارهای جدید را ثبت، تایید و یا لغو نمود که این درخواست‌های کار به محض تایید یا لغو به منوی دستور کار منتقل می‌شوند.

در منوی دستور کار، درخواست‌های کار تایید شده، برنامه‌ریزی، زمانبندی و تخصیص داده می‌شوند؛ سپس اجرا شده و در نهایت بسته می‌شوند. در صفحه دستور کار، تمامی دستور کارهای تایید شده (که از حالت درخواست خارج شده و تبدیل به دستور شده‌اند) و وضعیت هر کدام قابل مشاهده هستند.

در بخش کتابخانه، برنامه‌های کار استاندارد ذخیره می‌شوند. این برنامه‌های کار استاندارد در دستور کارها امکان بازخوانی سریع داشته و در هنگام اجرای فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات مورد استفاده قرار می‌گیرند. برنامه‌های استاندارد کار معمولاً شامل توصیفاتی از روش اجرای فعالیت، تخمین نیروی انسانی، مواد و قطعات یدکی، و ابزارهای مورد استفاده در کار هستند.

در منوی زمانبندی نیز، نتایج برنامه زمانبندی شده به صورت گرافیکی نمایش داده شده و می‌توان با استفاده از ابزارهای آن، زمانبندی‌ها را منظم کرد.

در ادامه تمامی این منوها و قابلیت‌های هر کدام در یک فرایند کار پیش فرض مورد بررسی قرار می‌گیرد. چرخه‌ای که درخواست کار به صورت پیش فرض طی می‌کند، در شکل زیر نمایش داده شده است.

طراحی ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات Work Management با دقت بسیار انجام شده است. قلب این ماژول یک موتور فرایندساز است که با استفاده از آن، طراحی و پیاده‌سازی هر فرایندی برای امور تعمیر و نگهداری تجهیزات ممکن شده است؛ البته به واسطه طراحی المان‌ها و کامپوننت‌های تخصصی دنیای نگهداری و تعمیرات، تعریف فرایندها برای کاربر صنعتی، بینهایت کاربرپسند و کاربردی شده است.

از جمله ویژگی‌های دیگر لحاظ شده در این ماژول، مبحث جمع آوری RM Data در دل خود فرایندهای اجرایی تعمیرات و تعبیه لوپ‌های فیدبک دهی مدیریت کار است.

همچنین کتابخانه Job Planها بالابردن و استانداردسازی کیفت اجرای فعالیت‌های تعمیراتی را تضمین می‌نماید.

دیگر نقطه قوت منحصر به فرد این ماژول ابزار تخصصی زمانبندی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات است که تصویری از آن را در شکل بالای صفحه مشاهده فرمودید.

در کمتر از 24 ساعت می‌توانید استفاده از ماژول مدیریت کار نگهداری و تعمیرات work Management را در نرم افزار Effectus شروع کنید و برنامه‌ریزی و زمانبندی دستور کارهایتان را در هر زمان و مکانی انجام دهید.