برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات را می توان سنگ بنای یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات کارآمد دانست چرا که به ما این اطمینان را می دهد که تکنسین ها و استادکاران ما در بهترین زمان و مکان و با بهترین ابزار ممکن برای انجام فعالیت نگهداشت حاضر خواهند بود. برنامه ریزی و زمانبندی کارآمد را می توان مجموعه اقداماتی که برای اولویت بندی و سازماندهی فعالیت های نگهداری و تعمیرات انجام می شود دانست به نحوی که فعالیت های تعمیراتی به موثرترین روش ممکن انجام شوند. مزایای برنامه ریزی و زمانبندی کارآمد و موثر را می توان چنین برشمرد :

• استفاده موثر و حداکثری از ظرفیت نیروی انسانی موجود
• کاهش توقف های برنامه ریزی نشده تجهیزات
• کاهش و بهینه شدن حجم موجودی انبار قطعات یدکی
• اجرای سریع تر فعالیت های تعمیراتی
• کاهش هزینه های نگهداری و تعمیرات
• بهبود جریان گردش کار
• کاهش ریسک های ایمنی و زیست محیطی

بر همین اساس در ادامه این مطلب سعی خواهیم کرد بر اساس تجارب پروژه های مشاوره پیاده سازی مدیریت دارایی های فیزیکی، تعدادی از بایدها و نبایدها در برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات را با هم بررسی کنیم.

بایدهای برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات

1- انتخاب فرد مناسب به عنوان برنامه ریز

برنامه ریز نگهداری و تعمیرات یکی از حیاتی ترین و حساس ترین افراد در ساختار سازمانی نگهداری و تعمیرات در سازمان ها است و به طبع انتخاب فرد مناسب و با صلاحیت برای این جایگاه شغلی بسیار حائز اهمیت است. برنامه ریز نگهداری و تعمیرات باید از بالاترین سطح مقبولیت در بین تکنسین ها و استادکاران واحدهای تعمیراتی برخوردار باشد. تنها در این شرایط است که توصیه ها و برنامه های فرد برنامه ریز توسط گروه های اجرا، به درستی و بطور کامل اجرایی می شود. فردی که در این جایگاه شغلی قرار می گیرد باید بالاترین میزان مهارت فنی و تجربه کافی در اجرای فعالیت هایی که قرار است برای آن ها برنامه ریزی کند را داشته باشد. همینطور این نفرد باید با اصول برنامه ریزی فعالیت های تعمیراتی و پیش نیازهای کار سیتمی آشنایی کامل داشته باشد.

بر اساس تجربه های ما در پیاده سازی پروژه های مدیریت دارایی های فیزیکی در سازمان های مختلف ایرانی، این مسئله هموراه جز دشوار ترین چالش هایی است که به عنوان مشاور مدیریت دارایی فیزیکی در سازمان ها با آن مواجه هستیم.

2- دادن آموزش کافی به برنامه ریزها

بعد از اینکه شما بهترین نفرات را به عنوان برنامه ریز نگهداری و تعمیرات انتخاب کردید، اطمینان پیدا کنید که آنها به اندازه کافی آموزش های لازم را در حوزه برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات دیده باشند. برنامه ریزان تعمیرات باید بطور کامل در خصوص کار با نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS، EAM،ERP، APM) آموزش دیده باشند. همچنین این افراد باید به خوبی نحوه استخراج اطلاعات از این نرم افزارها و ارائه گزارش های مناسب را آموزش ببینند.

متاسفانه به دلیل پشتیبانی ضعیف نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات در کشور، همواره شاهد این مسئله هستیم که افرادی که با اینگونه نرم افزارها در تعامل هستند حداکثر از 50% ظرفیت ها و قابلیت های این نرم افزارها استفاده می کنند و آموزش های کامل و جامعی درخصوص تمامی قابلیت های این نرم افزارها را ندیده اند.

3- درک تفاوت بین برنامه ریزی و زمانبندی

برخی از برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات هنوز درک درستی از تفاوت های بین برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات ندارند. برنامه ریزی به “چه چیزی” و “چه طوری” توجه دارد در حالی که زمانبندی به “چه کسی” و “چه زمانی” توجه می کند. در برنامه ریزی به این موضوع می پردازیم که چه کاری قرار است به چه روشی و با چه مهارتی و با استفاده از چه ابزار و منابعی انجام شود، در حالیکه در زمان بندی به این مضوع می پردازیم که این فعالیت در چه محدوده زمانی و توسط چه کسی انجام شود بهتر خواهد بود. هیچ فعالیت نگهداری و تعمیراتی زمان بندی نخواهد شد مگر اینکه قبل از آن برنامه ریزی شده باشد.

4– مطمئن شوید که برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات شما فقط برنامه ریز هستند!

هیچ وقت به یک برنامه ریز نگهداری و تعمیرات چندین مسئولیت مختلف را واگذار نکنید. اگر قرار باشد برنامه ریزان تمامی وظایف یک برنامه ریز نگهداری و تعمیرات را به درستی انجام دهند، هیچ فرصتی را برای انجام سایر وظایف محوله نخواهند داشت. برنامه ریز نگهداری و تعمیرات باید بر آینده متمرکز باشد و نباید او را مشغول به فعالیت های روزانه واحدهای تعمیراتی بکنیم.

تجربیات ما در مشاوره سازمان های ایرانی نشان می دهد که متاسفانه نفرات برنامه ریز صرفا نام برنامه ریز را یدک می کشند و عملا پا به پای سایر گروه های اجرایی درگیر هماهنگی کارهای اضطراری روزانه هستند و هیچ مجال و فرصتی برای تمرکز و تدوین برنامه ندارند. متاسفانه ساختار سازمانی سنتی سازمان ها و تعریف نشدن جایگاه مستقل برای نفرات برنامه ریز به این موضوع دامن زده است.

نبایدهای برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت های تعمیراتی

1- تهیه برنامه های ضعیف و کم کیفیت برای فعالیت های تعمیراتی

برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات باید برنامه های کار استاندارد (Job Plan)  با جزئیات کافی را برای هر فعالیت آماده کنند به نحوی که نفرات گروه های اجرا بتوانند بدون هیچ وقفه ای و بدون نیاز به کسب اطلاعات تکمیلی از نحوه انجام کار، فعالیت خودشان را با بالاترین سطح کیفیت به پایان برسانند. برنامه های کار استاندارد (Job Plan) به عنوان مهمترین ابزار برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات باید شامل اطلاعاتی نظیر زمان تخمینی انجام کار، ابزارها و قطعات یدکی مورد نیاز، مهارت ها و تخصص های مورد نیاز برای انجام آن کار باشد. همچنین این برنامه استاندارد در عین برخورداری از اطلاعات دقیق و کافی باید به صورتی کاملا روان و ساده تدوین شده باشد به نحوی که کم سواد ترین و کم مهارت ترین نفرات گرو های تعمیراتی هم بتوانند  آن را بفهمند و از آن استفاده کنند. تازه وارد ترین و کم تجربه ترین تکنسین ها هم باید این شانش را داشته باشند که مشابه با تجربه ترین نفرات و با بالاترین سطح کیفیت کار کنند و این موضوع فقط با داشتن برنامه های کار استاندارد مسیر می شود.

2- ناتوانی در ارائه بازخورد فعالیت هایی که به اتمام رسیده اند

زمانیکه یک فعالیت تعمیراتی به پایان می رسد، بازخورد مناسب از آن فعالیت می بایست در اولین فرصت ثبت و مستندسازی شود. اگر به عنوان مثال اگر تکنسین های تعمیراتی در باخوردهای خود از عباراتی مثل “کار انجام شد” یا “چک و بررسی شد” یا “رفع عیب شد” و مانند این ها استفاده کنند ، این به معنای این است که داده های ضعیف و غیر شفاف وارد CMMS و یا EAM ما شده است که نتیجه آن این خواهد که ما نمی توانیم به درستی علل خرابی و فرصت های بهبود بیشتر را پیدا کنیم. بازخورد کامل و دقیق از سمت تکنسین های تعمیراتی برنامه ریزان را قادر خواهد ساخت  که یاد بگیرند و از آموخته های خود برای بهبود برنامه های بعدی و بهبود فرایند برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات استفاده کنند.

3- ناتوانی در ایجاد تاخیر بر اساس بازخوردهای گروه های اجرا

برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات قرار است تکنسین های تعمیرات را تشویق به ارائه بازخورد درباره دستورکارهای نگهداری و تعمیرات کنند تا بتواند بر اساس این بازخوردها برنامه های آینده را بهبود بخشند. این نکته بسیار مهم است که برنامه ریزان بازخوردهای گروه های اجرایی را مورد توجه قرار داده و به آنها ترتیب اثر بدهند. در این شرایط است که تکنسین ها احساس می کنند که صدای آنها شنیده می شود و درنتیجه تشویق می شوند تا بازخوردهای هرچه دقیق تر ارائه بدهند.

4- غافل شدن از شاخص های کلیدی عملکردی 

اندازه گیری اثربخشی برنامه ها و زمانبندی های نگهداری و تعمیرات موضوع بسیار مهمی است چرا که با پایش این گونه شاخص ها می توانیم فرصت های بهبود را شناسایی کرده و فرایندهای تصمیم گیری سازمان را هدفمند هدایت کنیم. بدون شک نمی توان تنها با یک معیار کلی وضعیت برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت های نگهداری و تعمیرات را اندازه گرفت. در این شرایط شاخص های کلیدی عملکرد می توانند یک بینش درست از عملکرد سازمان ارائه کنند و ما را برای داشتن درک بهتری از وضعیت برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت نگهداری و تعمیرات یاری کنند.

امید است با سرلوحه قراردادن این باید ها و نباید ها در برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات، شاهد کاهش هزینه های نگهداری و تعمیرات، افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات و ارتقا کارایی و اثربخشی فعالیت های نگهداری و تعمیرات در سازمان های ایرانی باشیم.