برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات را می‌توان سنگ بنای یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات کارآمد دانست چرا که به ما این اطمینان را می‌دهد که تکنسین‌ها و استادکاران ما در بهترین زمان و مکان و با بهترین ابزار ممکن برای انجام فعالیت نگهداشت حاضر خواهند بود. برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات کارآمد را می‌توان مجموعه اقداماتی که برای اولویت‌بندی و سازماندهی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات انجام می‌شود دانست به نحوی که فعالیت‌های تعمیراتی به موثرترین روش ممکن انجام شوند. مزایای برنامه ریزی و زمانبندی کارآمد و موثر را می‌توان چنین برشمرد :

• استفاده موثر و حداکثری از ظرفیت نیروی انسانی موجود
• کاهش توقف‌های برنامه‌ریزی نشده تجهیزات
• کاهش و بهینه شدن حجم موجودی انبار قطعات یدکی
• اجرای سریع‌تر فعالیت‌های تعمیراتی
• کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات
• بهبود جریان گردش کار
• کاهش ریسک‌های ایمنی و زیست محیطی

بر همین اساس در ادامه این مطلب سعی خواهیم کرد بر اساس تجارب پروژه‌های مشاوره پیاده سازی مدیریت دارایی‌های فیزیکی، تعدادی از بایدها و نبایدها در برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات را با هم بررسی کنیم.

بایدهای برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات

1- انتخاب فرد مناسب به عنوان برنامه ریز

برنامه ریز نگهداری و تعمیرات یکی از حیاتی‌ترین و حساس‌ترین افراد در ساختار سازمانی نگهداری و تعمیرات در سازمان‌ها است و به طبع انتخاب فرد مناسب و با صلاحیت برای این جایگاه شغلی بسیار حائز اهمیت است. برنامه ریز نگهداری و تعمیرات باید از بالاترین سطح مقبولیت در بین تکنسین‌ها و استادکاران واحدهای تعمیراتی برخوردار باشد. تنها در این شرایط است که توصیه‌ها و برنامه‌های فرد برنامه ریز توسط گروه‌های اجرا، به درستی و بطور کامل اجرایی می‌شود. فردی که در این جایگاه شغلی قرار می‌گیرد باید بالاترین میزان مهارت فنی و تجربه کافی در اجرای فعالیت‌هایی که قرار است برای آن‌ها برنامه ریزی کند را داشته باشد. همینطور این نفر باید با اصول برنامه ریزی فعالیت‌های تعمیراتی و پیش نیازهای کار سیتمی آشنایی کامل داشته باشد.

بر اساس تجربه‌های ما در پیاده سازی پروژه‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی در سازمان‌های مختلف ایرانی، این مسئله هموراه جز دشوارترین چالش‌هایی است که به عنوان مشاور مدیریت دارایی فیزیکی در سازمان‌ها با آن مواجه هستیم.

2- دادن آموزش کافی به برنامه ریزها

بعد از اینکه شما بهترین نفرات را به عنوان برنامه ریز نگهداری و تعمیرات انتخاب کردید، اطمینان پیدا کنید که آن‌ها به اندازه کافی آموزش‌های لازم را در حوزه برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات دیده باشند. برنامه ریزان تعمیرات باید بطور کامل در خصوص کار با نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS، EAM،ERP، APM) آموزش دیده باشند. همچنین این افراد باید به خوبی نحوه استخراج اطلاعات از این نرم افزارها و ارائه گزارش‌های مناسب را آموزش ببینند.

متاسفانه به دلیل پشتیبانی ضعیف نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات در کشور، همواره شاهد این مسئله هستیم که افرادی که با اینگونه نرم افزارها در تعامل هستند حداکثر از 50% ظرفیت‌ها و قابلیت‌های این نرم افزارها استفاده می‌کنند و آموزش‌های کامل و جامعی درخصوص تمامی قابلیت‌های این نرم افزارها را ندیده‌اند.

3- درک تفاوت بین برنامه ریزی و زمانبندی

برخی از برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات هنوز درک درستی از تفاوت‌های بین برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات ندارند. برنامه ریزی به “چه چیزی” و “چه طوری” توجه دارد در حالی که زمانبندی به “چه کسی” و “چه زمانی” توجه می‌کند. در برنامه ریزی به این موضوع می‌پردازیم که چه کاری قرار است به چه روشی و با چه مهارتی و با استفاده از چه ابزار و منابعی انجام شود، در حالیکه در زمان بندی به این موضوع می‌پردازیم که این فعالیت در چه محدوده زمانی و توسط چه کسی انجام شود بهتر خواهد بود. هیچ فعالیت نگهداری و تعمیراتی زمان بندی نخواهد شد مگر اینکه قبل از آن برنامه ریزی شده باشد.

4– مطمئن شوید که برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات شما فقط برنامه ریز هستند!

هیچ وقت به یک برنامه ریز نگهداری و تعمیرات چندین مسئولیت مختلف را واگذار نکنید. اگر قرار باشد برنامه ریزان تمامی وظایف یک برنامه ریز نگهداری و تعمیرات را به درستی انجام دهند، هیچ فرصتی را برای انجام سایر وظایف محوله نخواهند داشت. برنامه ریز نگهداری و تعمیرات باید بر آینده متمرکز باشد و نباید او را مشغول به فعالیت‌های روزانه واحدهای تعمیراتی بکنیم.

تجربیات ما در مشاوره سازمان‌های ایرانی نشان می‌دهد که متاسفانه نفرات برنامه ریز صرفا نام برنامه ریز را یدک می‌کشند و عملا پا به پای سایر گروه‌های اجرایی درگیر هماهنگی کارهای اضطراری روزانه هستند و هیچ مجال و فرصتی برای تمرکز و تدوین برنامه ندارند. متاسفانه ساختار سازمانی سنتی سازمان‌ها و تعریف نشدن جایگاه مستقل برای نفرات برنامه ریز به این موضوع دامن زده است.

نبایدهای برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت‌های تعمیراتی

1- تهیه برنامه‌های ضعیف و کم کیفیت برای فعالیت‌های تعمیراتی

برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات باید برنامه‌های کار استاندارد (Job Plan) با جزئیات کافی را برای هر فعالیت آماده کنند به نحوی که نفرات گروه‌های اجرا بتوانند بدون هیچ وقفه‌ای و بدون نیاز به کسب اطلاعات تکمیلی از نحوه انجام کار، فعالیت خودشان را با بالاترین سطح کیفیت به پایان برسانند. برنامه‌های کار استاندارد (Job Plan) به عنوان مهم‌ترین ابزار برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات باید شامل اطلاعاتی نظیر زمان تخمینی انجام کار، ابزارها و قطعات یدکی مورد نیاز، مهارت‌ها و تخصص‌های مورد نیاز برای انجام آن کار باشد. همچنین این برنامه استاندارد در عین برخورداری از اطلاعات دقیق و کافی باید به صورتی کاملا روان و ساده تدوین شده باشد به نحوی که کم‌سوادترین و کم‌مهارت‌ترین نفرات گروه‌های تعمیراتی هم بتوانند آن را بفهمند و از آن استفاده کنند. تازه‌واردترین و کم‌تجربه‌ترین تکنسین‌ها هم باید این شانش را داشته باشند که مشابه با باتجربه‌ترین نفرات و با بالاترین سطح کیفیت کار کنند و این موضوع فقط با داشتن برنامه‌های کار استاندارد مسیر می‌شود.

2- ناتوانی در ارائه بازخورد فعالیت‌هایی که به اتمام رسیده‌اند

زمانیکه یک فعالیت تعمیراتی به پایان می‌رسد، بازخورد مناسب از آن فعالیت می‌بایست در اولین فرصت ثبت و مستندسازی شود. اگر به عنوان مثال اگر تکنسین‌های تعمیراتی در بازخوردهای خود از عباراتی مثل “کار انجام شد” یا “چک و بررسی شد” یا “رفع عیب شد” و مانند این‌ها استفاده کنند، این به معنای این است که داده‌های ضعیف و غیر شفاف وارد CMMS و یا EAM ما شده است که نتیجه آن این خواهد بود که ما نمی‌توانیم به درستی علل خرابی و فرصت‌های بهبود بیشتر را پیدا کنیم. بازخورد کامل و دقیق از سمت تکنسین‌های تعمیراتی برنامه ریزان را قادر خواهد ساخت  که یاد بگیرند و از آموخته‌های خود برای بهبود برنامه‌های بعدی و بهبود فرایند برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات استفاده کنند.

3- ناتوانی در ایجاد تاخیر بر اساس بازخوردهای گروه‌های اجرا

برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات قرار است تکنسین‌های تعمیرات را تشویق به ارائه بازخورد درباره دستورکارهای نگهداری و تعمیرات کنند تا بتواند بر اساس این بازخوردها برنامه‌های آینده را بهبود بخشند. این نکته بسیار مهم است که برنامه‌ ریزان بازخوردهای گروه‌های اجرایی را مورد توجه قرار داده و به آن‌ها ترتیب اثر بدهند. در این شرایط است که تکنسین‌ها احساس می‌کنند که صدای آن‌ها شنیده می‌شود و درنتیجه تشویق می‌شوند تا بازخوردهای هرچه دقیق‌تر ارائه بدهند.

4- غافل شدن از شاخص‌های کلیدی عملکردی 

اندازه‌گیری اثربخشی برنامه‌ ها و زمانبندی های نگهداری و تعمیرات موضوع بسیار مهمی است چرا که با پایش این گونه شاخص‌ها می‌توانیم فرصت‌های بهبود را شناسایی کرده و فرایندهای تصمیم‌گیری سازمان را هدفمند هدایت کنیم. بدون شک نمی‌توان تنها با یک معیار کلی وضعیت برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات را اندازه گرفت. در این شرایط شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند یک بینش درست از عملکرد سازمان ارائه کنند و ما را برای داشتن درک بهتری از وضعیت برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت نگهداری و تعمیرات یاری کنند.

امید است با سرلوحه قرار دادن این بایدها و نبایدها در برنامه ریزی و زمانبندی نگهداری و تعمیرات، شاهد کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات، افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات و ارتقا کارایی و اثربخشی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات در سازمان‌های ایرانی باشیم.