خلاصه استاندارد PAS 55 و راهنمای گام به گام پیاده سازی آن

در جریان آشنایی بیشتر سازمان­ های صنعتی کشور با مدیریت دارایی های فیزیکی، موضوع استانداردسازی و ایجاد سیستمی منطبق بر استانداردهای جهانی از موضوعات اصلی گفتگو بین مدیران و مشاوران است. دو  مرجع اصلی ارائه شده برای این منظور استاندارد PAS 55 و ایزو 55000  (ISO 55000) هستند. در استاندارد PAS 55 با تمرکز ویژه بر دارایی­ های فیزیکی، گام ­هایی روشن و قابل اجرا برای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی ارائه کرده است. آشنایی خوانندگان با کلیات و گام­ های پیاده سازی استاندارد PAS 55 تصویری کامل  و قابل ارجاع از الزامات سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی در کلیه صنایع دارایی محور در اختیار می گذارد.

تاریخچه توسعه استاندارد PAS 55

در ابتدای قرن جاری، با رشد روز افزون اهمیت پیاده سازی سیستم ­های به روز مدیریت دارایی­ های فیزیکی بر اساس نگاه مدیریت چرخه عمر دارایی­ های فیزیکی ، استاندارد PAS 55 معرفی شد. نسخه اول استاندارد در بین سال­ های 2004 -2002 با همکاری مشترک موسسه استاندارد بریتانیا (BSI) و موسسه مدیریت دارایی های فیزیکی (IAM) تدوین شده است. در این استاندارد با هدف بهینه سازی مدیریت دارایی ­های فیزیکی، الزامات پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی ­ها در صنایع مختلف از جمله خدمات زیر ساخت آب و برق و گاز، حمل و نقل، معدنی، فرایندی و تولید معرفی شده است. مدل ارائه شده در استاندارد PAS 55 یک بار دیگر در سال 2008 به روز رسانی شد.

در ادامه توسعه استانداردهای مدیریت دارایی­ های فیزیکی در سال 2014، بر اساس و پایه استاندارد  PAS 55، خانواده استاندارد ایزو 55000 تدوین شد. هر چند در حال حاضر در سطح جهان با جانشین شدن استاندارد ایزو 55000، دیگر الزامی برای پیاده سازی استاندارد PAS 55 وجود ندارد، اما به جهت تمرکز دامنه استاندارد PAS 55 بر دارایی ­های فیزیکی در مقابل گسترده تر بودن دامنه استاندارد ISO 55000 برای تمام انواع دارایی ­ها و همچین دردسترس بودن اسناد دقیق راهنمای پیاده سازی استاندارد PAS 55، مطالعه و الگوگیری از آن برای پیاده سازی موفق سیستم مدیریتی ویژه دارایی­ های فیزیکی بسیار توصیه می ­شود.

تعریف مدیریت دارایی­ های فیزیکی در استاندارد PAS 55

در تعریف استاندارد PAS 55 ،  با هدف تحقق برنامۀ استراتژیک سازمانی، مدیریت دارایی ­های فیزیکی مجموع شیوه‌ها و فعالیت‌هایی منظم و هماهنگ که سازمان از طریق آن‌ها دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی ‏ها و نیز هزینه‌ها و ریسک‌ها و عملکرد آن‌ها را به طور بهینه و پایدار و در طی چرخۀ عمر دارایی‌ها مدیریت می‌کند، است. در نگاه این استاندارد سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی بر اساس اصول پایه ­ای لزوم یکپارچگی، نگاه کل نگرانه و نظام مند، فراگیر بودن در کل فرایندهای چرخه عمر دارایی­ های فیزیکی، توجه به ریسک محوری و بهینه بودن تصمیمات و در نظر گرفتن اصول توسعه پایدار و حفظ محیط زیست بنا می شود.

دامنه دارایی ­های فیزیکی در استاندارد PAS 55

تمرکز اصلی در این استاندارد، ارائه مدلی برای مدیریت دارایی ­های فیزیکی در سازمان ­های دارایی محور است. اما این کار بدون توجه و مدیریت یکپارچه در ارتباط با دیگر انواع دارایی­ ها اعم از دارایی­ های شامل دارایی ‏های انسانی، دارایی ‌های اطلاعاتی، دارایی ‌های مالی و دارایی‏ های نامشهود (همچون اعتبار، روحیه، مالکیت معنوی، حسن ‏شهرت و …) میسر نمی شود.

سطوح دارایی­ های فیزیکی در استاندارد PAS 55

در مدیریت دارایی های فیزیکی بر اساس استاندارد PAS 55 بالاترین سطح به مدیریت کل سازمان اختصاص داده شده است. در این رده، دستیابی به اهداف راهبردی سازمان اولویت اول تصمیم ­گیری و فعالیت ­های است. در ذیل مدیریت سازمان، دامنه سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی قرار می ­گیرد. در دومین سطح و در دامنه سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی، بهینه سازی سرمایه­ گذاری ­ها و تصمیمات بر اساس اولویت بندی سازمان بر روی مجموعه دارایی ­ها مهم‌ترین فعالیت است. به طور مثال، یک شرکت توزیع نیروی برق مجموعه ­ای دارایی ­های شبکه، خودرو­های عملیاتی، ساختما‌‌ن‌­ها و تاسیسات و دیگر انواع دارایی ها را در تملک دارد. بهینه سازی سرمایه ­گذاری روی برنامه‌­های توسعه و یا بهره‌­برداری ونگهداشت هر کدام از این مجموعه دارایی­‌ها از فعالیت‌­های اصلی در این سطح است.

در خصوص فعالیت­‌های سازمان در حوزه مدیریت عملکرد، ریسک­ ها و هزینه ­های سیستم­ دارایی ها، مانند یک خط تولید در شرکت خودروسازی، در سطح بعدی تصمیم­ گیری می شود. در سطح آخر نیز مجموعه فعالیت­‌های سازمان در مدیریت چرخه عمر یک دارایی (تجهیز) خاص مشخص می‌­گردد. این ساختار در تعیین نقش­‌ها و مسئولیت‌­های هر کدام از سطوح مدیریتی و عملیاتی سازمان در مدیریت یکپارچه، بهینه و پایدار کل دارایی ­­های فیزیکی سازمان بسیار موثر است.

عناصر سیستم مدیریت دارایی‏ های فیزیکی در استاندارد PAS 55

باید توجه داشت که سیستم مدیریت دارایی‌ ها در درجۀ اول برای پشتیبانی از تحقق برنامۀ استراتژیک سازمانی و به‌منظور برآوردن انتظارات ذی‌نفعان مختلف پیاده سازی می شود. بر همین اساس، برنامه استراتژیک سازمان نقطه آغاز حرکت و ایجاد برنامه‌ها، اهداف عینی، استراتژی و سیاست‌های مدیریت دارایی ‏های فیزیکی است. تدوین اهداف و تدوین برنامه­ های راهبردی، ترکیب بهینه‌ای از فعالیت‌های چرخۀ عمر را در سراسر مجموعۀ دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی‌ها (متناسب با حیاتی‌بودن، وضعیت، عملکرد و نوع ریسک انتخاب‌شدۀ سازمان) ایجاد می­کنند. شکل زیر بر اهمیت بهبود مستمر و نظارت بر سیستم مدیریت دارایی‌ها (برای مثال در عملکرد دارایی‌ها یا ارتقای برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها) تأکید دارد. این شکل اهمیت بهبود مستمر را از طریق تأثیر مستقیم بر برنامۀ استراتژیک سازمانی و انتظارات ذی‌نفعان نشان می‌دهد.

رویکرد و الزامات سیستم مدیریت دارایی ها در استاندارد PAS 55

رویکرد پیشنهاد شده برای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی در این استاندارد، همانند استاندارد ISO 55000 ، استفاده از چرخه بهبود کیفیت دمینگ است. با هدف پایدارسازی روند بهبود و افزایش کارایی سیستم، این چرخه به چهار مرحله اصلی برنامه ­ریزی، اجرا، بازنگری و بهبود (PDCA) تقسیم شده است. به طور خلاصه در هر کدام از این مراحل مجموعه اقداماتی به شرح ذیل صورت می گیرد.

برنامه‌ریزی: ایجاد برنامه‌ها، اهداف عینی و استراتژی مدیریت دارایی‌ ها برای ارائۀ نتایجی سازگار با سیاست ‏های مدیریت دارایی ‏های سازمان و برنامۀ استراتژیک سازمانی.

اجرا: ایجاد توانمندسازهای لازم برای اجرای مدیریت دارایی ‏های فیزیکی (مانند نصب و راه اندازی سیستم‌های مدیریت اطلاعات دارایی‌ها) و دیگر الزامات (مثل الزامات قانونی) و اجرای برنامه‌های مدیریت دارایی‏ ها.

بازنگری: مقایسۀ نتایج با سیاست‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی، هدف‏‌های استراتژی، الزامات قانونی و نظارت بر آن‌ها؛ ثبت و گزارش کردن نتایج.

بهبود: انجام اقداماتی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف مدیریت دارایی‌ ها و بهبود مستمر سیستم مدیریت دارایی‏ ها و عملکرد دارایی‏ ها.

جمع بندی

در این متن خلاصه استاندارد PAS 55 و الزامات آن در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی مورد بررسی قرار گرفت. هرچند پیاده سازی این استاندارد دیگر برای صنایع دارایی محور الزام آور نیست، اما مطالعه نگاه و رویکرد آن در آموزش و فهم هر چه بیشتر الزامات و رویکرد استاندارد جاری ایزو 55000 بسیار یاری رسان است. البته خوانندگان محترم باید به این نکته ظریف توجه داشته باشند که صرفا تهیه اسناد و الزامات استاندارد PAS 55 و یا ISO 55000 ، نشان­ دهنده موفقیت در مدیریت دارایی های فیزیکی نیست؛ بلکه حرکت در مسیر تعالی مدیریت دارایی های فیزیکی و مشاهده نتایج تلاش های انجام شده روی بهره­‌وری و عملکرد سازمان، بر موفقیت در ممیزی‌­های استانداردها اولویت دارد. البته این راه به صورت تدریجی و با حرکت مداوم در مسیر بلوغ طی می­‌شود. برای هدایت سازمان ها در مسیر تعالی بهره­‌گیری از مدل­‌های کاربردی تعالی در مدیریت دارایی­ های فیزیکی، هم‌چون مدل آپتایم، توصیه می شود.

منابع:

1) موسسه استاندارد بریتانیا (BSI)، مدیریت دارایی ها: PAS 55-1 و PAS 55-2، ترجمه: علی زواشکیانی، محسن ربیعی، آریانا قلم، تهران، 1393