راهنمای کاربردی دورکاری برای سازمان‌های ایرانی
با گسترش ویروس کرونا در سطح ایران و جهان و افزایش تهدیدش برای سلامتی افراد، دنیای کسب‌وکار در چند هفتۀ اخیر دچار تغییرات زیادی شده است. این بیماری ترس گسترده‌ای را بین مردم ایجاد کرده و مشکلات عدیده‌ای برای اکثر کسب و کارها پدید آورده و منجر به تعطیلی یا کاهش جدی فعالیت خیلی از بنگاه‌ها شده است. برخی از کارفرماها به صورت داوطلبانه برای کاهش انتشار ویروس و کنترل بیماری و همچنین ادامه فعالیت‌های سازمانشان تصمیم به دورکاری گرفته‌اند.
دورکاری، نوعی شیوه کار است که به فرد اجازه می‌دهد بدون نیاز به حضور در محل کار، وظایف خود را با انعطاف پذیری بیشتری انجام دهد. ابزارهای ارتباطی در حال توسعه و دنیای مجازی، نحوه ارتباط و انجام کارها را برای تیم‌های دورکار بیش از پیش تسهیل کرده‌اند. با توجه به اینکه این مفهوم در بین اغلب مدیران کشور موضوع بدیعی بوده و تجربه عملی کمتر وجود دارد ممکن است عدم اجرای صحیح آن نه تنها باعث کاهش جدی بهره‌وری نیروی انسانی شود بلکه حتی باعث افزایش ریسک ابتلا به کرونا شده و در نتجه هم هزینه مالی تحمیل کند و هم سلامتی کارکنان و اجتماع را به خطر بیاندازد. لذا کلیه مدیرانی که قصد دارند از فواید ارزشمند دورکاری بهره برده و ریسک‌های آن را بخوبی مدیریت کنند لازم هست دانش خود را در این حوزه تکمیل نمایند. مطلب شرح داده شده در ذیل در راستای نیل به این هدف بر اساس تحقیقات انجام شده از منابع علمی مختلف و همچنین مصاحبه با خبرگان این حوزه شامل مدیران داخل و خارج از کشور تهیه شده است.
راهنمای کاربردی دورکاری در راستای مسئولیت اجتماعی در شرکت پمکو ایجاد شده و به دلیل بحران ناشی از فراگیر شدن ویروس کرونا و افزایش دورکاری در بسیاری از سازمان‌ها با الگوگیری از تجربیات مختلف از جمله سال‌ها سابقه دورکاری مشاوران و مدیران پروژه در سطح پروژه‌های داخلی و بین‌المللی شرکت جمع‌آوری شده‌است. در این راهنما به مهم‌ترین مواردی اشاره می‌شود که در زمان دورکاری باید مدنظر قرار گیرند. آن‌ها را به کار ببندید و برای همکاران و آشنایان خود در شبکه‌های اجتماعی و کاری ترویج کنید و تهدید موجود را به فرصتی برای یادگیری و افزایش توان و ظرفیت مدیریتی شرکت خود تبدیل نمایید.
1. مجهز کردن محیط کار
از این نقطه شروع می‌کنیم که بهتر است برای کار کردن در منزل محیط کاری مشخص و مناسبی مهیا شود. رعایت بدیهیات ارگونومی مانند میز و صندلی و نور و سرو صدا تاثیر چشمگیری بر نتیجه کار خواهد داشت. از هوای تازه و نور خورشید نیز نباید غافل شد. همچنین بهتر است در این محیط، کار دیگری انجام نشود؛ تا پیش فرض‌های ذهنی اینطور شکل گیرد اینجا محل کار است.
2. در دسترس بودن کارکنان
اعضای تیم در ساعات اداری باید در دسترس و پاسخگو باشند و از برنامه‌های شخصی بپرهیزند. به‌گونه‌ای رفتار شود که در زمان حضور در محل کار رفتار می‌شود (حتی در خصوص موضوعی مانند مرخصی). زمان جلسات فراموش نشود و از طریق کانال‌های ارتباطی پاسخ اعضای تیم داده شود. بر اساس وظایف محوله به سرعت به تلفن‌ها و پیام‌های کاری پاسخ دهید؛ برقراری تماس‌های تلفنی و اینترنتی با مشتریان می‌تواند در ایجاد فضا و روحیه مثبت دو طرفه مبنی بر عدم توقف امور موثر باشد. برنامه منظمی برای ایجاد پنجره‌های زمانی کافی جهت تمرکز و کار عمیق داشته باشید. همکاران دورکار نباید از شهر محل شرکت خود خارج شوند؛ هم به این لحاظ که ممکن است نیاز به جلسه‌ای حضوری ضروری شود؛ و هم با توجه به وضعیتی که انتشار ویروس کرونا بوجود آورده سفر به شهرهای دیگر (مثلا شهری که خانه پدری در آنجا واقع است) ریسک انتشار بیشتر بیماری را به همراه خواهد داشت.
3. اولویت بندی کردن وظایف
برای اینکه بتوان بیشترین نتیجه را از انجام فعالیت‌ها گرفت، نباید اولویت‌بندی آن‌ها را فراموش کرد. از ارجاع همزمان چند کار پرهیز کنید؛ و حجم فعالیت‌های باز را مدیریت نمایید. وقتی چند کار بطور همزمان به فردی ارجاع شود راندمان فرد کاهش می‌یابد. دور بودن از فضای کاری می‌تواند منجر به قضاوت اشتباه درباره اهمیت و ضرورت یک کار نسبت به کار دیگر شود. این مورد باید شفاف باشد که چه کارهایی ابتدا باید انجام شود. پس از اولویت‌بندی کارها ترجیحا تک به تک باز شده، انجام و سپس تحویل گردد؛ و بعد بروید سراغ کار با اولویت بعدی.
4. ایجاد کانال‌های ارتباطی مجازی
کانال‌های ارتباطی و شبکه‌های مجازی برای همۀ اعضای تیم تشکیل دهید. جریان اطلاعات و دستورالعمل‌های جدید برای همۀ اعضا شفاف و دردسترس باشد و این‌گونه نباشد که فقط برخی مطلع شوند. بنابراین استفاده از کانال‌های ارتباطی (به‌منظور اشتراک مطالب) که همۀ اعضای تیم ترجیح می‌دهند، ضروری است. اطمینان یابید اخبار مهم و رویدادهای کاری به اطلاع همه نفرات و سطوحی که باید اطلاع داشته باشند به موقع رسیده است.
5. نام گذاری و اشتراک فایل‌ها و اسناد در فضاهای ابری
از فضاهای ابری برای اشتراک فایل و اسناد استفاده کنید. وجود فرایندهای مستندسازی و دسترسی به فضاهای ابری (مانند Google Drive، OneDrive ، Dropboxو…) که همۀ اعضای تیم بتوانند به‌صورت آنلاین و همزمان از آن استفاده کنند، علاوه بر ایجاد بستری جهت ذخیرۀ اطلاعات، سبب کاهش زمان صرف‌شده برای اقدامات رفت و برگشتی می‌شود. نامگذاری درست و استاندارد فایل‌ها نیز رعایت شود. برای آشنایی بیشتر با ابزارها و نرم افزارهای مناسب دورکاری کلیک نمایید.
6. رعایت محرمانگی اطلاعات
محرمانگی اطلاعات شرکت حفظ شود. یکی از چالش‌های دورکاری، خروج اطلاعات از محل کار است. بنابراین لازم است اعضای تیم در اماکن عمومی مراقب باشند. مثلا هنگام تبادل اطلاعات محرمانه از اینترنت عمومی استفاده نکنید. ممکن است لازم باشد لپ تاپ‌هایی از شرکت خارج شوند، در این صورت ساز و کار مناسبی جهت حفظ امنیت داده‌ها باید اندیشیده شود. همچنین اگر از کامپیوترهای بیرون شرکت فایل‌هایی بین افراد و سرورها منتقل می شود از حداقل‌های امنیتی مانند نصب آنتی ویروس بروز اطمینان حاصل شود.
7. فراهم کردن سیستم‌های پشتیبانی مناسب نرم افزاری و سخت افزاری
سیستم‌های پشتیبانی از جمله اینترنت و سخت‌افزار فراهم شود. ممکن است اعضای تیم در محل دورکاری به ابزار و تجهیزاتی نیاز داشته باشند (مثل اینترنت و رایانه) که لازم است این مسئله با مدیریت شرکت حل شود و در این زمینه به توافق برسند. برخی از تجهیزات ممکن است از سازمان خارج شود یا اینکه برای افراد اشتراک اینترنت پر سرعت تأمین شود.
8. مشخص کردن مرز بین امور اداری و زندگی شخصی
در زمان دورکاری مرز فضای اداری و زندگی شخصی را حفظ کنید. یکی از مشکلات دورکاری، احساس خستگی، خواب آلودگی و یا حواس پرتی است. همانطور که گفته شد داشتن یک فضای کاری مشخص و منسجم، هرچند کوچک، در محل دورکاری به این امر کمک می‌کند. همچنین اثر مثبتی خواهد داشت اگر خانواده‌ها نیز بطریقی توجیه شوند که همکاری که در خانه دورکاری می‌کند، تعطیل نبوده، قرار نیست امور شخصی عقب افتاده‌اش را پیگیری کند (به ویژه در دوره‌ای که حضور در اجتماعات ریسک آلوده شده به ویروس کرونا را افزایش می‌دهد) و باید از فعالیت حرفه‌ای او تحت شرایط بحرانی فعلی در خانه حمایت نمود.
9. تشکیل جلسات به طور منظم
ارتباط کلامی مؤثر و به‌موقع با اعضای تیم وجود داشته باشد. به‌طور منظم با اعضای تیم جلسه برگزار شود و وظایف آن‌ها پیگیری شود. آمادگی کامل قبل از برگزاری هر جلسه مجازی از جمله اطمینان از دسترسی به اینترنت و مطالعه دستورجلسه (به‌منظور اطلاع از هدف جلسه و ایجاد آمادگی) وجود داشته باشد. پیشنهاد می‌شود ابتدای هر روز را با یک جلسه مجازی هماهنگی آغاز کنید؛ این جلسه به 20 دقیقه محدود باشد و با شرکت کلیه اعضای تیم، تک به تک به مرور کارهای روز قبل، مشکلاتی که وجود داشته، چگونگی رفع آن‌ها و سپس ادامه کارهای همان روز و نکات مهم آن یا مواردی که نیاز به کمک یا هماهنگی با سایر اعضای تیم دارند پرداخته شود. گاهی جلساتی کوتاه در میانه روز نیز به هماهنگی و جریان روان‌تر امور کمک می‌کند. هفته‌ای یکبار جلسات 2 ساعته برای برنامه‌ریزی یا مرور چگونگی پیشرفت برنامه بسیار موثر خواهد بود. برای برگزاری این جلسات از زیرساخت مکالمه گروهی مخابرات یا برنامه‌هایی مانند Skype یا حتی WhatsApp (در صورتی که تعداد نفرات کمتر از 5 نفر باشد) می‌توان استفاده نمود. در صورت استفاده از Skype (یا سایر برنامه‌های تخصصی مشابه) امکان به اشتراک گذاری صفحه کامپیوتر با سایر اعضای تیم نیز وجود دارد که ابزار مناسبی برای وقت‌هایی است که همه اعضا می‌خواهند با هم بر روی گزارش یا نموداری بررسی و صحبت نمایند.
10. نمایش روزانه فهرست وظایف و میزان پیشرفت کارکنان
همانطور که گفته شد باید سعی نمود که در مورد کارهایی که لازم است انجام شود از قبل برنامه‌ریزی شده و اولویت‌بندی شوند. حجم کارهای ناتمام تخصیص یافته شده به افراد را محدود نگه دارید. پیشرفت کارها را برای اعضای تیم قابل مشاهده کنیم تا مدیر و سایرین بسرعت و با یک نگاه بفهمند آخرین وضعیت انجام هر کاری چگونه است. امروزه ابزارهای مبتنی بر وب (و موبایل) مختلفی بصورت رایگان در دسترس می‌باشند که بعنوان نمونه می‌توان به برنامه Trello اشاره نمود.
11. شفافیت در تحویل دادن و گرفتن کارها
در زمان دورکاری وظایف به‌صورت شفاف محول و دریافت شود و از فهم یکسان اطمینان حاصل شود. منظور از فهم یکسان تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری از سوی سرپرست و همچنین دریافت و فهم درست آن اهداف از سوی اعضای تیم است. این یک رابطه دو سویه است. به عنوان فردی که کاری را به کسی محول می‌نمایید تا جای ممکن اطمینان یابید که منظور خود را به درستی به طرف مقابل منتقل کرده‌اید و به عنوان فردی که قرار است فعالیتی را انجام دهید، مطمئن شوید همه چیز را در مورد آن می‌دانید و پرسیده‌اید. عدم شفافیت در ارتباطات یکی از عوامل شناخته شده در خطاهای انسانی است. همانطور که گفته شد، لازم است فرستنده اطمینان حاصل کند که پیام ارسال شده، توسط گیرنده نیز به همان معنی دریافت شده است و سوتعبیر یا از دست رفتن جزئیات رخ نداده است؛ بدین منظور بهتر است هم بصورت شفاهی توضیح دهیم؛ هم بصورت نوشتاری و گرافیکی.
شفاف نمودن جزئیات اینکه از کار چه می‌خواهیم و در صورت وقوع چه شروطی می‌توان کار را پایان یافته تصور نمود نیز بسیار مهم است. گاهی برای اطمینان بیشتر از مخاطب خواسته شود آنچه از پیام دریافت نموده را دوباره برای فرستنده پیام توضیح دهد. این موضوع برای کارهای طولانی که طی چند روز و توسط افراد مختلف باید ادامه یابند اهمیت دو چندانی می‌یابد. به استفاده از چک لیست‌ها، دستورالعمل‌های از پیش نوشته شده و همچنین مستندسازی گزارش پیشرفت کار توجه نمایید.
12. مراقبت از سلامتی و نشاط جسمی و روحی
به مراقبت کامل از سلامتی از طریق انجام حرکات ورزشی و تغذیه سالم اهمیت داده شود. تحقیقات نشان داده‌است که ویروس کرونا برای افراد سالم از بسیاری از بیماری‌های شایع دیگر کم خطرتر است. علاوه بر این بهتر است مرتبا نکات و توصیه‌های بهداشتی به همه اعضای تیم یاداوری شود. به‌علت خانه نشینی احتمالا حجم فعالیت‌های بدنی و پیاده‌روی کاهش یافته است؛ سعی شود از آفتاب، هوای تازه و قدم زدن روزانه در محیط‌های تمیز و خلوت استفاده شود و طی این مدت از پرخوری نیز اجتناب شود.
13. وجود ارتباط کلامی موثر و بموقع
در دوران دورکاری از تمامی ابزارهای ارتباطی برای ایجاد شفافیت در انتقال جزئیات کار باید استفاده کرد؛ اما فراموش نکنیم بسیاری از ارتباطاتی که در روزهای عادی کار در دفتری مشترک رخ می‌دهد در دوران دورکاری قطع می‌شوند؛ پس کلیه اعضای تیم‌ها و بطور خاص مدیران باید زمان مشخص و بیشتری را به این موضوع اختصاص دهند که با سایر اعضای تیم گفتگو نموده و البته مطمئن شوند که شنونده خوبی نیز بوده‌اند.
14. اندازه گیری بهره‌وری تیم و افراد
معیاری جهت اندازه‌گیری بهره‌وری اعضای تیم بر اساس میزان عملکرد و خروجی آن‌ها تعیین شود و نه فقط بر اساس تعداد ساعت‌های کار. مثلاً می‌توانید گزارش‌هایی که در زمان دورکاری تهیه می‌شود را ارزیابی و با یک سیستم خبرگی، نمره‌دهی نمایید. بدین منظور معیارهای ارزیابی را به‌خوبی تبیین کرده و از جنبه‌های مختلف به موضوع نگاه نمایید. ثبت روزانه ساعت‌های کار خالص، امکان بهبود عملکرد کارکنان و توانمندسازی آن‌ها در زمینه‌هایی که مشکلاتی وجود دارند را ممکن می‌سازد. اگر عملکرد اعضای تیم نسبت به هدفی قرار است سنجیده شود، ضروری است که اعضا خودشان در آن هدف گذاری سهیم بوده و حتی اینطور باشد که هدف را هدف خود بدانند؛ طبیعی است که این اهداف باید سلسله وار به اهداف بالاتر سازمان متصل باشند. همچنین می‌توان هر هفته یکبار میزان پیشرفت نسبت به هدف سنجیده شده و اعضای تیم در خصوص اینکه اگر چه کاری را نمی‌کردند پیشرفت کار بهتر بود، یا اینکه بهتر بود چه اقداماتی را انجام می‌دادند نیز در فضایی با انرژی مثبت به گفتگو نشینند.
کلام آخر اینکه، بیایید از این چالش پیش آمده به صورت فرصتی برای ارتقای بهره‌وری سازمان و یادگیری سیستم‌های مدیریتی دورکار که در آینده‌ای نزدیک جایگزین روش‌های سنتی‌تر مبتنی بر حضور کارکنان خواهند بود استفاده کنیم. با مطالعه راهنمای کاربردی دورکاری این مسیر برای شما فراهم‌تر خواهد شد. برای شما، همکاران، و خانواده‌تان آرزوی سلامتی و موفقیت داریم.