مدیریت ریسک در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی کارآمد و موثر
آیا تا به حال برای شما هم این پرسش ایجاد شده که ممکن است چه ریسک‌هایی بر سر راه پروژه‌های مدیریت دارایی فیزیکی وجود داشته باشند؟ شرکت‌های پیشرو در این زمینه چه تجاربی دارند؟ برای مدیریت ریسک آن‌ها چکار باید کرد؟ در ادامه سعی خواهیم کرد تا شما را با تجارب مدیریت ریسک در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی کارآمد و موثر آشنا کنیم.
موضوع مدیریت دارایی فیزیکی ادامه روند توسعه سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات معرفی شده است؛ اما نگاه در این بحث جامع‌تر است و بر اساس استاندارد ISO 55000، مدیریت دارایی فیزیکی به ” شیوه‌ها و فعالیت‌هایی منظم و هماهنگی كه سازمان از طريق آن دارایی‌ها و نيز هزینه‌ها، ریسک‌ها و عملكرد آن‌ها را در طي چرخه عمر دارایی‌ها، با هدف تحقق برنامه استراتژيك سازماني، به‌طور بهينه و پايدار مديريت می‌کند” گفته می‌شود. حال قصد داریم ریسک‌هایی را که منجر به شکست سازمان‌ها در تحقق این ارزش‌ها می‌شوند و راه‌های مدیریت ریسک آن‌ها را بررسی کنیم.
1) نداشتن اطلاعات درست از داشته‌هایمان
در اغلب کارخانه‌های صنعتی یک رویکرد بی‌توجهی و بی‌خیالی نسبت به مدیریت دارایی فیزیکی موثر و کارآمد به چشم می‌خورد. درحالی‌که این مسئله بی‌خیالی نسبت به مدیریت دارایی به‌وضوح در کارخانه‌ها دیده می‌شود، حتی در بعضی از آن‌ها با اطمینان به نفس اعلام می‌کنند که نیازی به دانستن این مفاهیم ندارند و تصمیم گرفته‌اند تا زمان خود را برای انجام این قبیل کارها صرف نکنند.
داشتن اطلاعات درست از داشته‌هایمان اولین گام مهم برای مدیریت ریسک و اطمینان از داشتن یک برنامه مؤثر مدیریت دارایی فیزیکی در سازمان است و نداشتن آن معادل بازی کردن در بازی رولت روسی است. اگر یک سازمان واقعاً می‌خواهد در مورد برنامه مدیریت دارایی‌های خودش جدی باشد، باید مراحل زیر را برای ایجاد بستر مناسب انجام دهد:
- ایجاد لیستی از تمامی دارایی‌های سازمان و صحه‌گذاری آن با تجهیزات موجود در سایت یا پلنت عملیاتی
- ایجاد درخت تجهیزات بر اساس استانداردهای موجود مانند ISO14224
- ارزیابی اهمیت تجهیزات و تعیین اینکه عملکرد هر تجهیز چه تأثیری بر روی شاخص‌های کلیدی سازمان دارد
- ایجاد و جاری‌سازی مدیریت تغییر برای اطمینان از اینکه هر نوع تغییری در آینده نیز متناسب با رویکرد کلی سازمان بوده و به‌خوبی ثبت و پیگیری می‌شود.
2) افراط و تفریط در تعمیر و نگهداری
در فاز بهره‌برداری در چرخه عمر تجهیزات، مسئله تعمیر بیش‌ازحد و تعمیر ناکافی در سازمان‌ها می‌تواند وجود داشته باشد. مسئله تعمیر بیش‌ازحد از طرفی منجر به‌صرف هزینه‌های بسیار بالا برای فعالیت‌هایی که هیچ ارزش‌افزوده‌ای ایجاد نمی‌کنند، می‌شود که در این مورد می‌توان با استفاده از پروژه‌های بهینه کاوی و بررسی سازمان‌های پیشرو در خصوص میزان هزینه‌کرد فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات، آن‌ها را الگو قرار داد.
از طرفی دیگر در سازمان‌هایی که به‌طور مرسوم در فعالیت‌های تعمیراتی خود زیاده‌روی می‌کنند، معمولاً دارایی‌های آن‌ها بیشتر دچار تعمیرات از سر کنجکاوی و ناخوانده می‌شوند. بر اساس دانش ما از رفتار خرابی‌ها، این یعنی ریسک بالای خرابی‌های از نوع مرگ زودهنگام و درنتیجه تحمیل هزینه‌های بیشتر.
موضوع تعمیر ناکافی و توجه کم به وضعیت تجهیزات و تأثیر منفی آن بر مدیریت دارایی فیزیکی موثر و کارآمد بسیار روشن‌تر از حالت قبلی است. فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات اغلب به‌عنوان یک هزینه در سازمان‌ها دیده می‌شود و برای رسیدن به حداکثر سود در سازمان، معمولاً این نوع فعالیت‌ها در اولویت حذف قرار می‌گیرند. باوجود این فشار، واحد نگهداری و تعمیرات همواره در حال تقابل در ایجاد تعادل بین هزینه فعالیت‌ها و سطح مطلوب قابلیت اطمینان تجهیزات و دسترس‌پذیری تجهیزات می‌باشد. بااین‌حال، کاهش هزینه‌ها در شرایطی که اغلب فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه با تأخیر انجام‌شده و تکنسین‌های نگهداری که فاقد مهارت‌ها و ابزار لازم برای انجام کار دقیق هستند، برنده می‌شود.
پیشنهاد می‌شود برای مدیریت ریسک و حل این مسئله، نخست با تمرکز بر روی تجهیزات حیاتی سازمان، الزامات نگهداری و تعمیرات بهینه دارایی‌ها در قالب یکی از روش‌های مرسوم مثلاً نت مبتنی بر قابلیت اطمینان (RCM 3)، تعیین شود. سپس سطوح منابع موردنیاز (مالی و انسانی) برای پیاده‌سازی این برنامه‌ها تخصیص داده شود. در آخر باید اطمینان حاصل کنید که یک برنامه آموزشی مؤثر برای کم کردن خلأ مهارتی نفرات تعمیرات نیز وجود دارد.
3) بهره‌برداری ناصحیح
بسیاری از سازمان‌ها در راستای بهینه کردن چرخه عمر دارایی‌های خود، از فقدان درک قابلیت‌های طراحی ذاتی تجهیزاتشان و چگونگی بهره‌برداری مناسب در این محدوده طراحی ذاتی رنج می‌برند. در اغلب این تجهیزات بهره‌برداری بیشتر و یا کمتر از رنج طراحی‌شده تأثیر منفی بر روی عمر تجهیزات دارد و مانع از مدیریت دارایی فیزیکی موثر و کارآمد خواهد شد. برای مدیریت ریسک و حل این مسئله می‌توان راه‌حل‌های زیر پیشنهاد نمود:
- فهمیدن اینکه تجهیز ما چطور باید راه‌اندازی و استفاده شود
- فهمیدن اینکه در صورت بهره‌برداری کمتر و یا بیشتر از دامنه طراحی، چه تبعات و پیامدهایی می‌تواند متوجه تجهیز شود
- اگر نمی‌توانید تجهیز را در دامنه طراحی آن مورد بهره‌برداری قرار دهید، ریسک و راه‌های کاهش ریسک را شناسایی کنید (مثلاً در یک الکتروپمپی که بیشتر از دامنه طراحی در حال بهره‌برداری است می‌توان با تغییر سایز ایمپلر این شرایط را ایجاد نمود.)
4) مدیریت ریسک نادرست
اصل اساسی در بهترین شیوه‌های مدیریت دارایی فیزیکی موثر و کارآمد به ما دیکته می‌کند که برنامه‌ای مؤثر است که نه‌تنها فعالیت‌های مربوط به بهره‌برداری و نگهداری و تعمیرات را مدیریت می‌کند، بلکه ریسک‌های مربوط به مالکیت و بهره‌برداری از تجهیزات را نیز مدیریت می‌کند. ریسک در ابتدایی‌ترین شکل آن، نتیجه پیامدها و احتمال وقوع رویدادی است که رخ داده است. مدیریت ریسک در دو جبهه اصلی 1) ارزیابی و شناخت و 2) مدیریت و کنترل صورت می‌گیرد. اگر هرکدام از این عوامل به‌خوبی انجام نشود، عاملی خواهد بود برای مدیریت نادرست دارایی‌ها. در این خصوص می‌توان به “فاجعه بوپال” به‌عنوان بدترین فاجعه صنعتی جهان در خصوص نداشتن ارزیابی و مدیریت نکردن ریسک‌ها اشاره نمود. برای مدیریت درست ریسک‌ها پیشنهاد می‌شود مراحل زیر مدنظر باشند:
- مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسک، آنالیز ریسک، ارزیابی ریسک
- اقدام عملی در حذف ریسک
- پایش و بازنگری
مدیریت دارایی فیزیکی یک رویکرد یکپارچه برای بهینه‌سازی چرخه عمر تجهیز از زمان طراحی مفهومی تجهیز تا زمان بهره‌برداری و درنهایت اسقاط آن است. با تائید و توجه به اصولی که برای مدیریت مؤثر دارایی‌ها اشاره شد، شما دیگر می‌توانید مدیریت ریسک در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی را با کیفیت بالاتری اجرایی کنید. همچنین باید به این نکته توجه نمود که مدیریت دارایی فیزیکی موثر و کارآمد نه‌تنها در اجتناب از مشکلات، بلکه در تبدیل کردن هر یک از این مسائل به فرصتی برای پیشرفت، حائز اهمیت است.
منابع
- The 5 Biggest Risks to Effective Asset Management, Carl March, Life Cycle Engineering
- PAS 55:2008, Specification for the Optimized Management of Physical Assets, British Standards Institution (BSI), 2008.
- ISO 14224, Petroleum and natural gas industries — Collection and exchange of reliability and maintenance data for equipment, International Organization for Standardization (2005).
- مجموعه ایزو 55000؛ مدیریت دارایی‌ها. مترجمان علی زواشکیانی، محسن ربیعی. انتشارات آریانا قلم، 1395