جمع شدن کالاها در انبار و راکد ماندن سرمایه‌ های هنگفت سازمان که می‌ تواند در فرصت ‌های دیگری سرمایه ‌گذاری شود یا مواجه با کمبود موجودی، شرایط دشواری را برای سازمان پدید خواهد آورد. برای ایجاد یک سیستم کنترل موجودی کارا و اجتناب از موجودی های مازاد یا کسری موجودی باید زمان مناسب سفارش کالا در شرایط متفاوت تعیین گردد. این عامل نقش مهمی در ساختار سفارش ها دارد و نقطه سفارش بهینه انبار قطعه یدکیROP نامیده می شود. فواصل زمانی تحویل، سطح خدمات مورد نظر و سرعت مصرف متغیرهای تأثیرگذار بر این مقدار خواهند بود که باید به نحو صحیح تعیین شوند.

مدیریت موجودی یکی از وظایف مهم کسب و کار است.

نسبت میزان کل ساعات کار نگهداشت به هزینه کل مواد به کار رفته در نگهداشت، تعمیر و تعمیرات اساسی (MRO) که در بازه زمانی معین استفاده شده‌ اند، دارای تغییرات اندکی است. به بیان دیگر، وجود قطعات برای انجام مؤثر کار ضروری است. نبود قطعه به معنای عدم دستیابی به کیفیت استاندارد در انجام کار است. این موضوع باعث می ‌شود که مدیریت مواد لازم برای MRO به یکی از شرکای کلیدی واحد نگهداشت بدل شود. به منظور برخورداری از برنامه تعمیراتی کامل و جامع، سطح دسترسی به قطعات یدکی در یک بازه زمانی مشخص بسیار ضروری است. فقدان مواد و قطعات یدکی حیاتی و مهم در زمان تعمیرات، ضربه بزرگی به زمان دردسترس برای تولید و در نتیجه شاخص اثربخشی کلی تجهیزات (OEE) خواهد زد. نکته قابل تأمل، کاهش 33 درصد زمان توقفات ناشی از خرابی تجهیزات با محاسبه نقطه سفارش بهینه است.

برنامه مدیریت مواد نگهداشت دو هدف اصلی دارد:

کمینه ‌سازی ارزش پولی موجودی انبار؛ و

تأمین تمام مواد لازم برای فعالیت کارخانه.

این دو هدف ظاهراً در تناقض با یکدیگر هستند. با مدنظر قرار دادن هدف اول به تنهایی، خالی کردن انبار بهترین حالت خواهد بود، که این امر می ‌تواند سازمان را با کمبود کالا در مواقع اضطراری مواجه سازد. اگر تنها هدف دوم مدنظر قرار گیرد و به شیوه ‌ای افراطی قطعات انبار شوند، سرمایه‌ های هنگفتی در انبار راکد خواهد ماند و فرصت ‌های سرمایه‌ گذاری از دست خواهد رفت. برای ایجاد شرایط بهینه، به ایجاد تعادل میان این دو نیاز خواهد بود. به بیانی دیگر، ارزش پولی موجودی را باید با هزینه در دسترس نبودن قطعات در هنگام نیاز مقایسه کرد. محاسبه نقطه سفارش مجدد، یکی از روش‌ هایی است که کمینه‌ سازی ارزش پولی موجودی‌ ها را ضمن در دسترس بودن تمام مواد و قطعات ضروری تحقق می‌ بخشد.

چگونه نقطه سفارش بهینه انبار قطعه یدکیROP را محاسبه کنیم؟

دلیل محاسبه نقطه سفارش مجدد تشخیص زمانی است که مقدار یک محصول خاص به حدی کاهش یافته است که باید درخواستی به تأمین کننده محصول ارائه شود. به عبارتی دیگر، نقطه سفارش بهینه حداقل مقداری است که می تواند تا زمان رسیدن سفارش مجدد برای ذخیره سازی مجدد سطح موجودی بعدی دوام داشته باشد. گرچه، فرض بر ثابت ماندن تقاضا و زمان انتقال است. اما در واقعیت، حمل و نقل‌ ها با تأخیر انجام شده یا تغییری در تقاضا به وجود خواهد آمد. از این رو، ایجاد مقدار اضافه ‌ای از موجودی (که با نام ذخیره احتیاطی شناخته می ‌شود) به منظور مقابله با این رخدادها، اقدام زیرکانه ‌ای خواهد بود. فرمول محاسبه نقطه سفارش بهینه انبار قطعه یدکیROP به صورت زیر است:

تقاضا در طول زمان انتظار – ارسال کالا فوری نیست!

موجودی جدید بلافاصله بعد از سفارش به دست مصرف کننده نخواهد رسید. حتی اگر محصولات آماده‌ی فروش یا تحویل باشند، بسته ‌بندی سفارش نیز برای تأمین ‌کننده زمان‌ بر خواهد بود و حتی زمان بیشتری برای ارسال آن نیاز خواهد بود. این زمان انتظار همان چیزی است که به عنوان “Lead Time” شناخته می شود.

ذخیره احتیاطی – وقتی تصورات درست از آب در نمی آید!

گاهی اوقات ، اتفاقات غیر منتظره ای رخ می دهد. این امر می تواند در قالب افزایش ناگهانی تقاضا، یا توقفات ناخواسته در شرکت تأمین‌کننده و … پدیدار شود. اینجا جایی است که ذخیره احتیاطی اهمیت می یابد. ذخیره احتیاطی، به عنوان آخرین دفاع در برابر این چنین حوادث غیرقابل پیش بینی به کار گرفته می شود. ذخیره احتیاطی برای یک روز بارانی است که ممکن است هرگز نیاید!

چه مقدار موجودی به عنوان ذخیره نگهداری شود؟

مراحل فرآیند محاسبه نقطه سفارش مجدد:

تعیین نقطه سفارش بهینه انبار قطعه یدکیROP مستلزم اتخاذ گام های زیر است:

تعیین محدوده مورد نظر؛

استخراج داده ها و اطلاعات مورد نیاز؛

صحت سنجی داده های جمع آوری شده؛

تخمین داده های مورد نیاز با روش های علمی در صورت عدم دسترسی به آنها ؛ و

انجام محاسبات مورد نیاز و تعیین پارامترهای مؤثر در نقطه سفارش بهینه  ROP.

قسمت اعظم سرمایه در گردش سازمان ها عمدتاً در انبارها تجمع می یابد و بیشترین سهم بودجه سالیانه مربوط به بخش تدارکات است. خریدهای به موقع امری ظریف، تخصصی است که بدون درک صحیح و شناخت کافی از ماهیت کالاهای خریداری شده و انبار شده حاصل نخواهد شد. اکتفا به تجربیات گذشته در خصوص تعیین نقطه سفارش مجدد امری نامعقول به نظر می رسد. به منظور دستیابی به شرایط بهینه در انبار توصیه می کنیم که از روش علمی مذکور برای محاسبه بهترین زمان سفارش استفاده نمایید.