بر اساس گزارش‌های جهانی تنها در صنایع تولیدی هزینه تولید از دست رفته به دلیل توقف‌های برنامه‌ریزی نشده بیش از 50 میلیارد دلار در سال بوده است. داده‌های شرکت‌های کلاس جهانی نشان می‌دهد که پس از پیاده سازی موفق سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات، شاخص OEE در این شرکت‌ها به حدود 90% افزایش پیدا کرده و کاهش 11 درصدی هزینه نگهداری و تعمیرات را در هر سال تجربه کرده‌اند. اما چطور این شرکت‌ها به موفقیت دست پیدا می‌کنند؟

واحد نگهداری و تعمیرات در شرکت‌هایی که به دنبال رسیدن به تعالی هستند با چالش‌های بسیاری مواجه می‌شوند. اولین قدم در ساختن یک برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات موفق شناسایی و اولویت‌بندی حوزه‌های کلیدی است که باید در ابتدا این مسیر مورد توجه قرار گیرند. شکل زیر برخی از رایج‌ترین چالش‌های پیش روی شرکت‌ها در رسیدن به تعالی در مدیریت نگهداری و تعمیرات را نشان می‌دهد.

شکل 1 – چالش‌های رایج در مدیریت نگهداری و تعمیرات

این چالش‌ها مستقیما بر روی بهره‌وری و راندمان نگهداری و تعمیرات و در نتیجه اهداف کلان شرکت‌ها اثر منفی می‌گذارند. این اثر منفی در شرکت‌های تولیدی بیش از 50 میلیارد دلار در سال فقط به دلیل توقف‌های برنامه ریزی نشده است.

از طرفی اولویت‌های سطح کلان یک شرکت تعیین کننده اهداف برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات است. شکل 2 برخی از مرسوم ترین اهداف در مدیریت نگهداری و تعمیرات در شرکت‌ها را نشان می‌دهد.

شکل 2 – برخی از اهداف رایج در مدیریت نگهداری و تعمیرات

بر همین اساس عوامل متعددی وجود دارند که در موفقیت برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات نقش ایفا می‌کنند. اما 4 عامل کلیدی که پایه‌های یک برنامه نگهداری و تعمیرات موفق را می‌سازند در شکل 3 نشان داده شده است.

شکل 3 – 4 عامل کلیدی در موفقیت مدیریت نگهداری و تعمیرات

لازم به یادآوری است که شرکت‌ها هر کدام سطح متفاوتی از پیچیدگی سیستم نگهداری و تعمیرات را دارند و هر کدام در نقطه متفاوتی از نمودار توسعه برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات هستند. بعضی شرکت‌ها کاملا واکنشی هستند و هیچ برنامه موثر نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM) ندارند. بعضی‌های دیگر برنامه‌های پیشگیرانه شروع کرده‌اند و نسبت به آثار مفید انتقال از نگهداری و تعمیرات واکنشی به نگهداری و تعمیرات پیش اقدام پی برده اند. فاصله بین این دو گروه از شرکت‌ها ممکن است خیلی زیاد باشد اما هر دو گروه فرصت‌های بسیاری برای بهبود عملکردشان در مدیریت نگهداری و تعمیرات خود دارند. کوچکترین اقدام اصلاحی بر اساس این 4 عامل کلیدی می‌تواند نتایج بسیار مفیدی را برای این شرکت‌ها فراهم کند.

عوامل کلیدی در موفقیت سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات

1- تسهیل فرایندهای مدیریت کار

بدون شک می‌توان فرایند مدیریت کار را قلب تمامی سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات دانست. مدیریت کار یعنی اینکه چطور یک شرکت فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات خودش را از مرحله درخواست کار تا اجرا و در آخر ثبت داده‌ها و بازخورد مدیریت می‌کند. عوامل بسیاری بر روی روشی که یک شرکت در فرایندهای مدیریت کارهای خود بکار می‌گیرد دخالت دارند مانند اندازه خط تولید یا پلنت، تعداد نفرات گروه‌های تعمیراتی و غیره. اما بصورت کلی سه رویکرد کلی در این باره وجود دارد :

• سیستم کاغذی: استفاده از این رویکرد می‌تواند برای شرکت‌های کوچک مفید باشد اما در این رویکرد جستجو در سوابق تعمیراتی تجهیزات بسیار دشوار است. بعلاوه استفاده از این رویکرد باعث افزایش زمان غیر بهره‌ور فعالیت‌های تعمیراتی شده و نیز به دلیل مصرف زیاد کاغذ، با رویکردهای توسعه پایدار و الزامات زیست محیطی هم مطابقت ندارد.
• سیستم صفحه گسترده: این رویکرد می‌تواند برای شرکت‌های سایز متوسط و حتی بزرگ مقیاس مناسب باشد اما می‌تواند چالش‌هایی را نیز با خود به همراه داشته باشد. به عنوان مثال تکنسین تعمیرات که در کنار تجهیز حضور دارد نمی‌تواند به فایل صفحه گسترده دستورکار و یا تاریخچه خرابی تجهیز دسترسی داشته باشند. چالش دیگر این رویکرد کنترل تغییرات در فایل‌های صفحه گسترده است.
• انواع سیستم‌های کامپیوتری پشتیبان نگهداری و تعمیرات مانند سیستم مکانیزه مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) و یا سیستم مدیریت دارایی‌ها (EAM): CMMS ها و EAM ها قدرتمندترین ابزار مدیریت دستورکار نگهداری و تعمیرات هستند که دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات و تاریخچه تجهیزات را فراهم می‌کنند. علاوه بر تاریخچه تجهیزات، لیست متریال مورد نیاز، نقشه‌ها و دستورالعمل‌ها و … می‌تواند به هر دستورکار متصل شوند که می‌تواند در اجرای باکیفیت فعالیت تعمیراتی بسیار موثر باشد.

بکارگیری استراتژی‌های مناسب برای مدیریت کار علاوه بر ساده‌سازی فرایندهای نگهداری و تعمیرات، بالاترین ارزش سازمانی را ایجاد خواد نمود. از طرفی به خوبی می‌دانیم که ملاحظات بسیار زیادی در فرایند مدیریت کار وجود دارد که می‌توانند این فرایند را بسیار پیچیده کند. اما چرا تمرکز بر روی فرایند مدیریت کار این قدر مهم است؟ مزایای یک فرایند جامع و موثر مدیریت کار در شکل زیر نشان داده شده است:

شکل 5 – مزایای یک فرایند خوب مدیریت کار

بر همین اساس می‌توانیم مدیریت کار را “انجام کار درست، به شیوه درست و در زمان درست”  تعریف کنیم که عناصر اصلی آن در قالب چرخه مدیریت کار در شکل زیر نشان داده شده است.

شکل 6 – چرخه مدیریت کار

تقریباً تمامی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات، چه پیشگیرانه، چه پیش بینانه و چه اضطراری در این چرخه قابل مدیریت کردن است. اگر بتوانیم این چرخه را به‌طور کامل پیاده‌سازی کنیم که البته کار دشواری است، تبدیل به بهترین‌ها خواهیم شد و برای این کار باید گام‌به‌گام در یک برنامه بلندمدت پیش برویم. فرآیند مدیریت نگهداشت عناصر این چرخه را طوری در هم می‌آمیزد که افراد درست، کار درست را با استفاده از مواد و قطعات درست و در زمان درست انجام می‌دهند.

شناسایی: در این مرحله روش‌هایی که به واسطه آن خرابی‌ها شناسایی می‌شوند تعیین می‌شود. برنامه کارهای پیشگیرانه، پیش‌گویانه و جست‌وجوی خرابی معمولاً از زمان‌بندی‌های برنامه نگهداشت پیش‌کنشی نشات می‌گیرند و کار اصلاحی نیز نتیجه خرابی‌هایی است که معمولاً کارکنان بهره‌برداری با استفاده از CMMS و یا EAM آن را گزارش می‌کنند. مهمترین مسئله در این مرحله این است تا می‌توانیم شناسایی دقیق‌تری داشته باشیم و در درخواست کارهای تعمیراتی به تمامی شواهد و نشانه‌ها اشاره کنیم. این کار سبب می‌شود تا در مرحله برنامه ریزی، با استناد به این شواهد برنامه دقیق‌تری را بتوان تدوین نمود.

برنامه‌ریزی: این مرحله تشریح می‌کند که چه‌کاری و چگونه قرار است انجام شود. در این مرحله برنامه‌ای ترتیبی و مستند همراه با شرح هر فعالیت مورد نیاز تهیه می‌شود. تمام مواد و قطعات یدکی مورد نیاز فراهم می‌شود، دفترچه راهنما تعمیر جهت دریافت اطلاعات مرتبط مورد نیاز مرور می‌شود و تا زمانی که همه اجزا لازم (ابزار، مواد و قطعات یدکی، نیروی انسانی و …) در محل فراهم نباشد، کار آغاز نمی‌شود.

زمان‌بندی: هنگامی‌که دسترسی به مواد، قطعات یدکی و نیروی انسانی تائید شد، می‌توان کار را برای اجرا زمان‌بندی کرد. کار در بهترین بازه تولید که حداقل خسارت را به تولید می‌زند و کمترین اختلال را در ارائه خدمات به مشتریان ایجاد می‌کند، جهت اجرا زمان‌بندی می‌شوند. زمان‌بندی بایستی هرروز بازنگری شود تا رویدادهای اضطراری را شامل شود و بایست تلاش شود تا همه کارهای زمان‌بندی‌شده در همان هفته انجام شوند.

تخصیص: سرپرستان واحدهای تعمیراتی در هر سازمان موظف هستند تا کارهای برنامه‌ریزی شده و زمان‌بندی‌شده هر هفته را به نیروهای ماهر تحت مدیریت خود واگذار ‌کنند و در طول فرایند انجام کار نگهداری و تعمیرات نظارت مناسب را داشته باشند تا اطمینان پیدا کنند که کار توسط بهترین نفرات و با بالاترین کیفیت انجام شده باشد.

اجرا: در شرکت‌های موفق، کارکنان همان بار اول کار را به شیوه درست انجام می‌دهند و اینجاست که برنامه‌های مرتبط با ارتقای سطح مهارت‌ها، چند مهارتی بودن، آموزش و تمرین کارکنان نتایج نهایی و اثربخش خود را نشان می‌دهد. اگر کاری طبق برنامه پیش نرفت سعی نکنیم آن را سرهم‌بندی کنیم صرفاً برای اینکه زمان‌بندی را رعایت کرده باشیم.

خاتمه و بازخورد: پس از اجرا درست کار نگهداری و تعمیرات، نفرات تیم اجرا بازخورد خودشان را از تطابق برنامه کار استاندارد با کار اجرا شده ارائه می‌دهند تا در دفعات بعدی برنامه کار به روز و کارآمدتر شده باشد. قطعات و مواد استفاده‌شده، مراحل انجام کار، نفرساعت صرف شده و … داده‌هایی هستند که در این مرحله بایست توسط تیم اجرا به واحد برنامه‌ریزی بازخورد داده شود. سپس برنامه کار بسته می‌شود و سوابق داده‌های کاربران برای تحلیل قابلیت اطمینان و بهبود برنامه کار استاندارد در دسترس قرار می‌گیرد.

2- توانمندسازی از طریق ابزارهای تکنولوژیک

امروزه در حوزه مدیریت نگهداری و تعمیرات واژه‌هایی نظیر CMMS، EAM، APM، IOT و … زیاد شنیده می‌شوند و درباره آن‌ها صحبت می‌شود. این ابزارهای فناوری به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند به اهداف عملکردی خودشان در مدیریت نگهداری و تعمیرات دست پیدا کنند. شرکت‌ها با استفاده از این ابزارها می‌توانند شاهد افزایش بهره‌وری واحدهای عملیاتی، حداقل شدن زمان توقف و کاهش هزینه‌های بهره‌برداری و نگهداری و تعمیرات باشند.

با توجه به تعدد و گوناگونی این ابزارهای فناوری، اینکه شرکت‌ها از چه فناوری‌ای و در چه زمانی باید استفاده کنند تا بتوانند در برنامه‌های نگهداری و تعمیرات خودشان به موفقیت برسند، دشوار به نظر می‌رسد. آنچه مشخص است این است که یک پاسخ منحصر به فرد برای انتخاب ابزار فناوری وجود ندارد. به عنوان مثال ابزارهای هوش مصنوعی ممکن است در یک کارخانه کارگشا و موثر باشند ولی در کارخانه دیگری لزومی بر پیاده‌سازی آن وجود نداشته باشد. در ادامه دو مثال از اینکه چطور استفاده از این ابزارها باعث ایجاد ارزش می‌شوند آورده شده است:

• CMMS ها و یا EAM ها اغلب پایه و اساس یک سیستم قوی مدیریت کار در نظر گرفته می‌شوند. این سیستم‌ها اگر به درستی پیاده‌سازی شوند می‌توانند بالاترین بازگشت سرمایه را برای شرکت‌ها داشته باشند. یکی از حیاتی‌ترین مزایای این نوع سیستم‌ها امکان ایجاد یک پایگاه داده از تاریخچه عملکرد تجهیزات است. از تاریخچه تجهیزات در CMMS می‌توان برای نمایش روند عملکرد تجهیزات، تعیین KPI ها، زمانبندی برنامه نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و کاهش زمان انجام تعمیرات استفاده کرد.
• امروزه IOT به یکی محبوب‌ترین ابزارهای حوزه تکنولوژی تبدیل شده است. IOT مفهومی است که در آن به اتصال تجهیزات به یکدیگر از طریق شبکه اینترنت می‌پردازد و هدف از آن ایجاد یک شبکه هوشمند آنلاین است. یکی از استفاده‌های IOT در سیستم پایش وضعیت ارتعاش در تجهیزات است به نحوی که با استفاده از IOT تجهیزات اندازه‌گیری به سیستم هشدار متصل می‌شوند و بر اساس داده‌های آنلاین ارتعاش می‌توان دستورکارهای پیش بینانه را بر روی تجهیز صادر نمود.

بهره‌گیری از فناوری‌های نوین باعث افزایش بهره‌وری نیروی کار، ارتقای کیفیت تصمیم گیری و بهبود راندمان کلی در سیستم نگهداری و تعمیرات می‌شود.

3- استفاده هوشمند از داده‌ها و سوابق تجهیزات

داشتن داده درست برای بهینه سازی عملکرد و کمک به تصمیم‌گیری‌های سخت تجاری برای یک سازمان بسیار حیاتی است. یکی از اولین چالش‌هایی که سازمان‌ها باید برای ساختن یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات درست با آن مواجه شوند، چالش جمع آوری داده‌های مرتبط با فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات است. در این زمینه اولین سوالی که سازمان باید به آن پاسخ دهد این است که کدام داده‌ها و اطلاعات نگهداری و تعمیرات برای من اهمیت دارند. تاریخچه تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی در طول فرایند تعمیرات و نگهداری می‌توانند مجموعه‌ای از اطلاعات ارزشمند را برای سازمان ایجاد کنند. برای مثال دانستن اینکه یک تجهیز چه زمانی خریداری شده است و چه مدت است که در حال بهره‌برداری است می‌تواند یک شاخص خوب برای اینکه چه‌زمانی این تجهیز نیاز به تعمیر و یا تعویض دارد، باشد.

هر چقدر جزئیات ثبت شده در دستورکارهای قبلی بیشتر باشد می‌توان تخمین دقیق‌تری از انجام دستورکارهای بعدی داشت و این بسیار برای افزایش بهره‌وری نیروهای نگهداری و تعمیرات حائز اهمیت است. لیست متریال مورد نیاز، لیست مهارت‌های در دسترس در هفته آتی، نقشه‌ها و دستورالعمل‌هایی که باید به آن‌ها رجوع شود و پیش نیازها و هماهنگی‌هایی که برای انجام کار نیاز است نمونه‌هایی از داده‌هایی هستند که داشتن آن‌ها بسیار برای فرایند مدیریت نگهداری و تعمیرات با ارزش است. بعد از اینکه داده‌های مورد نیاز جمع آوری شدند باید اطمینان پیدا کنیم که تمام کسانی که در این فرایند به این داده‌ها نیاز دارند می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. این افراد می‌توانند از مدیر بهره‌برداری تا تکنسین تعمیرات را شامل شوند. علاوه بر این که در اختیار قراردادن اطلاعات مورد نیاز به تکنسین‌ها می‌تواند چقدر با ارزش باشد، استفاده از تجهیزات موبایل تکنسین‌ها را قادر می‌سازد تا اطلاعات تجهیزات را با دقت بالاتری ثبت کنند. برا مثال اگر تکنسین‌ها بتوانند زمان اتمام کار را در همان لحظه در موبایل ثبت کنند، زمان دقیق‌تری از انجام کار بدست می‌آید که می‌تواند در برنامه‌ریزی‌های بعدی مورد استفاده قرار گیرد.

مجهز شدن به ابزارهای هوشمند در حوزه مدیریت نگهداری و تعمیرات و تحلیل‌های مرتبط با آن، بهبود تصمیم گیری، تسهیل فرایند نگهداری و تعمیرات و مدیریت بهتر دارایی‌های فیزیکی و تجهیزات را به همراه خواهد داشت.

4- حرکت از نگهداری و تعمیرات واکنشی به نگهداری و تعمیرات پیش کنشی

اخرین عامل موثر در مدیریت نگهداری و تعمیرات موفق که در این مقاله به آن می‌پردازیم، حرکت از نگهداری و تعمیرات واکنشی به سمت نگهداری و تعمیرات پیش کنشی است. ساده‌ترین تعریف از نگهداری و تعمیرات واکنشی را می‌توان چنین دانست: “تعمیر بعد از بروز خرابی”. شرکت‌هایی که از این رویکرد استفاده می‌کنند اکثرا توقف‌های برنامه‌ریزی نشده بیشتر، عمر کوتاه‌تر تجهیزات و هزینه‌های بیشتر نگهداری و تعمیرات را تجربه می‌کنند. البته حرکت به سمت نگهداری و تعمیرات پیش کنشی چالش‌های خودش را دارد. در اولین قدم برای رسیدن به این رویکرد شرکت‌ها باید داده‌ها و اطلاعات تجهیزاتشان را به خوبی جمع آوری و ثبت کرده باشند. به همین دلیل است که گفتیم پیاده سازی CMMS یکی از ارکان اصلی موفقیت سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات است. اما با این وجود صرف جمع آوری داده کافی نیست و شرکت‌ها باید بر روی تحلیل داده‌ها بصورت جدی سرمایه‌گذاری کنند تا بتواند روندهایی که منجر به بهتر شدن فرایند زمان‌بندی برنامه‌های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه می‌شوند را استخراج کنند. چشم انداز شرکت‌ها در این مسیر باید این باشد که در نهایت تمام برنامه پیشگیرانه خودشان را به برنامه‌های پیش بینانه تبدیل کنند.

در این رویکرد هم نمی‌توان توقف‌های برنامه‌ریزی نشده را به صفر رسانید اما با تغییر رویکرد به سمت نگهداری و تعمیرات پیش کنشی می‌توان قبل از بروز خرابی آن را پیش بینی کرد و اقدام متناسب را برنامه ریزی نمود. این کار کمک می‌کند تا توقف‌های برنامه‌ریزی نشده را تا حد قابل قبولی کاهش دهیم، راندمان نفرات را افزایش دهیم، قابلیت اطمینان تجهیزات را ارتقا دهیم و هزینه‌های نگهداری و تعمیرات را کم کنیم.

جمع بندی

چالش‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات در تمام سازمان یکسان است، اما هر شرکتی باید اهداف و اولویت‌های نگهداری و تعمیرات خودش را تعیین کند و بر اساس آن برنامه نگهداری و تعمیرات شرکت را تبیین و پیاده‌سازی کند. برای موفقیت در مدیریت نگهداری و تعمیرات نمی‌توان یک نسخه واحد را توصیه نمود چرا که بسته به نوع صنعت و شرایط هر شرکت، عوامل موفقیت در این موضوع می‌تواند متفاوت باشد. با این حال مواردی که در این مقاله معرفی شدند که شامل 1) تسهیل فرایند مدیریت کار، 2) توانمندسازی از طریق ابزارهای تکنولوژیک، 3) استفاده هوشمند از داده‌های تجهیزات و 4) حرکت به سمت نگهداری و تعمیرات پیش کنشی جزء عوامل اساسی در ایجاد یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات خوب و موثر هستند. این عوامل می‌توانند مزایای بنیادینی نظیر کاهش توقف‌های برنامه ریزی نشده، افزایش بهره‌وری نیروهای کار، افزایش عمر تجهیزات و کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات را به همراه داشته باشند.

منبع :

https://www.reliableplant.com/Read/31552/maintenance-program-success