دو دستاورد بزرگ از مهم ترین مزایای سیستم­ های مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM، افزایش ظرفیت تولید و کاهش هزینه‌ها است که از طریق بهبود دسترس‌پذیری و افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات و همچنین  کاهش هزینه‌های کلی نگهداشت میسر می شود. قابل توجه است که در بعضی از صنایع، افزایش 10 درصدی دسترس‌پذیری، که شاید ناچیز دیده شود، منجر به افزایش حتی بیش از 100 درصدی سود و بازگشت سرمایه می‌شود؛ و کاهش کوچکی در هزینه‌های کلی نگهداشت (حتی کمتر از 5%)، مانند کاهش دارایی‌های موجود در انبار، باعث افزایش قابل توجه سود و بازگشت سرمایه خواهد شد.

بعنوان نمونه، از مطالعه ای که توسط  شرکت AT Kearney بر روی 558 کاربر CMMS از صنایع مختلف انجام و در  مجله Industry Week  منتشر شده، نتایج زیر بعد از پیاده سازی مناسب نرم افزار به دست آمده است:

• 28% افزایش در بهره وری نگهداری و تعمیرات
• 20% کاهش در توقفات تجهیزات
• 20% کاهش در هزینه های مواد و قطعات یدکی نگهداری و تعمیرات
• 18% کاهش در ارزش انبار نگهداری و تعمیرات

از طرف دیگر، هنگام بررسی نرم افزارهایی مانند CMMS و EAM، بسیاری از افراد علاقمندند که بدانند بازگشت سرمایه (ROI) ناشی از داشتن این سیستم ها چقدر است. شرکت‌های فروش نرم‌افزار زیادی را دیده‌ایم که محاسبات ROI را برای به‌دست‌آوردن بازگشت سرمایه ارائه می‌کنند؛ البته نباید فراموش کرد که فرض همه این محاسبات پیاده‌سازی و بهره‌برداری موفق از سیستم است. این بدیهی است که با مؤثرتر و کارآمدتر کردن افراد، در هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد ولی چگونه بایستی به این مهم دست پیدا کرد؟

لازم به ذکر است که منظور از پیاده‌سازی مناسب یعنی داده‌های مورد نیاز در سیستم با فرمت مناسب جمع‌آوری و در آن ثبت شده است، افراد در استفاده از آن آموزش‌های لازم را دیده‌اند و دقیقاً می‌دانند چگونه از سیستم استفاده کنند به طوری که به کمک سیستم، تمامی امور و فرایندهای مربوط به واحد نگهداشت، مدیریت می‌شود.

مزایای سیستم­ های مدیریت نگهداری و تعمیرات چه هستند و چگونه می توانند به بازگشت سرمایه یاری رسانند؟

همانطور که در ابتدای متن بیان شد، دو دستاورد بزرگ و مزایای سیستم­ های مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM، افزایش ظرفیت تولید (عملکرد تجهیزات) و کاهش هزینه‌ها است که از طریق “بهبود دسترس‌پذیری و افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات” و همچنین “کاهش هزینه‌های کلی نگهداشت” میسر می شود. در ادامه به هر کدام از این دو مورد می پردازیم و الزاماتی که در سازمان و سیستم نیاز داریم تا به افزایش ظرفیت تولید و کاهش هزینه ها منتهی شوند را ذکر می کنیم.

1. بهبود دسترس‌پذیری، قابلیت اطمینان و تعمیرپذیری منجر به مزایای:

1-1: کاهش خرابی‌ها، کاهش وقفه‌ها، کاهش هزینه چرخه عمر و افزایش سرعت تولید می شود. طبق تحقیقات شرکت AT Kearney در مجله Industry Week، این مزیت باعث افزایش 2 تا 5 درصدی زمان در دسترس تجهیزات می شود. به دست آوردن این مزیت در سازمان نیاز به راه حل هایی در سیستم نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM دارد:

• پشتیبانی از تحلیل سوابق و قابلیت اطمینان تجهیزات
• مدیریت داده‌های تجهیزات
• ثبت مهارت‌ها
• ثبت صورت قطعات
• پشتیبانی از ایجاد و زمان‌بندی PM روزانه

1-2: همچنین منجر به کاهش اختلالات، کاهش دوباره‌کاری و پایش عملکرد (در نتیجه افزایش بهره وری)   می شود. بر اساس مطالعات ذکر شده، این تغییرات باعث افزایش 10تا25% بهره وری کارکنان سازمان (تعمیرکاران، مهندسین، ناظران، انبارداران، ماموران خرید، مدیران) و  کاهش 10 تا 50%  اضافه کاری آنها و  کاهش  25 تا 50% هزینه های پیمانکاران می شود.

راه حل های آنها در سیستم عبارتند از:

• پایش اختلالات دستگاه نسبت به عملکرد مطلوب
• پایش وضعیت دستور کار و تعیین دوباره‌کاری
• ردیابی داده‌های هزینه و عملکرد هر تجهیز
• ردیابی داده‌های هزینه و عملکرد هر فرایند مدیریت کار

2. کاهش هزینه‌های کلی نگهداری و تعمیرات نیز از طریق موارد زیر امکانپذیر می شود که راه حل های سیستم نگهداری و تعمیرات نیز در آنها ذکر شده است:

• کاهش نیروی کار؛ راه حل آن در سیستم:
• توانمندسازی اجرا و کنترل کار
• ایجاد امکان برنامه‌ریزی برای نیروی انسانی و مواد و قطعات یدکی

• کاهش دارایی موجودی؛ طبق تحقیقاتی که ذکر شد، پیاده سازی موفق سیستم می تواند باعث کاهش 10% ارزش موجودی انبار و 5 تا 10 % هزینه های مواد و قطعات در هر دستور کار تعمیراتی می شود. راه حل آن در سیستم:
• تحلیل مصرف موجودی
• تحلیل سرمایه‌گذاری در موجودی

• کاهش کار اضطراری؛ راه حل آن در سیستم:
• پشتیبانی از زمان‌بندی PM
• پشتیبانی از تحلیل داده‌های قابلیت اطمینان

• کاهش کاغذبازی؛ راه حل آن در سیستم:
• خودکارسازی دستور کار
• خودکارسازی سفارش خرید

• پایش عملکرد؛ راه حل آن در سیستم:
• ردیابی هزینه‌ها بر اساس منطقه، کار، نوع هزینه‌ها و نیروی انسانی

دستاوردهای بالقوه سیستم های (CMMS/EAM) در یک نمونه صنعتی

به عنوان نمونه می توانیم بصورت زیر محاسباتی برای یک مجتمع صنعتی  ایرانی انجام دهیم:

• تولید سالانه معادل 130 میلیارد تومان
• بودجه معمول بهره برداری و نگهداشت معادل 10 میلیارد تومان
• بودجه اضافه کاری نگهداری و تعمیرات معادل 1 میلیارد تومان
• هزینه پیمانکار معادل 1.5 میلیارد تومان
• ارزش موجودی انبار معادل 6 میلیارد تومان
• هزینه مواد و قطعات یدکی نگهداری و تعمیرات معادل 6 میلیارد تومان

بنابر آنچه گفته شد، مزایایی که بعد از پیاده سازی صحیح یک نرم افزار تراز اول مدیریت  نگهداری و تعمیرات می توان بدست آورد  را بر اساس جدول زیر می توان تخمین زد. البته این محاسبات، حالت حداقلی بازگشت سرمایه در هر مورد را محاسبه کرده است.

همانطور که در مثال بالا می بینید، در میان مدت، و حتی در کوتاه مدت، برآیند توجه به تمامی  الزاماتی که پیشتر  در مورد سازمان و سیستم نگهداری و  تعمیرات CMMS / EAM  ذکر گردید، سود و بازگشت سرمایه قابل توجهی  به همراه خواهد آورد. بدیهی است که با کاهش هزینه ها و افزایش ظرفیت تولید، از هدررفت منابع جلوگیری شده و بازگشت سرمایه به طور کاملا محسوسی مشاهده خواهد شد. و البته با پیاده سازی موثر این کاهش هزینه ها و افزایش ظرفیت تولید، براحتی هزینه های ناشی از خرید، سفارشی‌سازی، یکپارچگی با سایر سیستم‌ها، آموزش، اقدامات لازم برای پیاده‌سازی، ارتباطات، سخت‌افزارهای جانبی (مانند افزودن چاپگرها، اسکنرها، فرکانس رادیویی و ابزارهای سیار)، هزینه‌های مربوط به کارکنان و نیز هزینه‌های مرتبط با تغییر فرایندها و رویه‌های لازم برای کارکرد سیستم را تحت پوشش خود قرار خواهد داد.