بهبود مستمر نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM
بهبود مستمر نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM
شاید شما هم به این نتیجه رسیده باشید که نرم افزار نگهداری و تعمیرات سازمانتان آنطور که باید کارآمد نیست و به دنبال راهی برای بهبود مستمر نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM سازمانتان باشید. اما به راستی چرا نرم افزارهای این‌چنینی که ماهیت پشتیبانی دارند بعد از مدتی ناکارامد می‌شوند؟ پاسخ را باید در ماهیت فرایندها و فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات جستجو کرد.
اساسا فرایندها زنده و پویا هستند و در هر زمان نیاز به اصلاح و بهبود مطابق هدفی که برای آن تعریف شده اند، دارند به همین علت فرایند پیاده‌سازی و استقرار سیستم‌های پشتیان نگهداری و تعمیرات را نباید یک پروژه در نظر گرفت که در یک زمانی شروع می‌شود و پس از طی مراحلی به پایان می‌رسد، بلکه باید آن را یک چرخه در نظر گرفت که یک قسمت از آن نیز ارزیابی نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM است. همه آنچه که در سیستم‌های نگهداشت انجام می‌شود نوعی فرایند است که هدفی از انجام آن وجود دارد ولی سازمان‌ها در بسیاری از موارد همگام با تغییرات و تحولاتی که در طی ماه‌ها و سال‌ها در آن‌ها ایجاد می‌شود این فرایندها را بازبینی و بازنگری نمی‌کنند و به همین علت پس از مدتی این فرایندها ناکارامد می‌شوند. پر واضح است که سیستم هم خروجی را منطبق بر دادههای ورودی و فرایندهای تعریف شده تحویل می‌دهد و نتیجه می‌شود آنچه که می‌شود…
دقیقا در همین زمان است که ضرورت و اهمیت ارزیابی و بهبود مستمر نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM محرز می‌شود.
اهمیت ارزیابی نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM
بیشتر سازمان‌ها از ارزیابی نرم‌افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات (CMMS/EAM) استفاده می‌کنند تا به سازمانشان در مدیریت تجهیزات/دارایی‌ها و نگهداشت انجام شده بر روی آن‌ها کمک کنند. تابه‌حال از خود پرسیده‌اید که آیا بیشترین استفاده را از سیستم خود می‌برید یا خیر؟ نمونه‌های مطلوب و سازمان‌های الگو در این زمینه در چه وضعیتی هستند و چگونه خود را با آن‌ها مقایسه می‌کنید؟
ارزیابی نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM یکی از ضروری‌ترین مرحله در فرایند استفاده از این نرم افزارها است. برای اینکه از این نرم افزارها به عنوان ابزار تصمیم ساز استفاده شود، نیاز به ارزیابی این نرم افزارها به منظور بهبود عملکردشان وجود دارد. هر یک از ماژول‌های نرم افزار را می‌توان به صورت جداگانه مورد بررسی، ارزیابی و بهبود قرار داد.
فرض کنیم سازمان شما فرایند انتخاب، خرید و پیاده سازی نرم‌افزار را به درستی طی کرده است و بعد از مدتی سازمان تصمیم به ارزیابی نرم‌افزار موجود و بررسی کارایی آن دارد. در چنین شرایطی باید به سوالات اساسی از قیبل سوال‌های زیر پاسخ دهید:
- آیا دادههای اصلی و لازم جمع‌آوری می‌شوند؟
- آیا فرایندهای تعریف شده در نرم افزار کارایی لازم را دارند؟
- آیا فرایندهای تعریف شده در نرم افزار، به درستی اجرا می‌شوند؟
- آیا شاخصی برای نحوۀ عملکرد نرم افزار تعیین کرده‌اید؟
داده‌ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM
داده‌ها پایه‌های اساسی مجموعه اطلاعات و گزارش‌هایی هستند که می‌خواهیم از سیستم‌های CMMS و EAM دریافت کنیم. چالش اساسی برای ایجاد و بهبود مستمر اطلاعات معنی دار و دقیق از این سیستم‌ها با داده‌هایی که به سیستم می‌دهیم، شروع می‌شود اما سازمان‌هایی هستند که نمی‌توانند دادههای معنی دار و دقیقی برای سیستم خود ایجاد کنند؟ ولی چرا؟ بعضی از علت‌های احتمالی عبارتند از:
- فرایندها در جای خود انجام نمی‌شوند؛
- فرایندها از کنترل خارج هستند؛
- مهارت‌ها و مسئولیت‌ها به‌درستی تعریف نشده‌اند؛
- آموزش سیستم به افراد ناکافی است؛
- فرایند ممیزی برای شناسایی شکاف‌های عملکردی از یاد رفته است؛
- از عملکردهای سیستم به اندازه کافی استفاده نمی‌شود؛
- هیچ برنامه‌ی اندازه‌گیری برای نظارت و ارزیابی فرایندها وجود ندارد؛
- دادههای تجهیز و موجودی انبار به درستی با یکدیگر هماهنگ نشده‌اند؛
تمامی این مواردی که ذکر شد بر روی کیفیت و دادههای نرم افزارها و درنهایت اطلاعات به دست آمده از آن‌ها تاثیرگذار هستند. اگر بتوانیم در فرایند بهبود مستمر این مشکلات را حل کنیم، می‌توانیم داده‌هایی که برای مدیریت عملیات نیاز داریم را نیز ایجاد کنیم.
فرایندها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM
فرایندها فعالیت‌های سیستم هستند که دارایی ها را مدیریت می‌کنند. برای نمونه، وقتی‌که یک آیتم موجودی انبار شمارش می‌شود، تراکنشی برای صدور دستور کار شمارش انبار نیز ایجاد می‌شود. هنگامی‌که دستور کار برای یک تجهیز به سیستم وارد می‌شود، تراکنش دستور کار ایجاد می‌شود. دادههای تراکنشی، که در بالا به آن اشاره شد، به‌عنوان خروجی‌ای از فرایند ایجاد می‌شوند.
دادههای تراکنشی سیستم EAM/CMMS قلب و روح سیستم را تشکیل می‌دهند به‌این‌علت که بر روی گزارش‌دهی و آنالیز خروجی‌ها تأثیر گذاشته و به نظارت و اندازه‌گیری کارایی تجهیزات کمک می‌کند. کیفیت دادههای تراکنشی وابسته به فرایندهایی است که برای جمع‌آوری آن‌ها به کار گرفته می‌شود. برای مثال:
- صادر نشدن کامل و درست تراکنش صدور مواد از انبار منجر به دقیق و کامل نبودن میزان موجودی انبار خواهد شد.
- ثبت نشدن قطعات در دستور کارها منجر به دقیق نبودن هزینه‌های چرخه عمر تجهیزات خواهد شد.
فرایندها باید کارآمد باشند و مهم‌تر از آن، بتوانند اطلاعات تراکنشی خوب و مورد نیاز را تولید کنند. فرایند تقریبی و غیر دقیق و متناقض، داده‌هایی پایین‌تر از سطح استاندارد به همراه خواهد آورد. قوانین کسب‌وکار باید طوری مشخص‌شده باشند که ساختارها و راهنماهای فرایندی را ایجاد کنند؛ (برای نمونه، دستور کاری برای دریافت قطعات از انبار مورد نیاز است). مستندسازی فرایندها راه خوبی برای تسهیل و استانداردسازی انجام فرایند است.
اگر به اطلاعات بیشتری در زمینه بهبود مستمر نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM و بهینه‌سازی جمع‌آوری داده‌ها احتیاج دارید، با ما در تماس باشید…
