مهمترین گزارشات CMMS و EAM
مهمترین گزارشات CMMS و EAM برای مدیریت بهتر دارایی‌های فیزیکی
گزارشات CMMS و EAM که از نرم افزارهای پشتیبان نگهداشت استخراج می‌شود، مرجع تصمیم‌گیری‌های واحد نگهداشت است. اگر نتوان از نرم افزارهای CMMS / EAM گزارشات لازم را برای بهبود فرایندهای نگهداری و تعمیرات استخراج کرد، عملا قسمت بزرگی از اقدامات انجام شده در رابطه با فرایندها و نرم افزارهای نگهداشت موجود در سازمان بی‌نتیجه می‌شود.
برخی از مهمترین گزارشات CMMS و EAM عبارتند از گزارش مدت زمان توقف تجهیز، حالت و علت خرابی، هزینه‌های دستور کارهای نگهداشت، قطعات مصرفی و …. در واقع زمانی می‌توان گفت یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات به یک ابزار تصمیم‌ساز تبدیل شده‌است که بتوان به راحتی گزارش‌های سودمند و مورد نیاز را از آن استخراج و بر مبنای آن‌ها برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کرد. اگر گزارش‌های لازم از نرم افزار استخراج نشود، نرم افزار به جای ابزار تصمیم‌گیری، به یک پایگاه داده برای انبار کردن هزاران دادۀ سرگردان تبدیل می‌شود و به جای اینکه باری از دوش سازمان بردارد، هزینه (هزینه ثبت، فرم، نیروی انسانی، نگهداری داده و …) نیز به سازمان تحمیل می‌کند.
ماژول گزارش‌دهی و تحلیل، یکی از ماژول‌ها و قسمت‌های معمول در بیشتر نرم افزارهای پشتیبان نگهداشت EAM / CMMS است. این ماژول، تمامی داده‌های جمع‌آوری شده توسط بخش‌های دیگر نرم افزار را به صورتی معنی دار برای تحلیل نتایج، با یکدیگر پیوند می‌دهد. گزارشات CMMS و EAM باید تحلیلی از داده‌های جمع‌آوری شده (و نه فقط لیستی از کارهای انجام شده) را ارائه دهد و البته گزارش‌های تحلیلی باید کوتاه و مختصر باشد، نه طولانی و دشوار فهم. انواع گزارش‌های تولید شده در نرم افزار که بتوان بر مبنای آن‌ها تصمیم گرفت، میزان اثربخشی نهایی نرم افزار را برای شرکت اندازه‌گیری می‌کند.
در واقع گزارشات CMMS و EAM حلقۀ متصل کنندۀ فرایندهای نگهداشت هستند. به طور مثال در فرایند مدیریت کار و اقدامات نگهداشت، مرحله آخر مرحله گزارش‌دهی است. در این مرحله کاری که در مراحل قبل برنامه‌ریزی و زمانبندی شده است، توسط نفر ذی‌صلاح اجرا می‌شود و گزارش انجام کار نیز برای تمامی دستور کارها برای استفاده‌های بعدی در تحلیل علل ریشه‌ای و بررسی کارایی استراتژی‌های نگهداشت و همچنین محاسبۀ شاخص های عملکردی نگهداری و تعمیرات ثبت می‌شود. یا در مثالی دیگر، پایش میزان مصرف مواد و اقلام استفاده‌شده برای رویکردهای مختلف نگهداشت امری ضروری است زیرا الگوی مصرف قطعات به‌عنوان پارامتری در جهت کنترل خرابی‌ها استفاده می‌شود. بنابراین اگر بتوان گزارش‌های قابل اعتماد و کاربردی از نرم افزار گرفت، می‌توان کلیۀ فرایندهای نگهداشت موجود یا مورد نیاز سازمان را پایش یا شناسایی کرد و تنها در این صورت است که می‌توان واحد نگهداری و تعمیرات سازمان را به یک واحد پویا و اثربخش برای مدیریت دارایی‌های فیزیکی تبدیل کرد.
کدام گزارشات CMMS و EAM برای سازمان مفید است؟
بعضی از نرم افزارها صدها قالب گزارش “از پیش آماده” دارند. اما آیا واقعا به همۀ آن‌ها نیاز است؟ آیا به جز این قالب‌های گزارشی، سازمان به گزارش‌های دیگری احتیاج ندارد؟ دقت داشته باشید که عامل تصمیم‌گیرنده در استفاده از گزارشات CMMS و EAM کارایی آن‌ها برای مدیریت فرایندها و فعالیت‌های نگهداشت است. گزارش‌ها باید متناسب با شاخص‌هایی باشد که برای کنترل فرایندهای مدیریت نگهداری و تعمیرات تعریف کرده‌اید. اگر گزارشات CMMS / EAM که از نرم افزار استخراج می‌شود شاخصی را که برای مدیریت نگهداشت از آن بهره می‌برید پشتیبانی نکند، تولید آن‌ها سودمند نیست. به طور مثال اگر فرایند نگهداشت را با استفاده از معیاری مانند مقایسه بین بودجه تخمینی و بودجه واقعی نگهداشت پایش کنید و نرم افزار CMMS / EAM نتواند گزارش بودجه را ارائه دهد، بنابراین این نرم افزار نیاز سازمان شما را پشتیبانی نمی‌کند. نکته دیگر که باید دقت شود این است که تولید گزارش‌های دارای صدها صفحه داده که هرگز از آن استفاده نمی‌شود، به مراتب بدتر از نداشتن گزارش است. به عبارت دیگر، گزارش‌های خیلی زیاد نرم افزار CMMS / EAM هم به اندازه گزارش‌های خیلی کم بد است. این حجم زیاد داده‌ها باعث می‌شود تا بار کاری اضافه‌ای بر دوش مدیر گذاشته شود. در چنین شرایطی فرایندهای مهم نظارت نمی‌شوند و فرصت‌های بهبود از دست می‌روند. به طور کلی گزارشات باید در روشن شدن موارد زیر کمک کند:
- آنچه را رخ نمی‌دهد ولی باید رخ دهد را مشخص کند.
- انحراف از روندهای کاری را مشخص کند.
- کارهایی که باید انجام شود و یا پیگیری شود را مشخص کند.
- اطلاعات سوابق برای تأیید و ایجاد درست رد ممیزی ایجاد کند.
- اطلاعات پیش‌بینی پذیر برای برنامه‌ریزی‌های آینده تولید کند.
EAM باید ارائه تصویری داده‌ها را تسهیل کنند. یک نرم افزار پشتیبان مناسب برای واحد نگهداشت به کمک تحلیل و پایش، داده‌ها را زنده می‌کند و به حرف وا می‌دارد.
معمولا گزارشات CMMS / EAM در نرم افزارهای نگهداشت از سه بخش تشکیل‌شده‌اند: گزارش عملیات، گزارش هزینه و بودجه و گزارش عملکرد.
- گزارش عملیات بر روی فعالیت‌ها و فرایندهای روزبه‌روز یا تاکتیکی سازمان تمرکز می‌کند.
- گزارش هزینه و بودجه بر روی هزینه‌های نیروی انسانی، مواد و قطعات یدکی و خدمات و همچنین چگونگی تخصیص این هزینه‌ها به دارایی‌های سازمان، تمرکز می‌کند.
- گزارش عملکرد بر روی خروجی‌های KPI تمرکز می‌کند.
جدول زیر تعدادی از نمونه‌های گزارش‌دهی در یک نرم افزار CMMS یا EAM را نشان می‌دهد. گزارشات CMMS / EAM دارای نمودارها، گراف‌ها و جداول بهترین روش برای ارائه تصویری و مشاهده روند داده‌ها است.
سخن آخر، اگر به دنبال بهینه‌سازی گزارشات CMMS و EAM هستید، ابتدا تعیین کنید به چه اطلاعاتی واقعا احتیاج دارید. اگر این داده‌ها وجود نداشته باشد، لازم است مسیر فرایندها را مرور کنید تا ردپای این داده‌ها را بیابید. پیشنهاد می‌کنیم که رد داده‌های لازم برای داشتن گزارشاتی مفید و اثر بخش را در دستور کارهای نگهداری و تعمیرات بیابید و مطمئن شوید که این داده‌ها و اطلاعات بدقت با دستور کارها جریان می‌یابند. بدون وجود دستور کار، انگار هیچ کاری انجام نشده است، چه برسد که بخواهیم آن را در CMMS یا EAM گزارش کنیم.
