دستور کار در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM مانند رودی است که جریان یافتن اطلاعات را در دنیای نگهداری و تعمیرات ممکن می‌سازد. در سیستم‌های نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM، اطلاعات مربوط به آنچه باید انجام شود، پیگیری آن‌ها و ثبت آنچه انجام شده، از جمله میزان مصرف منابع (زمان، قطعه، نیروی انسانی و… ) همگی توسط گردش دستور کار ممکن می‌شوند. بررسی بهترین راهکارها و تجربه‌­های مختلف در صنعت نشان می‌­دهد که تعریف انواع و فرایندهای گردش کار و اولویت‌بندی صحیح آن‌ها، کلید اصلی افزایش اثربخشی و بهینه کردن هزینه‌­های‌ واحد نگهداشت است. هر دستور کار باید متناسب با موضوعی که برای آن صادر شده است بتواند مشکل را به‌­طور شفاف، بیان و کننده کار را در انجام سریع و باکیفیت آن راهنمایی کند.

نگاهی به انواع مختلف کارهای نگهداشت در سازمانتان بیندازید. آیا تمامی کارهای مختلفی که نفرات نگهداشت بصورت نوعی انجام می‌دهند، به سرعت قابل شناسایی است؟ اگر شما این فعالیت‌ها را در قالب نوعی دستور کار نمی‌بینید، عملاً هیچ پایش و گزارشی هم از آن‌ها نخواهید دید. معمولاً برای دستور کارها اولویت‌هایی نیز تعریف می‌شود؛ تا به برنامه‌ریزان در درک چگونگی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی سریع درخواست‌های کار کمک کند.

در اکثر سیستم‌ ­های پشتیبان نگهداری و تعمیرات EAM/CMMS مفهوم دستورکار بخشی از ماژولی به نام مدیریت کار است که فرایند گردش کار نگهداشت، از درخواست تا تبدیل شدن به دستور، و سپس برنامه‌ریزی، زمانبندی، اجرا و بسته شدنش را توسط سیستم مدیریت می­‌کند.

در واقع دستور کارها در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM  قلب تپندۀ این سیستم­‌ها هستند. این دستورکارها سیستم را قادر می­‌سازند تا فرایند نگهداری و تعمیرات را بهینه­‌تر و مدیریت سوابق را آسان‌­تر کند و همچنین شناسایی کارهای عقب افتاده و تعریف شاخص‌ها بهتر انجام شود.

فرایندهای دستور کار در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM

اگر به دنبال یک ساختار مناسب برای ایجاد فرایند دستور کار در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM در سازمان خود هستید، لازم است در گام اول، انواع فرایندها و گردش کارها را به خوبی شناسایی و تعریف کنید. برای انجام این کار، معمولا کلاس‌­های مختلف دستور کار و همچنین وضعیت‌های مختلفی که هرکدام از آن‌ها می‌توانند به خود بگیرند، در سیستم نگهداری و تعمیرات تعریف می­‌شود. این کلاس­‌ها از این جهت اهمیت دارند که در آن‌ها، متناسب با نوع دستور کار، منابع مختلف مثل مواد و قطعات یدکی و مهارت و تخصص لازم، ابزارها، مجوزها و … می‌­تواند متفاوت باشد. همچنین لازم است که معیارهای اولویت‌بندی دستور کار در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM تعیین شوند.

اولویت‌­بندی دستورکار در واقع تخصیص ارزش به هر دستور کار است و میزان اهمیت کار مورد نیاز و میانگین زمانی پاسخ به آن کار را تعیین می‌کند. اولویت­‌بندی دستورکارها برای شناسایی زمان میانگین برنامه‌ریزی و زمان میانگین اجرا مورداستفاده قرار می­‌گیرند.

بطورمثال بعضی دستور کارها مخصوص پاسخ‌­های اضطراری‌اند. البته گاهی دستور کارهای اضطراری بعنوان کلاسی منحصر به فرد تعریف می‌شوند. این دستور کارها به کمترین اطلاعات (شامل کد تجهیز یا دارایی و شرح خرابی) نیاز دارند که انجام سریع کار را تسهیل کنند و معمولاً نیاز به تأییدات مختلف و سیستمی ندارند. همچنین، دستور خروج مواد و قطعات یدکی از انبار و اختصاص نیروی انسانی به سرعت به این نوع دستور کارها تخصیص داده می‌شود.

انواع دستورکار

تعریف انواع مختلف دستور کار، امکان تفکیک و دسته‌بندی کارها، و با در نظر گرفتن انواع وضعیت‌های دستور کار، امکان پایش انواع کارهای اجرا شده و عقب افتاده را مسیر می‌سازد؛ و این امکان را فراهم می‌کند که سازمان درک کند که منابع کجا و چگونه استفاده می‌شود. لازم به ذکر است که مستندات دقیق مربوط به هر نوع کار و شرایط استفاده از آن‌ها باید تهیه و در اختیار هر کاربر در ماژول دستور کار در سیستم های نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM گذاشته شود.

معمولا دستور کارها به انواع مختلفی تقسیم‌­بندی می‌شود برخی از این انواع عبارتند از:

• کالیبراسیون
• اصلاحی
• اضطراری
• نگهداشت پیش‌بینانه (PdM)
• نگهداشت پیش‌گیرانه (PM)
• پروژه‌ای
• بازسازی
• ایمنی
• برنامه‌ریزی‌شده
• توقف
• آموزش

برخی از انواع این دستور کارها را می­‌توان به دسته‌­بندی‌­های جزئی­‌تری نیز تقسیم­‌بندی نمود. با این کار هزینه و ساعت‌های تمامی فعالیت‌های نگهداشت بر اساس نوع دستور کار (هزینه کلی) در دسترس خواهد بود و انواع دستور کار به تفکیک هزینه و ساعت‌های صرف شده برای هر پروژه قابل محاسبه است. به­‌طور مثال درجدول زیر دو نوع دستور کار به دسته‌های جزئی‌تر شکسته شده‌اند.

همان‌طور که گفته شد، دستور کار قلب تپندۀ سیستم پشتیبان نگهداشت است. تعریف اصولی انواع فرایند‌ها، وضعیت‌ها و اولویت‌بندی‌های دستور کارها می‌تواند فرایند مدیریت کارهای نگهداشت را تسهیل کرده و همچنین زمان و هزینه‌های منابع سازمان را کاهش دهد. بدین ترتیب مرجعی مناسب برای گزارش‌های قابل اعتماد و کاربردی در سازمان نیز به‌وجود می‌آید. بنابراین از مهم‌ترین کارهایی که بایستی در جهت بهبود سیستم نگهداری و تعمیرات انجام شود، تعریف درست فرایند‌های دستور کار و روش اولویت‌بندی آن‌ها در سیستم نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM سازمان است.