انتخاب نرم‌افزارهای پشتیبان نگهداشت CMMS/EAM

اصول انتخاب نرم افزار پشتیبان نگهداشت CMMS یا EAM

هر چه تجهیزات پیچیده تر، سازمان ها بزرگتر و تعداد کارکنان بیشتر می شوند، نیاز به یک سیستم بهتر برای مدیریت اطلاعات نگهداشت تجهیزات بیشتر احساس می شود. دقت کافی درانتخاب نرم افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS یا EAM می تواند به مدیریت این مسئله کمک کند. در بازار انبوهی از سیستم های اتوماسیون برای کمک به مدیریت نگهداری وتعمیرات  وجود دارد. این طیف گسترده می تواند باعث سردرگمی در انتخاب یک نرم افزار مناسب برای سازمان بشود و نتوان به راحتی تعیین نمود که کدام یک بیشترین منافع را برای سازمان به همراه خواهد داشت.

تجربه نشان می دهد سازمان هایی که شرایط کنونی خود را به خوبی ارزیابی نمی کنند و نیازهای کنونی و آینده خود را به خوبی پیش بینی نمی کنند بیشترین درصد شکست پروژه های پیاده سازی را تشکیل می دهند. شما اگر بهترین افراد و کارامدترین فرایندها هم در سازمانتان تعریف کرده باشید اما ابزار مناسب و کارامدی برای  مدیریت آن‌ها نداشته باشید هرگز نمی توانید بهره وری سازمانتان را افزایش دهید.

درک الزامات قبل از انتخاب نرم افزار CMMS یا EAM

در طی فرایند انتخاب، مهم‌ترین نکته این است که بدانید در پی چه هستید و چرا. به بیان دیگر، باید الزامات را درک کنید و طرح توجیهی بی‌نقصی برای خرید CMMS تهیه کنید. زیاد اتفاق می‌افتد که سازمان‌ها مبالغ هنگفتی را صرف تهیۀ سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌کنند، اما هیچ بهبودی در دسترس‌پذیری تجهیزات یا هزینه‌های نگهداشت روی نمی‌دهد!

مشکلات عمده ای را که فکر می ­کنید با اجرای CMMS حل می­ شوند مشخص کنید؛ در واقع مزایایی که از این توسعه حاصل می­شوند را بررسی کنید. برآورد کنید با دست یابی به این اهداف چه مقدار پول صرفه جویی می­ شود؟

بسیار مهم است که مشکلات به خوبی از نظر درآمد از دست رفته، ناکارآمدی درعمل، ناتوانی در رسیدن به اهداف کسب و کار فعلی و آینده بررسی شوند. هنگامی که مشکلات شناسایی و تعریف شدند، اهداف سیستم پیشنهادی را می ­توان با دقت بالایی مشخص نمود.

امکانات ضروری برای یک سیستم مناسب

پس از آنکه اهداف خود را شناختید، باید در پی یافتن سیستمی باشید که در تحقق این اهداف به شما کمک کند. این سیستم باید بتواند فرایندهای صحیح کسب‌وکار و الگوهای برتر نگهداشت را پشتیبانی کند. اگر اولین بار است که  CMMS یا EAM را پیاده‌سازی می‌کنید، باید آگاه باشید که شما فقط یک «ابزار بانک اطلاعاتی  تجهیزات » خریداری نکرده‌اید، بلکه یک  ابزار تصمیم ساز که  می‌تواند از فرایندهای کسب‌وکار شما پشتیبانی کند و آن‌ها را بهبود بخشد و درعین‌حال تسهیل‌کنندۀ خوبی برای اِعمال طیف گسترده‌ای از تغییرات در نحوۀ مدیریت نگهداشت سازمان شما باشد، خریداری کرده اید. به همین خاطر به شما پیشنهاد می کنیم از ماهیت ابزاری CMMS یا EAM فراتر روید و قدرت آن را در توانمندسازی سازمان و فرایندها برای رسیدن به اهداف تعیین شده و  بسیاری از کارکردها و عملیات دیگر درنظر بگیرید.

توانایی پایش و بازطراحی فرایندهای کسب‌وکار، مهم‌ترین بخش از پروژۀ پیاده‌سازی این سیستم است؛ اگر چنین نکنید، دیر یا زود درخواهید یافت که فقط دارید همان فرایندهای قبلی و احتمالاً غیرمؤثر را با سرعتی بیشتر انجام می‌دهید. یک  سیستم مناسب نگهداری و تعمیرات باید ابزارهایی مثل موتورهای تولید جریان های کار را در اختیار شما قرار دهد که به راحتی و با کمترین مشکل  بتوانید پایش و بازطراحی را انجام دهید و سیستم بتواند خود را با تغییرات جدید و مورد نیاز شما بروز کند.

هنگامی که درخصوص اهداف و طرح کلی سیستم به توافق رسیدید، گام بعدی مشخص نمودن امکانات خاصی است که درسیستم جدید مورد نظر هستند در این مرحله، قابلیت های اصلی را که سیستم ((باید)) داشته باشد تا نیاز های کسب و کار شما را به خوبی برآورده کند تعیین  کنید برخی این قابلیت ها عبارتند از:

• توانایی مدیریت صحیح انجام کار
• توانایی مدیریت قطعات یدکی
• توانایی تعریف شاخص های نگهداری و تعمیرات و پایش آن
• توانایی مدیریت انواع برنامه های نگهداشت پیشگیرانه و نگهداشت پیشگویانه
• توانایی سفارش و خرید قطعه
• و…

این که سیستم نرم افزاری مناسب شما کدام یک از این بخش ها را باید داشته باشد و کدام بخش را احتیاج ندارید کاملا وابسته به نیازسنجی و طرح توجیهی است که در مرحله قبل تهیه کرده اید.

اگر گام های فوق به خوبی اجرا و پیاده شود قدم مهمی در انتخاب نرم افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS یا EAM برای سازمانتان برداشته اید. اما این یک روی سکه است. موارد مهم  دیگری نیز وجود دارد که باید در انتخاب نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM انجام شود برخی از این موارد عبارتند از:

• سهولت در کاربری
• قابلیت لینک شدن نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات انتخاب شده با سایر نرم افزارهای مرتبط در سازمان شما
• سخت افزار لازم و مورد نیاز
• قابلیت بومی شدن با فرایندها ی کسب و کار سازمان شما
• قابلیت ارتقا
• و…

درنهایت یادتان باشد که اگر بهترین نرم افزار هم انتخاب کنید، کارایی این نرم افزار برای سازمان شما وابسته به نحوه ی تعامل شما با نرم افزار است. این شمایید که اگر فرایندهای نگهداشت را به طور صحیح تعریف کنید به گونه ای که تمام اقدامات نگهداری و تعمیرات و گردش اطلاعات آ نها از طریق سیستم مدیریت شود،  نرم افزار را به یک ابزار تصمیم ساز تبدیل کرده­اید. اگر می‌خواهید محصول خوبی از نرم افزارهای پشتیبان نگهداشت برداشت کنید و به اهدافی که تعیین کرده اید برسید باید  ضمن اینکه خوب نرم افزار نگهداری و تعمیراتتان را انتخاب می کنید، خوب هم آن را به بلوغ برسانید.