توانایی مدیریت داده ­ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS) و مدیریت دارایی‌های سازمان (EAM)، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که باید در هنگام خرید و جمع‌آوری دادۀ تجهیزات و پیاده‌سازی این خانواده از نرم ­افزارها، مورد توجه قرار داد.

به‌طورکلی، داده عبارت است از رویدادها، حقایق و تراکنش‌هایی که از مطالعه، مشاهده، شمارش، اندازه‌گیری و… به دست می‌آید که معمولاً به‌صورت خام هستند ولی اطلاعات درواقع داده‌های پردازش‌شده‌ای هستند که برای دریافت‌کننده مفید هستند. در واقع اطلاعات، خروجی­ پردازش داده‌ها هستند. هدف از جمع‌آوری و ثبت داده­‌ها در سیستم­‌های نگهداشت CMMS و نرم افزارهای مدیریت دارایی­ های فیزیکی EAM استفاده از آن‌ها در تحلیل‌های مختلف و استخراج اطلاعاتی مفید برای تصمیم‌گیری در سازمان است. خوشبختانه در بحث نگهداشت و سلامت تجهیزات پیشرفت تکنولوژی و ابزارهای مدیریت داده (به‌خصوص در سال‌های اخیر) بسترهایی فراهم آورده است که اگر به‌درستی از نظر داده‌های ورودی خوراک‌دهی شوند، می‌توانند آمارها و اطلاعاتی در اختیار واحد نگهداشت سازمان قرار دهند که حتی پیشرفته‌ترین ابزارها و متخصص‌ترین تیم‌­ها و افراد هم از پیش‌بینی آن عاجزند.

این نتایج در گرو استفادۀ هم‌زمان از دادۀ تمیز و ابزارهای کارآمد است. آنچه بدیهی است، این است که امروزه خود داده و اطلاعات یکی از مهم‌ترین دارایی‌های سازمان به شمار می‌رود چراکه گردآوری و نگهداری آن ‌هم برای سازمان هزینه دارد و هم اگر کارآمد و اثربخش جمع‌آوری و مدیریت شود، می‌تواند برای سازمان ارزش‌افزوده فراوانی ایجاد کند. اما این چالش وجود دارد که این داده‌­ها چگونه باید جمع‌آوری و استفاده شوند تا این ارزش‌افزوده و این کارایی که از آن صحبت شد، با کمترین هزینه عاید سازمان شود. بدون شک یک ساختار مناسب برای مدیریت داده‌ها و اطلاعات دارایی‌ها در سازمان می‌تواند این مشکل را حل کند. در ادامه این مقاله به ویژگی­‌های اساسی یک مدل کارامد برای مدیریت داده ‌ها و اطلاعات دارایی‌ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات مانند CMMS و EAMها خواهیم پرداخت.

مزایای مدیریت داده ها و اطلاعات تجهیزات به کمک نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات

مدیریت اطلاعات در موضوع دارایی‌های سازمان، چرخه‌ای است که قسمت بسیار مهم  آن را فعالیت‌های مرتبط با نگهداشت دارایی‌­ها در سازمان تشکیل داده و شامل کلیه مواردی است که داده در چرخۀ عمر خود طی می­‌کند. این موارد می‌تواند شامل شناسایی، دسته بندی، ورود به سیستم، برنامه‌ریزی، سازماندهی، ساختارمند کردن، در قالب فرآیند درآوردن، کنترل کردن، ارزیابی و گزارش‌دهی داده‌ها و همچنین تفسیر گزارش و اطلاعات و نیازسنجی دوباره داده باشد. همه این آیتم‌ها جزء مواردی است که باید در مدیریت داده ­ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزار نگهداری و تعمیرات مدنظر قرار گیرد.

نرم افزارهای مدیریت دارایی­ های فیزیکی علاوه‌ بر مدیریت حجم عظیم داده‌های سازمان، آن‌ها را طبقه‌بندی و تحلیل نیز می‌کنند و اطلاعات مفیدی در اختیار سازمان قرار می‌دهند. بسیاری از شرکت‌ها دریافته‌اند که استفادۀ مؤثر از مدیریت اطلاعات تجهیزات پیامدهای شایانی دارد. به طور مثال تکنیک‌های آماری به‌کاررفته در EAM و CMMS و APM ها، کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری در مورد میزان سفارش مجدد، اینکه کدام سفارش‌ها به کدام فروشنده‌ها ارسال شود، کدام افراد چه زمانی برای انجام کار در دسترس هستند، چه نوع تجهیزاتی برای انجام کار آماده است، کدام دستور کار باید اول انجام شود، عملکرد کدام تجهیز از اهداف مشخص‌شده برای قابلیت اطمینان پایین‌تر آمده است، کدام تجهیزات هنوز ضمانت دارند، از کدام برنامۀ کارِ استاندارد استفاده شود و چه زمانی برای کار نگهداشت اصلاحی (نگهداشت اقتضایی) باید دستور کار صادر شود و صدها تصمیم دیگر تسهیل شود.

مطالعات انجام شده و نتایج منتشر شده از مراجع معتبر در این زمینه نشان می‌دهد اگر داده­‌های مربوط به دارایی‌های سازمان به خوبی شناسایی شده، به سیستم وارد شده، پردازش شده و به موقع در دسترس باشند می‌تواند:

• اثربخشی کلی تجهیزات (که نتیجۀ دسترس‌پذیری، سرعت و دقت است) را از 50 به 85 درصد افزایش ‌دهد.
• قابلیت اطمینان (میانگین زمان بین خرابی‌ها) را تا 20 درصد افزایش دهد.
• بهره‌وری نیروی کار را بین 20 تا 30 درصد افزایش دهد.
• استفاده از مواد و ضایعات قطعات یدکی را بین 20 تا 50 درصد کاهش دهد.

این‌ها تنها بخشی از آورده‌های یک سیستم مدیریت اطلاعات دارایی کارآمد در سازمان است. اینکه اینچنین دستاوردهایی چگونه از داده­ ها و مدیریت اطلاعات تجهیزات می‌­تواند حاصل شود به دانش کافی در حوزۀ مدیریت دارایی­ های فیزیکی و شناخت استراتژی‌­های نگهداشت نیاز دارد که بحث آن‌ها در این مقاله نمی‌گنجد.

ویژگی های ساختار مناسب مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها

فرایندهای مدیریت اطلاعات دارایی‌ها باید به‌گونه‌ای تعریف و به‌روزرسانی شود که بتواند نیازهای داده‌ای واحدهای مختلف سازمان را در فرمت‌های استاندارد ایجاد کند و در هنگام نیاز نیز در فرمت قابل‌استفاده در اختیار کاربر قرار دهد. امروزه بدون داشتن ساختار فرایندی کارآمد و ابزارهای مدیریت اطلاعات تقریباً استفاده کاربردی از داده‌ها آن‌طور که باید امکان‌پذیر نیست. اگر نگاهی به قفسه‌های بایگانی منوال‌ها یا اسناد و مستندات تجهیزات در کارخانه خود بیاندازید، متوجه می‌شوید که اکثر این اسناد و داده‌ها فقط بایگانی‌ شده‌اند و حتی بعضی از آن‌ها سال‌هاست که استفاده‌ نشده‌اند به‌طوری‌که اکنون نمی‌دانید برای چه دستگاه یا موضوعی جمع‌آوری‌شده‌اند؛ چه برسد به اینکه بخواهید در آن‌ها به دنبال داده‌های موردنظرتان بگردید.

برای گریز از این مشکل که امروزه چالش خیلی از سازمان‌هاست، راه‌حل این است که دو قاعده را در نظر بگیریم. اول اینکه زیرساخت لازم برای دسترسی سریع و به‌موقع داده‌ها را فراهم کنیم و دوم اینکه داده‌هایی را جمع‌آوری کنیم که واقعاً از آن‌ها استفاده می‌کنیم. استانداردهای مدیریت اطلاعات دارایی‌ها برای مدیریت دارایی ‌های فیزیکی (شکل شماره1) معتقدند که مدل اطلاعاتی مناسب برای داده‌ها و گردش آن‌ها باید برگرفته از استراتژی‌های مدیریت دارایی، برنامه‌ها و اقدامات تعریف‌شده برای مدیریت دارایی‌ های فیزیکی در سازمان و قواعد و الزامات سازمان باشد و درعین‌حال بتواند با افراد در واحدهای مختلف سازمان، پیمانکاران درگیر در پروژه‌های مختلف سازمان و سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف تجاری موجود در سازمان (از جمله CMMS و EAM ها) به تبادل داده بپردازد.

جدای از اینکه از چه استراتژی برای ایجاد زیرساخت و مدیریت فرایندهای مرتبط با داده استفاده می‌کنیم همواره باید این نکته را در نظر داشته باشیم که اگرساختار مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزار نگهداری و تعمیرات به گونه‌ای باشد که داده‌ها گردش نداشته باشند و در مواقع لزوم در دسترس نباشند، همۀ کارهای انجام‌شده بیهوده است.

شکل شماره1: سطوح مختلف فرایند مدیریت اطلاعات دارایی‌ها به‌صورت کلان (BS EN 1592-3)

همان‌طور که در شکل بالا مشخص است فرایند مدیریت اطلاعات (IMP: Information Management Process) بخش‌های مختلفی دارد که هرکدام از این بخش‌ها نیز الزامات خاص خود را دارند. یک ساختار مناسب برای مدیریت اطلاعات دارایی‌‌های فیزیکی در سازمان ویژگی‌های زیر را دارد:

• اقدامات و برنامه‌های مدیریت دارایی در سازمان بر پایۀ استراتژی‌های استاندارد مدیریت دارایی‌ های فیزیکی تعریف‌ شده‌است.
• روند اجرای برنامه‌ها و اقدامات نگهداشت مطابق با استانداردهای حوزۀ مدیریت دارایی‌ های فیزیکی مشخص و شفاف است. اینکه هر اقدام چگونه انجام می‌شود، چگونه پایش می‌شود و چه داده‌هایی در آن جریان دارد.
• الزامات داده‌های موردنیاز سازمان که به‌نوعی با واحد نگهداشت و مدیریت دارایی‌های فیزیکی مرتبط است دیده‌ شده است.
• الزامات داده‌ای موردنیاز در رابطه با تجهیزات، متناسب با برنامه و اقدامات نگهداشت و انواع آنالیزهای کاربردی در مدیریت دارایی ­های فیزیکی، تعیین‌ شده‌است.
• الزامات داده‌ای در یک پایگاه داده استاندارد طبقه‌بندی و ذخیره­‌سازی شده‌است.
• این پایگاه داده‌ای به‌طور مرتب به‌روزرسانی می­‌شود.
• سیستم‌ها و ابزارهای مختلف نرم‌افزاری (که مدنظر سازمان است) با این پایگاه داده خوراک‌دهی می‌شوند یا خوراک می‌گیرند.

نکته­‌ای که بدان باید توجه شود این است که ازآنجاکه مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS) یا مدیریت دارایی‌های سازمان (EAM) فرایندهای مختلفی دارد و فرایندها نیز همیشه پویا و زنده هستند، لذا نیاز به پایش مداوم و به‌روزرسانی مدل اطلاعاتی برای دارایی‌ها همواره وجود دارد چراکه ممکن است داده‌های موردنیاز نیز با گذشت زمان تغییر کند و نیاز باشد داده­‌های جدیدی جمع‌آوری و پایش شود.

سخن پایانی

<<داده همه‌چیز است و همه‌چیز داده است.Data Is Everything and Everything Is Data >>.  این جمله‌ای است که امروزه بیشتر از قبل آن را می‌شنویم و در آینده نزدیک صنعت کشور ما نیز مانند تمام صنایع پیشرفته دنیا آن را با تمام وجود لمس خواهد کرد. در دنیای صنعتی امروز مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای EAM  و CMMS بیش از پیش حائز اهمیت است. آمارهای جهانی نشان می‌­دهد که کمتر از ده درصد از داده­‌هایی که جمع‌آوری می‌شوند برای شکل دادن به کسب‌وکارها و تصمیم‌گیری‌ها استفاده می‌شوند. هرچند که به‌طور سنتی امروزه این چالش در کشور ما نیز وجود دارد ولی به‌زودی انقلاب صنعتی چهارم به کمک تکنولوژی‌های برآمده از تحول دیجیتال مثل هوش مصنوعی، داده‌کاوی، واقعیت مجازی و… رویه را عوض خواهد کرد و ارزش داده باکیفیت به‌طور کامل احساس خواهد شد؛ چرا که فاصله بین برندگان و بازندگان آینده را تعیین خواهد کرد. البته این امر درگرو وجود زیرساخت‌های استاندارد برای مدیریت داده­­‌ها و اطلاعات دارایی‌ها است به‌طوری‌که این فناوری‌ها بتوانند بر بستر آن زیرساخت سوار شوند و ارزش­‌های خود را آشکار کند. اگر شما هم به این نتیجه رسیده‌اید که لازم است در جهت مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات یا نرم افزارهای مدیریت دارایی‌های سازمان خود گام بردارید و برای آیندۀ پیش رو آماده شوید با ما تماس بگیرید. مشاوران و متخصصان شرکت پمکو همگام با تحولات جهانی و با در نظر گرفتن شرایط سازمان شما، همراهتان خواهند بود تا به بهترینِ صنعت خودتان تبدیل شوید.