توانایی مدیریت داده ­ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS) و مدیریت دارایی های سازمان (EAM)، یکی از مهمترین ویژگی هایی است که باید در هنگام خرید و جمع‌آوری دادۀ تجهیزات و پیاده‌سازی این خانواده از نرم ­افزارها، مورد توجه قرار داد.

به‌طورکلی، داده عبارت است از رویدادها، حقایق و تراکنش‌هایی که از مطالعه، مشاهده، شمارش، اندازه‌گیری و… به دست می‌آید که معمولاً به‌صورت خام هستند ولی اطلاعات درواقع داده‌های پردازش‌شده‌ای هستند که برای دریافت‌کننده مفید هستند. درواقع اطلاعات، خروجی­ پردازش داده‌ها هستند. هدف از جمع‌آوری و ثبت داده­ها در سیستم­ های نگهداشت CMMS و نرم افزارهای مدیریت دارایی­ های فیزیکی EAM، استفاده از آن‌ها در تحلیل‌های مختلف و استخراج اطلاعاتی مفید برای تصمیم‌گیری در سازمان است. خوشبختانه در بحث نگهداشت و سلامت تجهیزات پیشرفت تکنولوژی و ابزارهای مدیریت داده (به‌خصوص در سال‌های اخیر) بسترهایی فراهم آورده است که اگر به‌درستی از نظر داده‌های ورودی خوراک‌دهی شوند، می‌توانند آمارها و اطلاعاتی در اختیار واحد نگهداشت سازمان قرار دهند که حتی پیشرفته‌ترین ابزارها و متخصص ­ترین تیم ­ها و افراد هم از پیش‌بینی آن عاجزند.

این نتایج  در گرو استفادۀ هم‌زمان از دادۀ تمیز و ابزارهای کارآمد است. آنچه بدیهی است، این است که امروزه خود داده و اطلاعات یکی از مهم‌ترین دارایی‌های سازمان به شمار می‌رود چراکه گردآوری و نگهداری آن ‌هم برای سازمان هزینه دارد و هم اگر کارآمد و اثربخش جمع‌آوری و مدیریت شود، می‌تواند برای سازمان ارزش‌افزوده فراوانی ایجاد کند. اما این چالش وجود دارد که این داده­ها چگونه باید جمع‌آوری و استفاده شوند تا این ارزش‌افزوده و این کارایی که از آن صحبت شد، با کمترین هزینه عاید سازمان شود. بدون شک یک ساختار مناسب برای مدیریت داده­ها و اطلاعات دارایی­ ها در سازمان می تواند این مشکل را حل کند. در ادامه این مقاله به ویژگی­ های اساسی یک مدل کارامد برای مدیریت داده ­ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات مانند CMMS و EAM ها خواهیم پرداخت.

مزایای مدیریت داده ها و اطلاعات تجهیزات به کمک نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات و مدیریت دارایی­ های فیزیکی

مدیریت اطلاعات در موضوع دارایی ­های سازمان، چرخه ای است که قسمت بسیار مهم  آن را فعالیت های مرتبط با نگهداشت دارایی ­ها در سازمان  تشکیل داده و شامل کلیه مواردی است که داده در چرخۀ عمر خود طی می­ کند. این موارد می تواند شامل شناسایی ، دسته بندی ، ورود به سیستم، برنامه ریزی، سازماندهی، ساختارمند کردن، در قالب فرایند درآوردن، کنترل کردن، ارزیابی و گزارش دهی داده ها  و همچنین تفسیر گزارش و اطلاعات و نیاز سنجی دوباره داده باشد.  همه این آیتم ­هاجزء مواردی است که باید در مدیریت داده ­ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزار نگهداری و تعمیرات مدنظر قرار گیرد.

نرم افزارهای پشتیبان مدیریت دارایی­ های فیزیکی علاوه‌بر مدیریت حجم عظیم داده‌های سازمان، آن‌ها را طبقه‌بندی و تحلیل نیز می‌کنند و اطلاعات مفیدی در اختیار سازمان قرار می دهند. بسیاری از شرکت‌ها دریافته‌اند که استفادۀ مؤثر از مدیریت اطلاعات تجهیزات پیامدهای شایانی دارد. به طور مثال تکنیک‌های آماری به‌کاررفته در/ EAM CMMS و APM ها، کمک می کند تا تصمیم ­گیری در مورد میزان سفارش مجدد، اینکه کدام سفارش‌ها به کدام فروشنده‌ها ارسال شود، کدام افراد چه زمانی برای انجام کار در دسترس هستند، چه نوع تجهیزاتی برای انجام کار آماده است، کدام دستور کار باید اول انجام شود، عملکرد کدام تجهیز از اهداف مشخص‌شده برای قابلیت اطمینان پایین‌تر آمده است، کدام تجهیزات هنوز ضمانت دارند، از کدام برنامۀ کارِ استاندارد استفاده شود و چه زمانی برای کار نگهداشت اصلاحی (نگهداشت اقتضایی) باید دستور کار صادر شود و صدها تصمیم دیگر تسهیل  شود.

مطالعات انجام شده و نتایج  منتشر شده از مراجع معتبر در این زمینه نشان می دهد اگر داده­ های مربوط به دارایی ­های سازمان به خوبی شناسایی شده، به سیستم وارد شده، پردازش شده و به موقع در دسترس باشند می تواند:

• اثربخشی کلی تجهیزات (که نتیجۀ دسترس‌پذیری، سرعت و دقت است) را از 50 به 85 درصد افزایش ‌دهد.
• قابلیت اطمینان (میانگین زمان بین خرابی‌ها) را تا 20 درصد افزایش دهد.
• بهره‌وری نیروی کار را بین 20 تا 30 درصد افزایش دهد.
• استفاده از مواد و ضایعات قطعات یدکی را بین 20 تا 50 درصد کاهش دهد.

اینها تنها بخشی از آورده های یک سیستم مدیریت اطلاعات دارایی کارامد در سازمان است. اینکه اینچنین دستاوردهایی چگونه از داده­ ها و مدیریت اطلاعات تجهیزات می­تواند حاصل شود به دانش کافی در حوزۀ مدیریت دارایی­ های فیزیکی و شناخت استراتژی ­های نگهداشت  نیاز دارد که  بحث آنها در این مقاله نمی گنجد.

ساختار مناسب مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در سازمان چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

فرایندهای مدیریت اطلاعات دارایی‌ها باید به‌گونه‌ای تعریف و به‌روزرسانی شود که بتواند نیازهای داده‌ای واحدهای مختلف سازمان را در فرمت‌های استاندارد ایجاد کند و در هنگام نیاز نیز در فرمت قابل‌استفاده در اختیار کاربر قرار دهد. امروزه بدون داشتن ساختار فرایندی کارآمد و ابزارهای مدیریت اطلاعات تقریباً استفاده کاربردی از داده‌ها آن‌طور که باید امکان‌پذیر نیست. اگر نگاهی به قفسه‌های بایگانی منوال‌ها یا اسناد و مستندات تجهیزات در کارخانه خود بیاندازید، متوجه می‌شوید که اکثر این اسناد و داده‌ها فقط بایگانی‌ شده‌اند و حتی بعضی از آن‌ها سال هاست که  استفاده‌نشده‌اند به‌طوری‌که اکنون نمی‌دانید برای چه دستگاه یا موضوعی جمع‌آوری‌شده‌اند؛ چه برسد به اینکه بخواهید در آن‌ها به دنبال داده‌های موردنظرتان بگردید.

برای گریز از این مشکل که امروزه چالش خیلی از سازمان‌هاست، راه‌حل این است که دو قاعده را در نظر بگیریم. اول اینکه زیرساخت لازم برای دسترسی سریع و به‌موقع داده‌ها را فراهم کنیم و دوم اینکه داده‌هایی را جمع‌آوری کنیم که واقعاً از آن‌ها استفاده می‌کنیم. استانداردهای مدیریت اطلاعات دارایی‌ها برای مدیریت دارایی‌های فیزیکی (شکل شماره1) معتقدند که مدل اطلاعاتی مناسب برای داده‌ها و گردش آن‌ها باید برگرفته  از استراتژی‌های مدیریت دارایی، برنامه‌ها و اقدامات تعریف‌شده برای مدیریت دارایی‌ های فیزیکی در سازمان و قواعد و الزامات سازمان باشد و درعین‌حال بتواند با افراد در واحدهای مختلف سازمان، پیمانکاران درگیر در پروژه‌های مختلف سازمان و سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف تجاری موجود در سازمان (از جمله CMMS , EAM  ها) به تبادل داده بپردازد.

جدای از اینکه از چه استراتژی برای ایجاد زیرساخت و مدیریت فرایندهای مرتبط با داده استفاده می‌کنیم  همواره  باید این نکته را در نظر داشته باشیم که  اگر ساختار مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزار نگهداری و تعمیرات به گونه ای باشد که داده‌ها گردش نداشته باشند و در مواقع لزوم در دسترس نباشند همۀ کارهای انجام‌شده بیهوده است.

شکل شماره1: سطوح مختلف فرایند مدیریت اطلاعات دارایی‌ها به‌صورت کلان (BS EN 1592-3)

همان‌طور که در شکل بالا مشخص است فرایند مدیریت اطلاعات (IMP: Information Management Process) بخش‌های مختلفی دارد که هرکدام از این بخش‌ها نیز الزامات خاص خود را دارند. یک ساختار مناسب برای مدیریت اطلاعات دارایی‌های فیزیکی در سازمان ویژگی‌هایی زیر را دارد:

• اقدامات و برنامه‌های مدیریت دارایی در سازمان بر پایۀ استراتژی‌های استاندارد مدیریت دارایی‌ های فیزیکی تعریف‌شده است.
• روند اجرای برنامه‌ها و اقدامات نگهداشت مطابق با استانداردهای حوزۀ مدیریت دارایی‌ های فیزیکی مشخص و شفاف است. اینکه هر اقدام چگونه انجام می‌شود، چگونه پایش می‌شود و چه داده‌هایی در آن جریان دارد.
• الزامات داده‌های موردنیاز سازمان که به‌نوعی با واحد نگهداشت و مدیریت دارایی‌های فیزیکی مرتبط است دیده‌شده است.
• الزامات داده‌ای موردنیاز در رابطه با تجهیزات، متناسب با برنامه و اقدامات نگهداشت و انواع انالیزهای کاربردی در مدیریت دارایی ­های فیزیکی، تعیین‌شده است.
• الزامات داده‌ای در یک پایگاه داده استاندارد طبقه‌بندی و ذخیره­ سازی شده است.
• این پایگاه داده‌ای به‌طور مرتب به‌روزرسانی می­شود.
• سیستم‌ها و ابزارهای مختلف نرم‌افزاری (که مدنظر سازمان است) با این پایگاه داده خوراک‌دهی می­شوند یا خوراک می ­گیرند.

نکته­ ای که بدان باید توجه شود این است که ازآنجاکه مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS) یا مدیریت دارایی های سازمان (EAM) فرایندهای مختلفی دارد و فرایندها نیز همیشه پویا و زنده هستند، لذا نیاز به پایش مداوم و بروز رسانی مدل اطلاعاتی برای دارایی‌ها همواره وجود دارد چراکه ممکن است داده‌های موردنیاز نیز با گذشت زمان تغییر کند و نیاز باشد داده­های جدیدی جمع‌آوری و پایش شود.

تصمیماتی حیاتی در مورد نرم افزار های نگهداری و تعمیرات

سخن پایانی درباره مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی­ ها در EAM و CMMS

<<داده همه‌چیز است و همه‌چیز داده است.Data Is Everything and Everything Is Data >>.  این جمله‌ای است که امروزه بیشتر از قبل آن را می‌شنویم و در آینده نزدیک صنعت کشور ما نیز مانند تمام صنایع پیشرفته دنیا آن را با تمام وجود لمس خواهد کرد. در دنیای صنعتی امروز مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای EAM  و CMMS بیش از پیش حائز اهمیت است. آمارهای جهانی نشان می ­دهد که کمتر از ده درصد از داده­ هایی که جمع‌آوری می ­شوند برای شکل دادن به کسب‌وکارها و تصمیم‌گیری‌ها استفاده می‌شوند. هرچند که به‌طور سنتی امروزه این چالش در کشور ما نیز وجود دارد ولی به‌زودی انقلاب صنعتی چهارم به کمک تکنولوژی‌های برآمده از تحول دیجیتال مثل هوش مصنوعی، داده‌کاوی، واقعیت مجازی و… رویه را عوض خواهد کرد و ارزش داده باکیفیت به‌طور کامل احساس خواهد شد؛ چرا که فاصله بین برندگان و بازندگان آینده را تعیین خواهد کرد. البته این امر درگرو وجود زیرساخت‌های استاندارد برای مدیریت داده­­ ها و اطلاعات دارایی ها است به‌طوری‌که این فناوری ­ها بتوانند بر بستر آن زیرساخت سوار شوند و ارزش­ های خود را آشکار کند. اگر شما هم به این نتیجه رسیده اید که لازم است در جهت مدیریت داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات یا نرم افزار های مدیریت دارایی های سازمان خود گام بردارید و برای آیندۀ پیش رو آماده شوید با ما تماس بگیرید. مشاوران و متخصصان شرکت پمکو همگام با تحولات جهانی و با در نظر گرفتن شرایط سازمان شما، همراهتان خواهند بود تا به بهترینِ صنعت خودتان تبدیل شوید.