آنچه باید درباره استاندارد مدیریت دارایی های فیزیکی بدانید!

استانداردها حداقل الزامات مورد نیاز یک سازمان را در موضوعی خاص تشریح می‌کنند. معمولاً استانداردها مسیر تعالی و دستیابی به اهداف و تعالی را تشریح نمی‌کنند بلکه سطوحی را مشخص می‌کنند که سازمان‌ها باید به آن دست یابند. در این مقاله در رابطه با استانداردهای مدیریت دارایی های فیزیکی (استانداردهای نگهداری و تعمیرات) صحبت خواهیم کرد.

ایزو 55001  الزاماتی برای مدیریت دارایی‌ های فیزیکی ترسیم می‌نماید که سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از آن‌ها به حداقل‌های موردنیاز در مسیر تعالی مدیریت دارایی ‌های فیزیکی دست یابند. کتاب مجموعه استانداردهای ایزو 55000 شما را به طور کامل با این استانداردها آشنا می‌کند.

مجموعه استانداردهای ایزو 55000 به سه بخش به شرح زیر تقسیم می‌شوند:

• ایزو 55000 : مدیریت دارایی‌ها؛ دورنما، اصول و اصطلاحات
• ایزو 55001 : مدیریت دارایی‌ها؛ الزامات سیستم‌های مدیریتی
• ایزو 55002 : مدیریت دارایی‌ها؛ سیستم‌های مدیریتی، دستورالعمل‌هایی برای استفاده از ایزو.

درک سازمان و بستر آن

بدین منظور نیاز به بررسی موضوعات درونی و بیرونی که بر روی سیستم مدیریت دارایی ‌های فیزیکی تاثیرگذار هستند می‌باشد. همچنین اهداف عینی سازمانی باید مرور و در صورت نیاز به‌روزسازی شوند؛ به همین ترتیب باید هم‌راستایی بین اهداف مدیریت دارایی‌ های فیزیکی و اهداف عینی سازمانی بررسی و ایجاد شود.

شناسایی ذی نفعان و انتظاراتشان از جمله مواردی است که در سند SAMP باید موردبررسی/ارجاع قرار گیرند.

تعیین دامنه سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی

برای این منظور می‌بایست شما با تعریف سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی آشنا شوید و سپس دامنه این سیستم را در سازمان تعریف کنید.

سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی

بدین منظور باید اسناد اصلی، فلوچارت ها و چارت های سازمانی که سیستم مدیریت دارایی‌های سازمان را تعریف کرده و به آن وجاهت می بخشند گرد آوری شده؛ در سند SAMP گنجانده و ارجاعات لازم ایجاد شود.

رهبری و تعهد

مدیریت ارشد باید بتواند تعهد خود نسبت به دستیابی پایدار به اهداف عینی سازمانی و اهداف عینی مدیریت دارایی‌های فیزیکی، یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی درون فرایندهای کسب‌وکار، تأمین منابع موردنیاز برای مدیریت دارایی های فیزیکی با هدف بهبود مستمر و مدیریت ریسک را نمایش دهد.

سیاست مدیریت دارایی‌‌ها

شامل تدوین، ترویج و اصلاح دوره‌ای خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی می‌شود.

اختیارها، مسئولیت‌ها و نقش‌های سازمانی

باید نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات مرتبط با مدیریت دارایی‌های سازمانی تعریف شوند؛

اقداماتی برای مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌های سیستم مدیریت دارایی‌ها

سازمان باید فرایند مشخصی برای مدیریت ریسک‌های سازمان از جمله مدیریت دارایی های فیزیکی داشته باشد که از شناسایی تا اقدام را شامل شود.

اهداف عینی مدیریت دارایی‌‌ها و برنامه‌ریزی برای دستیابی به این اهداف

اهداف مدیریت دارایی‌ های فیزیکی باید در سندSAMP تدوین و مستندسازی شوند.

منابع

یکی از جزئیات مهمی که باید در برنامه‌های عملیاتی مدیریت دارایی‌ها پوشش داده شود پیش‌بینی و در گام بعد تأمین منابع مورد نظر برای پیاده‌سازی برنامه‌های مرتبط با سیستم مدیریت دارایی ‌های فیزیکی است.

شایستگی

بدین منظور باید شایستگی‌های موردنیاز برای مشاغل مرتبط با مدیریت دارایی‌ های فیزیکی تدوین، الزامات آموزشی مربوطه نیز تحلیل و بودجه مورد نیاز پیش‌بینی و تأمین گردد.

آگاهی

استقرار سیستم مدیریت دارایی نیازمند ارتقاء آگاهی پرسنل از جمله در زمینه سیاست‌ها و اهداف مدیریت دارایی، منافع و ریسک‌های احتمالی، دانش مربوط به تجهیزات و روش‌های تصمیم‌گیری در خصوص بهره‌برداری و نگهداری و تعمیرات آن‌ها، آگاهی از مسایل فنی، استانداردها، مقررات، موضوعات پر خطر در سایت، ایمنی و بهداشت، قراردادها و غیره می‌باشد.

ارتباطات

بدین منظور باید تناسب و اثربخشی در ارتباطات و رسانه‌های سازمان ایجاد شود. با استفاده بهینه از خبرنامه‌ها، جلسات، کنفرانس‌ها، شبکه‌های اجتماعی و غیره باید موضوعات مرتبط با مدیریت دارایی ‌های فیزیکی در سازمان، به خوبی مورد گفتگو قرار گرفته و تغییرات فرهنگی هدایت و پایدار شوند.

الزامات اطلاعات

سیستم اطلاعات مدیریت دارایی‌ها باید استقرار یافته و به‌خوبی کار کند. در سیستم نرم افزاری، درخت تجهیزات و کدینگ مربوطه تکمیل شده باشد و به‌راحتی بتوان فرمول‌بندی و دستورالعمل‌های نگهداری و تعمیرات برای هر تجهیز را مشاهده و اجرای آن را رصد نمود. اطلاعات مربوطه از کیفیت لازم برخوردار باشند و دسترسی آنلاین به اطلاعات و تغییر در آن‌ها ممکن باشد. سوابق خرابی‌ها در دسترس باشند. سیستم از پیکربندی مناسب برای دسترسی ایمن و پایدار به اطلاعات برخوردار باشد. چرخه مناسبی برای بررسی و ثبت/حذف اطلاعات مورد استفاده باشد. دستورالعمل‌های مناسبی برای مدیریت ویرایش اطلاعات مورداستفاده باشند.

اطلاعات مستند

برای استقرار سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی، نیاز به مستندسازی اطلاعات در موضوعاتی مانند وضعیت تولید، سوابق خرابی‌ها و خطاها، اقدامات نگهداری و تعمیرات و سوابق هزینه‌ای مربوطه، سوابق تجهیزات، گزارشات تطابق با مقررات، سوابق کالیبراسیون و سوابق آموزشی وجود دارد.

کنترل و برنامه‌ریزی عملیاتی

سازمان باید فرایندهای موردنیاز برای رعایت الزامات را برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و کنترل کند و اقدامات معین‌شده در برنامه‌های مدیریت دارایی‌هایی و اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی را پیاده‌سازی نماید.

مدیریت تغییر

بدین منظور باید سیستم مدیریت تغییرات استقرار یافته و مطابق با الزاماتش بخوبی کار کند به ویژه در سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی.

برون سپاری

بدین منظور، باید برونسپاری خدمات بر اساس مطالعات مناسب انجام شود و دامنه، مسئولیت‌ها و اختیارات به روشنی ترسیم شده، مستندات و فرایندهای مربوطه تنظیم شود و عملکرد برونسپاری مورد پایش قرار گیرد.

پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی

بدین منظور باید شاخص‌های کلیدی عملکرد برای هر واحد به‌تناسب تعریف‌شده، عملکرد تحت پایش قرار دارد، در پاسخ به تغییر در عملکردها از دستورالعمل‌ها، استانداردها و پیاده‌سازی راهکارهای مناسب استفاده می‌شود.

ممیزی درونی

یک سیستم منسجم نیاز است تا سازمان از اجرایی شدن الزامات استانداردها اطمینان یابد.

بازنگری مدیریتی

پس از تدوین سند SAMP و برنامه‌های عملیاتی پشتیبان، سیستم مدیریت دارایی ‌های فیزیکی، باید به‌صورت دوره‌ای مورد بازنگری مدیریتی قرار گیرد تا از پیشرفت برنامه‌ها، وجود منابع کافی، عکس‌العمل‌های مناسب سیستم به تغییرات در دارایی‌ها و محیط، اطمینان حاصل شده و پیشنهادات و بازخوردهای لازم برای بهبود، جمع‌آوری و اجرا شوند.

عدم‌انطباق و اقدام اصلاحی

می‌بایست سازمان اطمینان یابد که رویه‌ای مناسب برای مواجهه با عدم اطباق‌های سیستمی و مدیریتی دارد.

اقدام پیشگیرانه

می‌بایست سازمان اطمینان یابد که رویه‌ای مناسب برای شناسایی پتانسیل‌های عدم انطباق و مدیریت آن دارد.

بهبود مستمر

رویکرد بهبود مستمر در فرایندها با نگاه به چرخه PDCA و سایر ابزارهای بهبود فرایند باید در سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی بکار گرفته شود.