آنچه باید درباره استاندارد مدیریت دارایی های فیزیکی بدانید!

استانداردها حداقل الزامات مورد نیاز یک سازمان را در موضوعی خاص تشریح می کنند. معمولاً استانداردها مسیر تعالی و دستیابی به اهداف و تعالی را تشریح نمی کنند بلکه سطوحی را مشخص می کنند که سازمان ها باید به آن دست یابند. در این مقاله در رابطه با استانداردهای مدیریت دارایی های فیزیکی (استانداردهای نگهداری و تعمیرات) صحبت خواهیم کرد.

ایزو 55001  الزاماتی برای مدیریت دارایی‌ های فیزیکی ترسیم می‌نماید که سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از آن‌ها به حداقل های موردنیاز در مسیر تعالی مدیریت دارایی ‌های فیزیکی دست یابند. کتاب مجموعه استانداردهای ایزو 55000 شما را به طور کامل با این استانداردها آشنا می‌کند.

مجموعه استانداردهای ایزو 55000 به سه بخش به شرح زیر تقسیم می‌شوند:

• ایزو 55000 : مدیریت دارایی‌ها؛ دورنما، اصول و اصطلاحات
• ایزو 55001 : مدیریت دارایی‌ها؛ الزامات سیستم‌های مدیریتی
• ایزو 55002 : مدیریت دارایی‌ها؛ سیستم‌های مدیریتی، دستورالعمل‌هایی برای استفاده از ایزو.

درک سازمان و بستر آن

بدین منظور نیاز به بررسی موضوعات درونی و بیرونی که بر روی سیستم مدیریت دارایی ‌های فیزیکی تاثیر گذار هستند می‌باشد. همچنین اهداف عینی سازمانی باید مرور و در صورت نیاز به‌روزسازی شوند؛ به همین ترتیب باید هم‌راستایی بین اهداف مدیریت دارایی‌ های فیزیکی و اهداف عینی سازمانی بررسی و ایجاد شود.

شناسایی ذی نفعان و انتظاراتشان از جمله مواردی است که در سند SAMP باید موردبررسی / ارجاع قرار گیرند.

تعیین دامنه سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی

برای این منظور می بایست شما با تعریف سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی آشنا شوید و سپس دامنه این سیستم را در سازمان تعریف کنید.

سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی

بدین منظور باید اسناد اصلی، فلوچارت ها و چارت های سازمانی که سیستم مدیریت دارایی‌های سازمان را تعریف کرده و به آن وجاهت می بخشند گرد آوری شده؛ در سند SAMP گنجانده و ارجاعات لازم ایجاد شود.

رهبری و تعهد

مدیریت ارشد باید بتواند تعهد خود نسبت به دستیابی پایدار به اهداف عینی سازمانی و اهداف عینی مدیریت دارایی‌های فیزیکی، یکپارچه سازی سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی درون فرایندهای کسب‌وکار، تأمین منابع موردنیاز برای مدیریت دارایی های فیزیکی باهدف بهبود مستمر و مدیریت ریسک را نمایش دهد.

سیاست مدیریت دارایی‌ ها

شامل تدوین، ترویج و اصلاح دوره ای خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی می شود.

اختیارها، مسئولیت‌ها و نقش‌های سازمانی

باید نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات مرتبط با مدیریت دارایی‌های سازمانی تعریف شوند؛

اقداماتی برای مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌های سیستم مدیریت دارایی‌ها

سازمان باید فرایند مشخصی برای مدیریت ریسک های سازمان از جمله مدیریت دارایی های فیزیکی داشته باشد که از شناسایی تا اقدام را شامل شود.

اهداف عینی مدیریت دارایی‌ ها و برنامه‌ریزی برای دستیابی به این اهداف

اهداف مدیریت دارایی‌ های فیزیکی باید در سندSAMP تدوین  و مستندسازی شوند.

منابع

یکی از جزئیات مهمی که باید در برنامه‌های عملیاتی مدیریت دارایی‌ها پوشش داده شود پیش بینی و در گام بعد تأمین منابع مورد نظر برای پیاده سازی برنامه‌های مرتبط با سیستم مدیریت دارایی ‌های فیزیکی است.

شایستگی

بدین منظور باید شایستگی های موردنیاز برای مشاغل مرتبط با مدیریت دارایی‌ های فیزیکی تدوین، الزامات آموزشی مربوطه نیز تحلیل و بودجه موردنیاز پیش بینی و تأمین گردد.

آگاهی

استقرار سیستم مدیریت دارایی نیازمند ارتقاء آگاهی پرسنل از جمله در زمینه سیاست ها و اهداف مدیریت دارایی، منافع و ریسک‌های احتمالی، دانش مربوط به تجهیزات و روش های تصمیم گیری در خصوص بهره‌برداری و نگهداری و تعمیرات آن‌ها، آگاهی از مسایل فنی، استاندارد ها، مقررات، موضوعات پر خطر در سایت، ایمنی و بهداشت، قرارداد ها و غیره می‌باشد.

ارتباطات

بدین منظور باید تناسب و اثربخشی در ارتباطات و رسانه های سازمان ایجاد شود. با استفاده بهینه از خبرنامه ها، جلسات، کنفرانس ها، شبکه های اجتماعی و غیره باید موضوعات مرتبط با مدیریت دارایی ‌های فیزیکی در سازمان، به خوبی مورد گفتگو قرارگرفته و تغییرات فرهنگی هدایت و پایدار شوند.

الزامات اطلاعات

سیستم اطلاعات مدیریت دارایی‌ها باید استقرار یافته و بخوبی کار کند. در سیستم نرم افزاری ،درخت تجهیزات و کدینگ مربوطه تکمیل شده باشد؛ براحتی بتوان فرمول‌بندی و دستورالعمل های نگهداری و تعمیرات برای هر تجهیز را مشاهده و اجرای آن را رصد نمود. اطلاعات مربوطه از کیفیت لازم برخوردار باشند و دسترسی آنلاین به اطلاعات و تغییر در آن‌ها ممکن باشد. سوابق خرابی ها در دسترس باشند. سیستم از پیکربندی مناسب برای دسترسی ایمن وپایدار به اطلاعات برخوردار باشد. چرخه مناسبی برای بررسی و ثبت / حذف اطلاعات مورداستفاده باشد. دستورالعمل های مناسبی برای مدیریت ویرایش اطلاعات مورداستفاده باشند.

اطلاعات مستند

برای استقرار سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی، نیاز به مستند سازی اطلاعات در موضوعاتی مانند وضعیت تولید، سوابق خرابی ها و خطاها، اقدامات نگهداری و تعمیرات و سوابق هزینه ای مربوطه، سوابق تجهیزات، گزارشات تطابق با مقررات، سوابق کالیبراسیون و سوابق آموزشی وجود دارد.

کنترل و برنامه‌ریزی عملیاتی

سازمان باید فرایندهای موردنیاز برای رعایت الزامات را برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و کنترل کند و اقدامات معین‌شده در برنامه‌های مدیریت دارایی‌هایی و اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی را پیاده‌سازی نماید.

مدیریت تغییر

بدین منظور باید سیستم مدیریت تغییرات استقرار یافته و مطابق با الزاماتش بخوبی کار کند به ویژه در سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی.

برون سپاری

بدین منظور، باید برونسپاری خدمات بر اساس مطالعات مناسب انجام شود و دامنه، مسئولیت ها و اختیارات به روشنی ترسیم شده، مستندات و فرایندهای مربوطه تنظیم شود و عملکرد برونسپاری مورد پایش قرارگیرد.

پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی

بدین منظور باید شاخص‌های کلیدی عملکرد برای هر واحد به‌تناسب تعریف‌شده، عملکرد تحت پایش قرار دارد، در پاسخ به تغییر در عملکردها از دستورالعمل ها، استاندارد ها و پیاده سازی راهکارهای مناسب استفاده می‌شود.

ممیزی درونی

یک سیستم منسجم نیاز است تا سازمان از اجرایی شدن الزامات استانداردها اطمینان یابد.

بازنگری مدیریتی

پس از تدوین سند SAMP و برنامه‌های عملیاتی پشتیبان، سیستم مدیریت دارایی ‌های فیزیکی ،باید به‌صورت دوره ای مورد بازنگری مدیریتی قرار گیرد تا از پیشرفت برنامه ها، وجود منابع کافی، عکس العمل های مناسب سیستم به تغییرات در دارایی‌ها و محیط ،اطمینان حاصل شده و پیشنهادات و بازخوردهای های لازم برای بهبود، جمع‌آوری و اجرا شوند.

عدم‌انطباق و اقدام اصلاحی

می بایست سازمان اطمینان یابد که رویه ای مناسب برای مواجهه با عدم اطباق های سیستمی و مدیریتی دارد.

اقدام پیشگیرانه

می بایست سازمان اطمینان یابد که رویه ای مناسب برای شناسایی پتانسیل های عدم انطباق و مدیریت آن دارد.

بهبود مستمر

رویکرد بهبود مستمر در فرایند ها با نگاه به چرخه PDCA و سایر ابزار های بهبود فرایند باید در سیستم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی بکار گرفته شود.