مفهوم مدیریت دارایی‌ های فیزیکی به‌عنوان یک رویکرد استراتژیک در سازمان‌های تجهیزمحور، در طول سه دهه گذشته وارد ادبیات رسمی صنایع در جهان شده است. مدیریت دارایی‌‌ها بنا به تعریف ارائه شده در استاندارد ایزو 55000 عبارت است از «فعالیت‌های هماهنگ سازمان برای تحقق ارزش دارایی‌‏ها». تحقق ارزش نیز بر اساس همین استاندارد معمولا ایجاد تعادل بین مزایای عملکرد، فرصت‌ها، ریسک‌ها و هزینه‌ها را شامل می‌شود. این رویکردها به مدیریت دارایی‌ها، پیش از این نیز وجود داشته است اما بیشتر در قالب مفهوم نگهداری و تعمیرات تجهیزات و دارایی‌ها. نگاه جدید به مدیریت دارایی‌ های فیزیکی، از بعد استراتژیک بیشتری برخوردار است و «ارتباط مستقیمی با اهداف و سیاست‌های کلان سازمان» و «انتظارات ذی‌نفعان»‌ پیدا کرده است. مدیریت دارایی‌ های فیزیکی با ارتباط مفاهیم قابلیت ‌اطمینان تجهیزات و همینطور دسترس‌پذیری تجهیزات با مفاهیم استراتژیک سازمان و محیط کلان کسب‌وکار برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد می‌کند. از همین روی مدیریت دارایی‌ های فیزیکی از جمله رویکردهای کلیدی است که در مرکز توجه مدیران ارشد صنایع تجهیزمحور قرار دارد. اما این نکته را نباید فراموش کنیم که این استانداردها فقط حداقل‌ها را مشخص می‌کنند و نباید از آن‌ها انتظار مدل‌های تعالی را داشت.

سازمان‌ها برای مدت‌های مدیدی است که در حال مدیریت دارایی‌ها هستند و استفاده بهینه از دارایی‌های سازمان موضوعی است که ذهن تمامی مدیران را به خود مشغول کرده است. در اکثر سازمان‌ها، گروه‌های مشتاق و توانمندی از مهندسان حضور دارند که می‌کوشند دارایی‌ها سازمان را بهبود بخشند و به کسب‌وکار کمک کنند. اما بیشتر این مهندسان با برنامه‌هایی برای ایمنی، محیط‌زیست، کاهش هزینه‌ها و انبوهی از دیگر ایده‌های مهم بمباران می‌شوند. راهکاری که سازمان‌های موفق یافته‌اند این است که تمام این برنامه‌ها را از طریق مهندسی قابلیت‌اطمینان به هم نزدیک کنند تا ارزش سازمانی را محقق کنند و اتفاقا چالش اکثر سازمان‌ها نیز در همین‌جاست. برای همین منظور در سری استانداردهای ایزو 55000 تلاش شده است تا یک چارچوب استاندارد برای مدیریت موثر دارایی‌های سازمان تدوین شود. این سری استاندارد شامل سه استاندارد ایزو 55000 (واژگان مدیریت دارایی فیزیکی)، استاندارد ایزو 55001 (الزامات سیستم مدیریت دارایی) و استاندارد ایزو 55002 (راهنمای نحوه بکارگیری الزامات استاندارد ایزو 55001) است.

استاندارد ISO 55000

استاندارد ایزو 55000 نمای کلی از سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی مبانی و واژگان و منافعی که از پیاده سازی مدیریت دارایی های فیزیکی حاصل می‌شود را ارائه کرده و زمینه لازم را برای پیاده سازی استانداردهای ISO 55001 و ISO 55002 فراهم می‌کند. استاندارد ISO 55000 بیان می‌کند که منافع مدیریت دارایی می‌تواند شامل موارد زیر باشد اما محدود به این موارد هم نیست:

• بهبود بازگشت سرمایه و کاهش هزینه‌ها همزمان با حفظ ارزش دارایی
• توانمندسازی سازمان جهت بهبود تصمیم‌گیری و متوازن کردن هزینه‌ها، ریسک‌ها و فرصت‌ها
• کاهش اتلاف‌های مالی، بهبود سلامت و ایمنی، افزایش اعتبار و وجهه و حداقل‌سازی اثرات زیست محیطی
• اطمینان از عملکرد دارایی‌ها و در نتیجه ارائه خدمات و محصولات بهبودیافته

استاندارد ایزو 55000 بیان می‌کند که مدیریت دارایی سازمان را قادر می‌سازد تا نیازش را به دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی و عملکرد دارایی‌ها و سیستم دارایی در سطوح مختلف بررسی نماید. به علاوه مدیریت دارایی، بکارگیری رویکردهای تحلیلی را برای مدیریت یک دارایی در طول مراحل مختلف چرخه عمر آن امکان پذیر می‌کند.

سیستم مدیریت دارایی نیازمند اطلاعات دقیقی از دارایی‌هاست اما یک سیستم مدیریت دارایی فراتر از یک سیستم اطلاعات مدیریت (IMS) است و با بسیاری از کارکردهای سازمان تعامل دارد و می‌تواند منافع زیر را به همراه داشته باشد:

• ایجاد سیستم مدیریت دارایی دارای منافعی در ذات خود نظیر کاهش ریسک و شناسایی فرصت‌ها است. فرایند ایجاد سیستم مدیریت دارایی، دورنما و ایده‌های جدیدی برای سازمان در حوزه ایجاد ارزش از طریق استفاده از دارایی‌های فراهم می‌سازد. این دورنمای جدید همچنین می‌تواند بهبود سایر کارکردهای سازمان همانند خرید، تامین مالی، منابع انسانی و فناوری اطلاعات را تشویق نماید.
• مدیریت ارشد از بینش‌های جدید و یکپارچگی میان کارکردی بهره می‌برد. سیستم مدیریت دارایی می‌تواند درک درستی از دارایی‌ها، عملکرد آن‌ها، ریسک‌های وابسته و نیازهای سرمایه گذاری را ایجاد کند. این درک یک ورودی جهت تصمیم‌گیری و طرح ریزی استراتژیک سازمانی است.
• کارکردهای مالی از داده‌ها و ارتباطات بهبود یافته بهره می‌برند. یکپارچگی طرح استراتژیک مدیریت دارایی سازمان (SAMP) با طرح‌های بلند مدت مالی می‌تواند موجب توازن نیازهای مالی کوتاه مدت با نیازهای طرح‌های فعالیت میان مدت و طرح‌های بسیار بلندمدت‌تر که برخی دارایی‌ها نیاز دارند شود.
• بسیاری از بخش‌های سازمان از سیستم مدیریت دارایی منفعت کسب می‌کنند. کارکرد منابع انسانی ممکن است با سیستم مدیریت دارایی سازمان در توسعه مدل‌های صلاحیت، برنامه‌های آموزشی کار نماید که این توسعه‌ها هر دو کارکرد را منتفع می‌سازد. برخی داده‌های دارایی از سیستم‌های کنترل حاصل می‌شود که اغلب از سایر سیستم‌های اطلاعاتی جدا هستند. یکپارچگی این داده‌ها از طریق سیستم مدیریت دارایی می‌تواند اطلاعات جدید دارایی را تامین کند که منجر به بهبود تصمیم‌گیری سازمانی شود.

استاندارد ISO 55001

استاندارد ISO 55001 الزاماتی برای مدیریت دارایی‌ های فیزیکی ترسیم می‌نماید که سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از آن‌ها به حداقل های موردنیاز در مسیر تعالی مدیریت دارایی‌ های فیزیکی دست یابند. آن چیزی که پس از پیاده‌سازی این استاندارد انتظار می‌رود، استفاده بهینه و تحقق ارزش از دارایی‌ها در طول چرخه عمر آن‌ها در جهت دستیابی به اهداف سازمان است. نتیجه استقرار موثر این سیستم مدیریت در سازمان‌ها، ایجاد توازن بین جنبه‌های محیط زیستی، ریسک، هزینه‌های مالی، کیفیت خدمات و عملکرد دارایی‌ها است.

بستر سازمان

در این بخش از استاندارد ایزو 55001 به این موضوع اشاره می‌شود که سازمان باید مسائل خارجی و داخلی مرتبط با اهداف سازمان برای رسیدن به خروجی‌های مورد نظر سیستم مدیریت دارایی را تعیین کند و این اهداف باید با اهداف کلان سازمان هم سو و سازگار باشد. همچنین سازمان باید ذینفعان مرتبط با سیستم مدیریت دارایی، الزامات و انتظارت ذی‌نفعان با توجه به مدیریت دارایی، معیارهای تصمیم‌گیری مدیریت دارایی و نیز الزامات ذینغعان برای ثبت اطلاعات مالی و غیرمالی مربوط به مدیریت دارایی و گزارش دهی داخلی و خارجی در مورد آن را تعیین کند.

از طرفی سازمان باید دامنه سیستم مدیریت دارایی را از طریق تعیین مرز و کاربردپذیری سیستم مدیریت دارایی تعیین کند. در تعیین دامنه باید به مواردی چون مسائل داخلی و خارجی، الزامات و تعامل با سایر سیستم‌های مدیریت پرداخته شود. همچنین سازمان باید سیستم مدیریت دارایی شامل فرایندهای مورد نیاز و تعاملات آن‌ها را ایجاد، اجرا و بهبود مداوم دهد.

راهبری

مدیران ارشد سازمان باید راهبری و تعهد خودشان را به سیستم مدیریت دارایی از طریق موارد زیر نشان بدهند:

• اطمینان از اینکه خط مشی، طرح راهبردی و اهداف مدیریت دارایی با اهداف سازمان سازگار است
• اطمینان از یکپارچگی الزامات سیستم مدریت دارایی با فرایندهای کسب و کار سازمان
• اطمینان از دسترس‌پذیری منابع برای منابع سیستم مدیریت دارایی
• اطمینان از دستیابی سیستم مدیریت دارایی به خروجی‌های مورد نظر سازمان
• هدایت و پشتیبانی از افراد به منظور مشارکت در اثربخشی سیستم مدیریت دارایی
• ترویج فرهنگ همکاری میان وظیفه‌ای و فرهنگ بهبود مستمر

همچنین مدیران ارشد سازمان می‌بایست یک خط مشی مدیریت دارایی را تعیین کنند که ویژگی‌هایی چون موارد زیر را داشته باشد:

• متناسب با اهداف سازمان باشد
• چارچوبی برای تعیین اهداف مدیریت دارایی ارائه دهد
• تعهد برای برآوردن الزامات کاربردپذیر را شامل شود
• تعهد برای بهبود مستمر سیستم مدیریت دارایی را شامل شود

طرح ریزی

هنگام طرح ریزی برای سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی، سازمان باید ریسک‌ها و فرصت‌ها پیش رو سازمان را تعیین کند تا مطمئن شود که سیستم مدیریت دارایی می‌تواند به خروجی‌های مورد نظر خود برسد و نیز از اثرات نامطلوب احتمالی آن پیشگیری و یا آن‌ها را کاهش دهد. در این خصوص سازمان باید موارد زیر را طرح ریزی نماید:

• اقدامات برای پرداختن به ریسک‌ها و فرصت‌ها، با درنظر گرفتن اینکه چگونه این ریسک‌ها و فرصت‌ها می‌توانند با زمان تغییر کنند.
• اقدامات برای یکپارچه‌سازی و اجرای سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی
• ارزیابی اثربخشی این اقدامات

سازمان باید اهداف مدیریت دارایی در کارکردها و سطوح مرتبط را تعیین کند. هنگام تعیین این اهداف، سازمان باید الزامات ذی‌نفعان مرتبط و سایر الزامات مالی، فنی، قانونی، مقرراتی و سازمانی را در فرایند طرح ریزی مدیریت دارایی در نظر بگیرد. این اهداف باید با اهداف و خط مشی سازمان همسو باشند، با استفاده از معیارهای تصمیم‌گیری مدیریت دارایی ایجاد و به روز شوند، قابل سنجش باشند و به ذی نفعان مرتبط اطلاع رسانی شوند.

پشتیبانی

مطابق با استاندارد ایزو 55001 سازمان باید منابع مورد نیاز برای ایجاد، اجرا، نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت دارایی را با هدف دستیابی به اهداف مدیریت دارایی و اجرای فعالیت‌های مشخص شده در طرح‌های مدیریت دارایی، فراهم کند. سازمان باید شایستگی‌های لازم افرادی را که تحت کنترل آن کار می‌کنند و عملکرد سیستم مدیریت دارایی تاثیر می‌گذارند، تعیین کند و اطمینان حاصل کند که این افراد شایستگی لازم بر اساس تحصیل، آموزش یا تجربه مناسب را دارند. افرادی که تحت کنترل سازمان کار می‌کنند و می‌تواند بر دستیابی به اهداف مدیریت دارایی تاثیر بگذارند، باید از موارد زیر آگاهی داشته باشند:

• خط مشی مدیریت دارایی
• سهم خود از اثربخشی سیستم مدیریت دارایی
• فعالیت‌های کاری خود، ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط و چگونگی ارتباط آن‌ها با یکدیگر
• مواردی که با الزامات سیستم مدیریت دارایی منطبق نیست

عملیات

سازمان باید طرح ریزی، اجرا و کنترل فرایندهای مورد نیاز برای برآورده ساختن الزامات و اجرای اقدامات تعیین شده سیستم مدیریت دارایی را تعیین کند. مواردی نظیر ایجاد معیارهای فرایندهای مورد نیاز، اجرای کنترل فرایندها مطابق با معیارها، نگهداری اطلاعات مدون و پایش ریسک‌ها. ریسک‌های مرتبط با هر گونه تغییر طرح‌ریزی شده دائم یا موقت، که می‌تواند بر دستیابی به اهداف مدیریت دارایی تاثیر داشته باشد باید قبل از اجرا ارزیابی شود. سازمان باید تغییرات طرح‌ریزی شده را کنترل کند و پیامدهای نامطلوب تغییرات را بازنگری کند و در صورت لزوم برای کاهش اثرات نامطلوب اقدام کند.

ارزیابی عملکرد

در بحث پایش، سنجش، تحلیل و ارزیابی عملکرد، سازمان باید موارد زیر را تعیین کند:

• آنچه باید پایش و سنجش شود
• روش‌های پایش، سنجش، تحلیل و ارزیابی برای حصول اطمینان از نتایج معتبر
• زمان پایش و سنجش

بر اساس استاندارد ISO 55001 سازمان باید اطمینان حاصل کند که پایش و سنجش انجام شده، سازمان را برای برآورده ساختن الزامات سیستم مدیریت دارایی توانمند می‌سازد. سازمان باید ممیزی‌های داخلی را در بازه‌های زمانی طرح ریزی شده انجام دهد تا اطلاعاتی را برای کمک به تعیین این که آیا سیستم مدیریت دارایی موارد انطباق و اجرا و نگهداری اثربخش را در برمی‌گیرد ارائه دهد.

بهبود

هنگامی که عدم انطباق یا رخدادی در دارایی‌ها، مدیریت دارایی‌ها یا سیستم دارایی‌ها رخ می‌دهد سازمان باید:

• به عدم انطباق یا رخداد واکنش نشان دهد و و اقداماتی را برای کنترل و اصلح آن انجام دهد
• اقدامات لازم برای برای از بین بردن علل عدم انطباق یا رخداد به منظور جلوگیری از تکرار آن در جای دیگر، ارزیابی کند
• بازنگری اثربخشی هر گونه اقدام اصلاحی که تاکنون صورت گرفته است

استاندارد ISO 55002

این استاندارد حاوی توضیحات تکمیلی لازم برای تبیین الزامات مشخص شده در استاندارد ایزو 55001 است و مثال‌هایی را برای پشتیبانی از پیاده‌سازی آن ارائه می‌کند. در ادامه بخش‌هایی از این استاندارد را مرور خواهیم کرد.

بستر سازمان

سیستم مدیریت دارایی‌ها بخشی یکپارچه را از سیستم مدیریتی سازمان تشکیل می‌دهد و ساختاری مدون دارد. این سیستم بهتر است متناسب با اهداف عینی سازمانی و برنامه سازمانی باشد. اهداف عینی سازمانی قادرند جهت و بستری فراگیر برای فعالیت‌های سازمان، از جمله برای اهداف عینی سازمانی فراهم کنند. اهداف عینی سازمانی عموما از فعالیت‌های برنامه‌ریزی در سطح استراتژیک سازمان ایجاد می‌شوند و در برنامه سازمانی مستند می‌شوند. هنگام ایجاد یا بازنگری سیستم مدیریت دارایی‌ها، بهتر است مطمئن شوید که این رویکرد با بسترهای درونی و بیرونی سازمان همسو و سازگار است. زیرا این بسترها می‌توانند تاثیر فراوانی بر طراحی و دامنه سیستم مدیریت دارایی‌ها داشته باشند.

از طرفی سازمان بر اساس نتایج بازنگری‌های بستر و ذی‌نفعانش بهتر است مرزهای سیستم مدیریت دارایی را تعریف کرده و دامنه آن را مشخص کند. دامنه سیستم بهتر است موارد زیر را در نظر بگیرد:

• دارایی‌ها، مجموعه دارایی‌ها، مرزها و روابط متقابل آن‌ها
• سازمان‌های دیگری که در این سیستم نقش دارند (مثلا به واسطه برونسپاری فعالیت‌های مدیریت دارایی)
• جنبه‌ها و بخش‌های مختلف سازمانی که در این سیستم درگیر هستند
• مدت مسئولیت سازمان (مثلا وقتی که مدیریت دارایی‌ها برای مدتی مشخص برون‌سپاری می‌شود)
• تعاملات با دیگر بخش‌های سیستم مدیریت سازمان (مثلا برای مدیریت زیست محیطی یا کیفیت)

رهبری

در استاندارد ایزو 55002 رهبری مدیریت دارایی‌ها را می‌توان از طریق تاثیرگذاری مثبت مدیران ارشد بر سازمان نشان داد. مدیران ارشد می‌توانند تعهد خود را به مدیریت دارایی‌ها به شیوه‌های زیر نشان دهند:

• اشاره به اصول مدیریت دارایی‌ها در ارتباطات
• مشارکت در تعیین اهداف عینی و اندازه‌گیری موفقیت افراد مسئول
• تخصیص منابع متناسب برای دستیابی به اهداف عینی
• استفاده از معیارهای تصمیم‌گیری مرتبط با مدیریت دارایی‌ها برای هزینه‌های سرمایه‌ای و دیگر تصمیم‌ها
• پایش عملکرد سیستم مدیریت دارایی‌ها و اطمینان از انجام اقدامات اصلاحی
• اطمینان از اینکه مدیریت دارایی‌ها به اندازه ایمنی، کیفیت، محیط زیست و … مهم محسوب می‌شود.
• همسو کردن مدیریت دارایی‌ها و سیستم مدیریت دارایی‌ها با دیگر کارکردهای سازمان

بهتر است مسئولیت‌ها و اختیارهای کارکردهای اصلی را تعریف کنید. بهتر است مشخص شود که کدام نقش، مسئول کدام فعالیت است. این کار می‌تواند از طریق تدوین شرح وظایف، از طریق درج مسئولیت‌های مدیریت دارایی‌ها در شرح وظایف فعلی یا از طریق ایجاد نمودار سازمانی مستند انجام شود. هنگام تعیین نقش‌های درونی به معیارهای زیر توجه کنید:

• شایستگی و تجربه فرد
• پشتیبانی از نقش از طریق آموزش و راهنمایی
• اینکه افراد بتوانند نشان دهند که مسئولیت‌های خود را در بستر نقش درک کرده‌اند

برنامه‌ریزی

مطابق با استاندارد ISO 55002 سازمان بهتر است اقدام‌های لازم را برای شناسایی و رسیدگی به ریسک‌ها در هنگام برنامه‌ریزی برای سیستم مدیریت دارایی‌ ها مشخص کند. مقصود این است که سازمان مطمئن شود که سیستم مدیریت دارایی ها به اهداف عینی خود دست می‌یابد، از تاثیرات نامطلوب جلوگیری می‌کند و یا آن‌ها را کاهش می‌دهد، فرصت‌ها را شناسایی می‌کند و به بهبود مستمر دست می‌یابد. اهداف عینی مدیریت دارایی‌ها بهتر است مشخص، سنجش‌پذیر، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه و زمان‌بند (به اصطلاح SMART) باشند. این اهداف هم از لحاظ کمی (مثلا میانگین زمان بین خرابی‌ها) و هم از لحاظ کیفی (رضایت‌مندی مشتری) می‌توانند سنجش پذیر باشند.

مهم است که سازمان به تهیه منابعی که در برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها ضروری معرفی شده‌اند، متعهد باشد تا بتواند به اهداف عینی تعیین شده دست یابد. پیاده‌سازی برنامه مدیریت دارایی‌ها فرایندی چندباره است که رفع تناقض‌های بین آنچه برنامه‌ریزی شده است و آنچه را که از لحاظ محدودیت‌های مالی می‌توان تامین کرد، شامل می‌شود. وقتی جزئیات مالی ناشی از برنامه‌های مدیریت دارایی مشخص شدند، بهتر است پیوندهایی بین برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها و برنامه‌های مالی سازمان برقرار کرد و بهتر است تصمیم‌های مشترکی درباره تخصیص‌های مالی اتخاذ کرد.

پشتیبانی

سازمان در طی ایجاد و پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی ها، از جمله اهداف عینی مدیریت دارایی‌ها و برنامه مدیریت دارایی‌ها، بهتر است منابع لازم را مشخص کند. سازمان بهتر است منابع در دسترس برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده را شناسایی کند فاصله‌ها را مشخص کند. از این تحلیل فاصله می‌توان برای تعیین هزینه‌های تعیین منابع فعالیت‌ها استفاده کرد.

شایستگی در مدیریت دارایی‌ها بهتر است در تمام سطوح سازمان به گونه‌ای مد نظر قرار گیرد که از همسویی نقش‌ها و سطوح اطمینان حاصل شود و نباید آن را به مدیران دارایی‌ها محدود کرد. برای مثال کارگر ماهر بهتر است بتواند در وظایف مشخص مرتبط با مدیریت دارایی ها شایستگی کامل نشان دهند و همچنین رابطه بین آنچه که خودشان انجام می‌دهند با آن دسته از فعالیت‌های مدیریت دارایی ها که دیگران بر عهده دارند، درک کنند.

سازمان بهتر است نیازهای اطلاعاتی مرتبط با دارایی‌ها، مدیریت دارایی ها و سیستم مدیریت دارایی ها را مشخص کند. سازمان بهتر است از رویکردی نظام‌مند استفاده کند تا اطلاعات لازم را برای دارایی‌ها مشخص کند و مخزن‌های اطلاعاتی مناسب را ایجاد کند. برای مثال سازمان‌ها بهتر است نیازها را تحلیل کنند، اولویت‌ها را مشخص کنند، گزینه‌های ایجاد و توسعه سیستم و استراتژی‌های جمع آوری داده‌ها را بازنگری کنند، برای برپایی مخزن‌های اطلاعاتی و جمع آوری داده‌ها برنامه‌ریزی کنند و سپس آن‌ها را به طور مناسب پیاده‌سازی کنند.

عملیات

بهتر است سازمان فرایندهایی برای کنترل و برنامه‌ریزی عملیاتی ایجاد کند تا از تحقق کارآمد فعالیت‌های مندرج در برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها پشتیبانی کند. این فرایندها بهتر است مشخص کنند چه فردی مسئول چه برنامه‌ریزی است و فعالیت تعریف شده چگونه اجرا خواهد شد.

تغییرات درونی و بیرونی تاثیرگذار بر دارایی‌ها، مدیریت دارایی ها یا سیستم مدیریت دارایی ها می‌تواند بر توانایی سازمان برای دستیابی به اهداف عینی مدیریت دارایی ها نیز تاثیر بگذارد. بهتر است چنین تغییراتی را ارزیابی کنید و قبل از پیاده‌سازی، اقدام‌های کاهنده تاثیرهای منفی را اجرا کنید. بهتر است سازمان پیامدهای مرتبط با تغییرات برنامه‌ریزی شده و برنامه‌ریزی نشده را بازنگری کند و اقدام‌های لازم را برای کاهش تاثیرات مخرب پیش بینی شده انجام دهد.

برونسپاری روشی متداول برای سازمان‌هایی است که ترجیح می‌دهند برخی از فعالیت‌های مدیریت دارایی‌ها را خودشان انجام ندهند و آن‌ها را به خدمات دهنده بیرونی یا درونی واگذار کنند. وقتی این فعالیت‌ها بر دستیابی به اهداف عینی مدیریت دارایی ها تاثیر می‌گذارد، بهتر است بخشی از سیستم مدیریت دارایی ها قلمداد شده و بهتر است مستند شوند.

ارزیابی عملکرد

بهتر است سازمان بطور منظم فرایندهایی را برای اندازه گیری، پایش، تحلیل و ارزیابی نظام‌مند دارایی‌ها، سیستم مدیریت دارایی ها و فعالیت‌های مدیریت دارایی‌های سازمان ایجاد کند و توسعه دهد. در ایجاد و توسعه این فرایندها نکات زیر را در نظر بگیرید:

• تعیین ملاک‌های عملکرد و شاخص‌های مرتبط با آن
• تائید انطباق با الزامات
• بررسی سوابق تاریخی
• استفاده از اطلاعات مستند برای تسهیل در تصمیم‌گیری و اقدام‌های اصلاحی متعاقب

سازمان بهتر است دارایی‌های و فعالیت‌های مدیریت دارایی‌های خود را ارزیابی کند تا از استمرار اثربخشی، کفایت تناسب آن‌ها مطمئن شود. این ارزیابی‌ها بهتر است نیاز احتمالی تغییر سیاست‌ها، اهداف عینی، استراتژی‌ها و دیگر عناصر سیستم مدیریت دارایی ها پوشش دهد. ارزیابی ممکن است به شکل ممیزی درونی یا بیرونی یا خودارزیابی انجام شود. بهتر است سازمان تناوب و زمانبندی ارزیابی‌ها را تعیین کند یا می‌توان آ‌ن‌ها را مطابق قوانین و مقررات و بسته به اندازه و ماهیت و وضعیت حقوقی سازمان معین کرد. سازمان هنگام تعیین تناوب پایش عملکرد یا وضعیت یا پارامترهای اندازه گیری بهتر است دست کم هزینه‌های پایش، ریسک‌های خرابی یا عدم انطباق و سازوکارهای فرسودگی بالقوه و میزان فرسودگی را مدنظر قرار دهد.

بهبود

مطابق با استاندارد ایزو 55002 سازمان بهتر است آگاه باشد که عدم انطباق‌ها (از جمله خرابی‌ها) ممکن است در دارایی‌ها، فعالیت‌های مدیریت دارایی ها و سیستم مدیریت دارایی هایش اتفاق بیفتد. سازمان بهتر است فرایندها و برنامه‌هایی را برای کنترل عدم انطباق‌ها و پیامدهای مرتبط با آن‌ها وضع کند تا تاثیرات نامطلوب را بر سازمان و انتظارات و نیازهای ذی نفعان کمینه کند. این کار می‌تواند از طریق مستندسازی و بازنگری عدم انطباق‌های قبلی، ارزیابی نحوه مدیریت پیامدها و تعیین روش‌هایی برای جلوگیری از وقوع عدم انطباق‌ها در آینده محقق شود. اقدام‌های اصلاحی، اقدام‌هایی هستند که برای مدیریت علل ریشه‌ای عدم انطباق‌ها یا حوادث شناسایی شده انجام شوند تا پیامدهای آنان را مدیریت کنند و احتمال بروز مجدد آن‌ها را از بین ببرد. هنگام وضع و نگهداری فرایندهای اقدام اصلاحی بهتر است این نکات را لحاظ کنید:

• شناسایی و اجرای تمهیدات اصلاحی، برای کوتاه‌مدت و بلندمدت
• ارزیابی هر نوع تاثیری بر شناسایی ریسک و نتایج ارزیابی، از جمله نیاز به روزآمدسازی شناسایی، ارزیابی و گزارش‌های کنترل ریسک
• ثبت هر نوع تغییر ضروری در فرایندها و رویه‌ها که ناشی از اقدام اصلاحی یا شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک و نیز اجرای این تغییرات است.

بهتر است فرصت‌های بهبود از طریق ترکیبی از اقدام‌های اصلاحی و پایشی برای دارایی‌ها، مدیریت دارایی ها یا سیستم مدیریت دارایی ها به نحو شایسته‌ای در سطح سازمان شناسایی، ارزیابی و پیاده‌سازی شوند. بهبود مستمر بهتر است فعالیتی مداوم و چندباره در نظر گرفته شود که هدف نهایی آن، تحقق اهداف عینی سازمانی است. بهبود مستمر را نباید فقط بهبودی دوره‌ای (مثلا سالیانه) در پارامترهای عملکرد دارایی‌ها محسوب کنید، آن هم صرفا به این دلیل که این پارامترها دست یافتنی هستند.

منابع :

• مجموعه ایزو 55000، مدیریت دارایی ها؛ انتشارات آریانا قلم؛ 1395
• استاندارد ملی ایران – ایزو 55001، چاپ اول، 1393
• استاندارد ملی ایران – ایزو 55000، چاپ اول، 1393
• ISO 55000: 2014, Asset Management standard
• ISO 55001: 2014, Asset management- Management systems- Requirements
• Implementation Guide for an ISO 55001 Asset Management System, CEDR Contractor Report 2017