پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM

پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM در سازمان نیازمند صرف وقت و حوصله فراوان است. اگر این سیستم‌ها را مطابق برنامه پیاده‌سازی و از آن‌ها استفاده کنید، در مدیریت مؤثر کارها و دستیابی به نتایج مدنظر به شما کمک می‌کنند. متاسفانه اکثر سازمان ها از کمتر از 30 درصد قابلیت CMMS خود استفاده می کنند. این آمار بدان معنی است که فرایندهای نگهداری و تعمیرات در سیستم نرم افزاریشان آنطور که باید کارامد تعریف یا پیاده سازی نشده است.

بیایید ابتدا در مورد تعریفمان از پیاده سازی همزبان شویم. شما پیاده سازی نرم افزار را چگونه معنا می کنید؟ با چه شاخصی می گویید که یک پیاده سازی و استقرار نرم افزار نگهداری و تعمیرات در یک سازمان موفق بوده است یا خیر؟ ایا به نظر شما منظور از پیاده سازی و استقرار نرم افزار پشتیبان نگهداری و تعمیرات تهیه ی زیر ساخت های نصب و آموزش توسط تیم فروشنده و نهایتا تحویل آن به شماست؟

واضح است که اگر سازمانی برای یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات هزینه کند و آن را تهیه کند بالاخره این نرم افزار در سازمان راه اندازی و نصب می شود.حال سوال اساسی این است: پس چرا بیش از هفتاد درصد از پیاده سازی های نرم افزار با شکست مواجه می شود؟

 این امار حتی در برخی از صنایع به 90 درصد هم می رسد. نکته همین جاست. پیاده سازی موفق نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات فقط نصب و اموزش اولیه و تحویل آن توسط فروشنده نیست.

به پشتوانه ی سال ها تجربه مشاوره و ارزیابی در صنایع مختلف داخلی و خارجی در این حوزه معتقدیم که پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات تنها زمانی در یک سازمان  با موفقیت انجام می شود که این سیستم مرجع تصمیم گیری های واحد نگهداشت آن سازمان شود.

فرایند کامل پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM همان جایی است که کارها قرار است انجام شوند. حتی بهترین CMMS را هم می‌توان با تصمیم‌های نادرست برای پیاده‌سازی، آموزش و پشتیبانی، ناکارآمد کرد. اجرای CMMS نیز مانند هر سیستم بزرگ دیگری نوعی فعالیت فرایندمحور است و بدیهی است که اگر کاربران از فرایندها پیروی نکنند، نتایج رضایت‌بخش نخواهد بود.

نکات کلیدی در پیاده ‌سازی نرم‌ افزارهای نگهداری و تعمیرات

1-بسیاری از افراد و سازمان ها این تصور را دارند که خرید نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات CMMS/EAM حلال مشکلات آن‌ها است.  به اتکا سال‌ها تجربه در پیاده سازی های مختلف به شما می گوییم این تصور در صورتی محقق می شود که بدانید اکنون فرایندها و وضعیت سازمان شما در ارتباط با مدیریت دارایی هایتان چگونه است؟ مهترین مشکلات شما در این زمینه چیست؟ شیوه ی انجام درست فرایند های کنونی (که منجر به حل این مشکلات می شود) چیست؟ و چگونه این  فرایندها را در سیستم نرم افزاریتان می خواهید پیاده سازی و اجرا کنید؟

پاسخ به این سوالات به شما کمک می‌کند تا نقشه راه و استراتژی های مناسب برای سازمانتان را پیدا کنید. پیشنهاد می‌کنیم قبل از پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای پشتیبان نگهداشت CMMSها و EAMها از بازطراحی فرایندها و همچنین ایجاد داده های درست مربوط به دارایی هایتان اطمینان حاصل کنید.

2- بازطراحی فرایندهای کسب‌وکار، مهم‌ترین بخش از فرایند پیاده‌سازی این سیستم ها است؛ اگر چنین نکنید، دیر یا زود درخواهید یافت که فقط دارید همان فرایندهای قبلی و احتمالاً غیرمؤثر را با سرعتی بیشتر انجام می‌دهید؛ و در نتیجه مشکلات قبلی را فقط ضرب در چند کرده اید…

3-فرایندهای کسب‌وکار همیشه همسو با اوضاع صنعت، مسائل کارکنان و مواردی از این دست در حال تغییر هستند. حواستان باشد که CMMS، در بطن خود، فقط نوعی سیستم رایانه‌ای است و مانند خودروهایمان، همواره باید آن را تنظیم و اصلاح کنیم و فرایندها را تغییر دهیم تا حداکثر بهره‌وری را به ارمغان بیاورد.

4- مانند دیگر سیستم‌های رایانه‌ای پیشرفتۀ کسب‌وکار، CMMS و EAM را نیز نمی‌توان به سادگی نصب و اجرا کرد. زیرساخت ها مورد استفاده باید قابلیت ارتقا و بهبود نرم افزار و یکپارچه شدن با سایر سیستم های نرم افزاری سازمان را با حداقل زحمت  فراهم کنند. بنابراین در انتخاب و تهیه ی زیرساخت ها باید دقت شود.

5-پیاده سازی موفق حاصل هنر و تجربه است. پایش منظم وضعیت فرایندها و نتایج خروجی از سیستم به شما کمک می‌کند که بدانید به چه میزان نرم افزارتان را به ابزاری کارامد تبدیل کرده اید.

6- منظور از فرایندها، مجموعه­‌ای از فعالیت های دارای تاثیر متقابل و مرتبط است که ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می­ کند. یادتان باشد در صورتی که زباله تحویل نرم افزار بدهید چیزی جز زباله تحویل نمی گیرید. عامل اصلی موفقیت در پیاده‌سازی CMMS، توجه همزمان به فرایندهای نگهداشت، موجودی و زنجیرۀ تأمین است. حتی اگر مدیریت موجودی و زنجیرۀ تأمین قبلاً راه‌اندازی شده باشند، باید تا حد امکان با فرایندهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداشت یکپارچه شوند تا از مدیریت مؤثر منابع نگهداشت اطمینان حاصل شود.

7- فرایند پیاده سازی نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات را به عنوان یک پروژه که باید ایتم هایی از آن انجام شود و به اتمام برسد، نگاه نکنید؛ بلکه آن را به دید یک چرخه فرایندی نگاه کنید که لازم است هر قسمت از آن پس از آموزش اجرا شود و سپس بازخورد گرفته شود و دوباره اموزش داده شود تا در نهایت تثبیت و به فرهنگ سازمان تبدیل شود.

8- وقتی‌که در گذشته مشاورین برای اولین بار فرایند پیاده‌سازی و استقرار کامل نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات را برای سازمان‌ها آغاز می کردند، رویکرد به ظاهر سر راست و ساده بود. آنها به سازمان می‌رفتند، چند گفتگو و بحث سریع با نفرات سازمان انجام می‌دادند، تعدادی از جریان‌های کاری و فرایندهای پایه‌ای را ایجاد میکردند، ساختار سلسله مراتبی تجهیزات را معین و تمامی فیلدهای داده‌ای لازم را در سیستم پر می‌کردند؛ سپس یک نفر را در سازمان آموزش می‌دادند که بداند چه‌کاری انجام‌شده است.

ولی وقتی سازمان را ترک می‌کردند، هیچ‌کسی به خاطر نداشت که چه‌کاری انجام‌شده بود، چرا انجام‌شده بود و چگونه انجام‌شده بود. اینجاست که باید متوجه شد این رویکرد بیشتر از آنکه در خدمت سازمان باشد برای سازمان آسیب‌زا است؛ به این دلیل که هیچ تبادل دانشی رخ نداده است.

پس باید رویکردمان در پیاده‌سازی سیستم را دوباره ارزیابی کنیم و نقش خود را به‌سوی مربی‌گری و آموزش‌دهندۀ عملی، تغییر دهیم. این رویکرد، تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند.

ما یقین داریم شاه کلید موفقیت در پیاده سازی و استقرار نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات ایجاد حس مالکیت به سیستم است به گونه ای که تا مدت‌ها پس از اتمام پیاده سازی آثار آن باقی بماند. اگر می خواهید پیاده سازی موفقی داشته باشید و هزینه های انجام شده برای خریدتان را دور نریخته باشید افرادتان را در استفاده از این ابزار رهبری کنید و نه مدیریت.