آشنایی با اسناد برنامه استراتژیک مدیریت دارایی SAMP و برنامه مدیریت دارایی AMP

سند برنامه استراتژیک مدیریت دارایی‌ها (SAMP: Strategic Asset Management Plan) سندی است که رویکرد استراتژیک بلندمدت سازمان نسبت به دارایی‌های فیزیکی را نشان می‌دهد و برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها بر اساس آن شکل می‌گیرند. همچنین این سند الزامات استراتژیک دارایی‌ها را مشخص می‌کند و نقش آن‌ها را در تحقق اهداف عینی مدیریت دارایی‌ها و در نتیجه اهداف استراتژیک کل سازمان، نشان می‌دهد. اهداف عینی مدیریت دارایی‌ها معمولاً همراه با استراتژی تهیه می‌شوند و به همان ترتیب در تدوین برنامه‌ها استفاده می‌شوند. این اهداف مشخص می‌کنند چه کاری در چه زمانی باید انجام شود.

برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها نیز (AMP: Asset Management Plan) به شرح جزئیات فعالیت‌هایی می‌پردازد که باید بر روی دارایی‌ها انجام شوند و اهداف را (به‌عنوان‌مثال چارچوب‌های زمانی و منابع مورداستفاده) قابل‌اندازه‌گیری می‌کند. این برنامه‌ها باید جزئیات کافی داشته باشند تا بتوان راهکارهایی مشخص را برای دستیابی به اهداف عینی مدیریت دارایی‌ها (از جمله مزایای مشتری) اجرا کرد، باید با الزامات مالی همراستا باشند و باید امکان مدیریت و پایش اجرا را فراهم کنند.

بسیار اهمیت دارد که برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها برگرفته از استراتژی‌ها و اهداف عینی مدیریت دارایی‌ها باشند و با آن‌ها همراستا باشند تا اجرای اثربخش و کارآمد آن‌ها میسر شود. برنامۀ مدیریت دارایی‌ها نه‌تنها فعالیت‌هایی را که باید برای دارایی‌ها انجام شوند مشخص می‌کند، بلکه باید هزینه‌ها، ریسک‌های باقیمانده و بهبود پیش‌بینی‌شدۀ ناشی از اجرای این برنامه‌ها را نیز دربرگیرد.

شکل 1: عناصر اصلی سیستم مدیریت دارایی و ارتباط بین آنها.

مجموعه استانداردهای ایزو 55000 تعاریف، الزامات و تبیین سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی را برای سازمان‌ها مشخص می‌نماید. عناصر اصلی سیستم مدیریت دارایی و ارتباط بین آنها در شکل 1 مشخص شده است.

همانطور که در شکل 1 مشخص است در بالاترین سطح از سیستم مدیریت دارایی، سیاست‌های مدیریت دارایی قرار گرفته است. این سند اهداف کلان و اصولی را که مدیریت دارایی‌ها را هدایت می‌نماید مشخص می‌کند و می‌بایست در راستای برنامه استراتژیک سازمان باشد. در واقع سیاست‌های مدیریت دارایی، مسیر روشنی را برای تصمیم‌گیرندگان در مورد برنامه‌ریزی فعالیت‌های آتی دارایی‌ها ایجاد می‌کند. سند سیاست مدیریت دارایی معمولاً به شکل یک سند یک‌صفحه‌ای که در محل‌های عمومی نیز نصب می‌شود وجود دارد (در ادبیات فارسی، گاهی به جای واژه “سیاست” از واژه “خط مشی” استفاده می‌شود).

در سطوح پایین‌تر به ترتیب اهداف، استراتژی‌ها و برنامه‌های مدیریت دارایی قرار گرفته‌اند و در نهایت، برنامه‌های مدیریت دارایی، فعالیت‌های هر یک از مراحل چرخه عمر دارایی‌ها را مشخص می‌کند.

بر اساس این دسته‌بندی، مراحل چرخه عمر شامل چهار مرحله اکتساب، بهره‌برداری، نگهداشت و اسقاط است. همچنین این فعالیت‌ها می‌تواند باتوجه‌به موجودیت آن سازمان در سطح یک دارایی، یک سیستم دارایی یا یک سبد دارایی (Asset Portfolio) تعریف شود. اما موضوعی که بسیار حائز اهمیت است، فارغ از اینکه این فعالیت‌ها در چه سطحی تعریف می‌شوند، مدیریت دارایی‌ها می‌بایست در سطح سبد دارایی انجام شود. این بدان معنی است که به‌عنوان‌مثال در یک شرکت معدنی تصمیم‌گیری در مورد یک کامیون به‌تنهایی مناسب نیست و باید به مجموعه کامیون‌ها در زمان تصمیم‌گیری توجه نمود. همچنین باید گروه دارایی کامیون را با درنظرداشتن سایر گروه تجهیزات، مد نظر قرار داد.

در قسمت راست شکل 1 به قابلیت‌های مدیریت دارایی‌ها پرداخته شده است. این قابلیتها که شامل فرایندها، منابع، شایستگی‌ها و فناوری‌ها هستند از یک برنامه تدوین سیستم مدیریت سرچشمه می‌گیرند. در واقع برای اجرای برنامه‌های مدیریت دارایی که در سمت چپ شکل 1 بدان پرداخته شد به این قابلیت‌ها نیازمندیم. به عنوان مثال برای اجرای برنامه‌های مدیریت دارایی در مراحل مختلف چرخه عمر دارایی‌ها می‌بایست افراد و گروه‌های مسئول که توانمندی لازم را دارا هستند در اختیار داشته باشیم. به این منظور لازم است که جایگاه شغلی، شرح شغل، توانمندی‌های مورد نیاز، نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط تعریف شده باشند.

محتوای برنامه استراتژیک مدیریت دارایی SAMP

جدول 1 سرفصل‌های پیشنهادی و محتوای متعارف استراتژی مدیریت دارایی‌های فیزیکی را نشان می‌دهد. این فهرست بنا به الزامات سازمان و نوع صنعت قابل تغییر است. در تدوین استراتژی باید دستورالعمل‌های قبلی و محرک‌ها و فرایندهای سازمانی مرتبط مدنظر قرار گیرد.

جدول 1. ساختار برنامه استراتژیک مدیریت دارایی های فیزیکی SAMP

سرفصل	فصل‌های فرعی و محتوا
چکیدۀ مدیریتی	خلاصه‌ای از دامنه، اقدامات کلیدی و مزایا برای سازمان
قدردانی و کنترل نسخه	اثبات مالکیت در ردۀ مدیران ارشد تأیید رویکرد تدوین استراتژی، جلسه‌های مشارکت، شناسایی افراد کلیدی و… کنترل هم‌راستایی سیستم مدیریت دارایی‌ها با چشم‌انداز
دامنه	هدف استراتژی توصیف دارایی‌ها یا خدمات تحت پوشش این استراتژی، پیش‌زمینه‌ای که دارایی‌ها یا خدمات را توصیف می‌کند، برای مثال کارکرد، حجم، گروه‌بندی، یا موقعیت مدت استراتژی
اصول و اهداف	ارجاع به سیاست‌ها، اهداف و استراتژی قبلی مدیریت دارایی‌ها و پیش‌فرض‌ها
ذی‌نفعان	تعیین ذی‌نفعان کلیدی و خواسته‌ها و نیازهایشان اطلاعات بازار، مشارکت/تحقیق مشتریان ارزش‌گذاری خدمات برای مشتری، شرکای تجاری، و سهام‌داران
فرصت‌ها و محدودیت‌های داخلی یا خارجی	تعیین عوامل خارجی مانند عوامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فناورانه، زیست‌محیطی، و قانونی که ممکن است بر استراتژی اثر بگذارند. تعیین عوامل درونی که مانند نرخ بازگشت، الزامات استقراض، منبع‌یابی و محدودیت‌های قابلیت‌ها که ممکن است بر استراتژی اثر بگذارند.
وضعیت فعلی	(روندهای) سطوح عملکرد فعلی و قبلی عملکرد دارایی‌ها، سطح ریسک، خدمات مشتری و هزینه‌ها شکاف با اهداف و استانداردهای کنونی استراتژی آیا استراتژی‌های قبلی آنچه را انتظار می‌رفت محقق کردند؟ آیا استراتژی‌های قبلی به‌صورت کارآمدی اجرایی شدند؟ آیا استراتژی‌ها قادرند تقاضای کنونی را به شکلی کارایی، مطمئن و ایمن برآورده کنند؟ آیا استراتژی‌ها قادرند استانداردهای خروجی را به شکلی قانونی و سودآور محقق کنند؟ فهرست اقدامات کاهشی برای مدیریت شکاف‌های استراتژی فعلی توجیه سرمایه‌گذاری زمان‌بندی علل ریشه‌ای مشکلات یا منبع فرصت‌ها
وضعیت آتی	سطوح خدمات یا اهداف آتی که استراتژی بر اساس اطلاعات برگرفته از مدل‌سازی‌ها، محدودیت‌ها و فرصت‌های درونی و بیرونی، و الزامات ذی‌نفعان باید به آن‌ها بپردازد درآمدهای پیش‌بینی‌شده سطوح خدمات یا عملکرد آتی عملکرد دارایی، سطح ریسک، خدمات مشتری و هزینه‌ها تقاضاهای آتی، نوآوری‌ها، قابلیت اطمینان، منسوخ‌شدگی، قوانین جدید و افزایش هزینه‌ها چطور بر دارایی‌ها یا خدمات تأثیر می‌گذارند؟ مدل‌های استفاده‌شده شکاف‌های فعلی با اهداف و سطح خدمات آتی فهرست اقدامات کاهشی برای مدیریت شکاف‌های استراتژی آتی توجیه سرمایه‌گذاری زمان‌بندی علل ریشه‌ای مشکلات یا منبع فرصت‌ها
گزینه‌های استراتژی	سناریوهای احتمالی استراتژی لحاظ شده‌ در کوتاه‌مدت، میان‌مدت، و بلندمدت هزینه‌های عملیاتی، سرمایه‌های یا کلی (هزینه‌های کل عمر) سطوح متفاوت خدماتی یا عملکردی نحوۀ دستیابی به اهداف مدیریت دارایی‌ها سناریوهای ناشی از عوامل درونی یا بیرونی مختلف تحلیل عدم‌قطعیت یا حساسیت مبنای انتخاب استراتژی مرجح نسبت به سایرین بهینه‌کاوی – چرا گزینۀ منتخب، سودمندترین گزینه است؟
استراتژی مورد توافق	تأیید استراتژی منتخب و مزایای آن سطح خدمات یا عملکرد مدنظر و اینکه چگونه نیازهای ذی‌نفعان را برطرف می‌کند هزینه‌های عملیاتی، سرمایه‌ای یا کلی (هزینه‌های کل عمر) موقعیت ریسک مدنظر در انتهای استراتژی یا در بازه‌های زمانی رویکردهای اصلی مورداستفاده نحوۀ تبدیل استراتژی به اهدافی برای برنامه‌ها، شامل فهرستی از برنامه‌ها یا اهداف موردنیاز برای تحقق استراتژی بازه‌های زمانی و نقاط عطف برای اجرا موقعیت ریسک مورد انتظار در انتهای استراتژی یا در بازه‌های زمانی فواصل زمانی بازبینی استراتژی ملاحظات، محدودیت‌ها و ریسک‌های کلیدی منابع (افراد، کارخانه) فعالیت‌های آتی برای شفاف‌سازی ابهامات بلوغ استراتژی
نقش‌ها و مسئولیت‌ها	مالک و تأیید‌کنندۀ استراتژی به‌روزرسانی و بازبینی استراتژی، از جمله فواصل بازبینی اجراکنندۀ استراتژی تحلیل ذی‌نفعان و برنامۀ اطلاع‌رسانی
مدیریت عملکرد	معیارهایی برای پایش اجرا نسبت به استراتژی معیارهایی برای اطمینان از اینکه مزایای مدنظر حاصل می‌شوند
ارجاع به اسناد پشتیبان	فرایندهای حکمرانی و تصمیم‌گیری، از جمله ابزارها و معیارهای اولویت‌بندی فرایندها و فهرست مدیریت ریسک چارچوب‌های حکمرانی اطلاعات برنامۀ زمانی برای بهره‌برداری از ابزارهای IT فرایندها برنامه‌ها سیاست‌ها رویکرد و زمان‌بندی حسابرسی داخلی یا خارجی رویکرد زنجیرۀ تأمین و استراتژی‌های قرارداد تحلیل نیازهای آموزشی و قابلیت‌ها سبد بهبود مستمر رویکرد اطلاعات سوابق دارایی‌ها (اعمال کنترل و…) و مدیریت اطلاعات دارایی‌ها

محتوای برنامه مدیریت دارایی AMP

جدول 2 محتوای معمول برنامۀ مدیریت دارایی‌ها را نشان می‌دهد. این فهرست بنا به الزامات سازمان قابل تغییر است. برای تدوین برنامۀ کامل باید دستورالعمل‌های قبلی و نیز محرک‌ها و فرایندهای سازمانی مرتبط را هم در نظر گرفت. پیشنهاد میشود در صورت محدودیت منابع، در گام اول تدوین برنامه مدیریت داراییهای فیزیکی برای تعدادی از گروه دارایی های حساس سازمان انجام شود.

جدول 2. محتوای برنامه مدیریت دارایی های فیزیکی

سرفصل	فصل فرعی و محتوا
دامنه	هدف برنامه توضیح دارایی‌های تحت پوشش برنامه، کاری که انجام می‌دهند، تعدادشان، و موقعیت جغرافیایی آن‌ها مدت برنامه
اصول و اهداف	ارجاع به سیاست‌ها و استراتژی‌ها اهداف عینی پیش‌فرض‌ها
موقعیت فعلی	(روند) سطوح عملکردی گذشته و فعلی عملکرد دارایی، سطح ریسک (حساسیت و سلامت)، خدمات مشتری و هزینه‌ها حساسیت دارایی‌ها و شاخص سلامت ارزش دارایی‌ها شکاف با اهداف و استانداردهای فعلی آیا برنامه‌های قبلی به نتایج مدنظر دست یافتند؟ آیا برنامه‌های قبلی به طور کارآمد اجرا شده‌اند؟ آیا دارایی‌ها به شیوه‌ای کارایی، مطمئن و ایمن، تقاضاها را برآورده می‌کنند؟ آیا دارایی‌ها به شکلی قانونی و سودآور، استانداردهای خروجی را رعایت می‌کنند؟ دارایی‌ها چطور تحت‌ تأثیر عوامل خارجی قرار می‌گیرند؟ فهرست‌کردن ریسک‌ها و نیازهای سرمایه‌گذاری فعلی توجیه سرمایه‌گذاری: چرا این دارایی، چرا حالا؟ علل ریشه‌ای مشکلات یا منبع فرصت‌ها
موقعیت آتی	استانداردها یا اهداف آتی (که در استراتژی مشخص شده است) (روندهای) سطوح عملکرد آتی عملکرد دارایی، سطح ریسک، خدمات مشتری و هزینه‌ها دارایی‌ها چگونه تحت تأثیر تقاضا، نوآوری، قابلیت اطمینان، منسوخ‌شدن و قوانین جدید قرار می‌گیرند؟ مدل‌های مورداستفاده شکاف‌های فعلی با اهداف و استانداردهای آتی فهرست‌کردن ریسک‌ها و نیازهای سرمایه‌گذاری آتی توجیه سرمایه‌گذاری: چرا این دارایی، چرا الان؟ علل ریشه‌ای مشکلات یا منبع فرصت‌ها درآمدهای پیش‌بینی‌شده
مداخلات (راهکارها) و گزینه‌های بالقوه	راه‌حل‌های بالقوه کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت هزینه‌های عملیاتی، سرمایه‌ای یا کلی (هزینه‌های کل عمر) اولویت‌بندی و حساسیت ریسک نحوۀ تعامل آن‌ها با استراتژی دارایی‌ها سناریو‌های ناشی از عوامل خارجی متفاوت تحلیل حساسیت و عدم‌قطعیت مبنایی برای اولویت‌بندی گزینه‌های دارای ارجحیت بهینه‌کاوی چرا گزینۀ منتخب بهترین گزینه است
برنامه‌های مورد توافق	فهرست کامل آیتم‌هایی که می‌توانید انجام دهید فهرست فعالیت‌ها: دارایی‌هایی که باید نگهداری، نوسازی، تعویض، ساخته فروخته یا اسقاط شوند بازۀ زمانی اجرا هزینه‌های عملیاتی، سرمایه‌ای و کلی (هزینه‌های کل عمر) خدماتی که انتظار دارید به مشتریان ارائه دهید نتایج برای سایر ذی‌نفعان موقعیت ریسک مورد انتظار در انتهای برنامه یا در بازه‌های زمانی بسامد بازبینی برنامه برای کنترل نتایج و هم‌راستایی محدودیت‌ها، ملاحظات و ریسک‌های کلیدی (منابع انسانی، کارخانه)
نقش‌ها و مسئولیت‌ها	مالک و تأیید‌کنندۀ برنامه به‌روزرسانی و بازبینی برنامه‌ها، از جمله بسامد آن مجریان برنامه تحلیل ذی‌نفعان و برنامۀ اطلاع‌رسانی
مدیریت عملکرد	شاخص‌هایی برای پایش اجرا در مقایسه با برنامه شاخص‌هایی برای اطمینان از تحقق مزایای مورد انتظار
ارجاع به اسناد پشتیبان	فرایندهای حکمرانی و تصمیم‌گیری، از جمله ابزارها و شاخص‌های اولویت‌بندی فهرست و فرایندهای مدیریت ریسک چارچوب‌های حکمرانی اطلاعات زمان‌بندی پیاده‌سازی ابزارهای IT فرایندها استراتژی‌ها سیاست‌ها رویکرد و زمان‌بندی ممیزی داخلی یا بیرونی رویکرد زنجیرۀ تأمین و برنامه‌های قراردادها تحلیل نیازهای آموزشی و قابلیت‌ها رویکرد بررسی حوادث و پیگیری اقدامات بعدی سبد بهبود مستمر رویکردی برای اطلاعات فهرست دارایی (اعمال کنترل و…) و مدیریت اطلاعات دارایی‌ها

به طور خلاصه می‌توان گفت، درحالی‌که SAMP زمینه و چارچوب استراتژیک را برای مدیریت دارایی فراهم می‌کند، AMP به جزئیات عملیاتی و تاکتیکی مدیریت دارایی‌ها یا گروه‌هایی از دارایی‌های خاص می‌پردازد. همانطور که در این جداول مشخص است، سند برنامه استراتژیک مدیریت دارایی SAMP سرفصل‌های بیشتری را دارد به نحوی‌که می‌توان سند برنامه مدیریت دارایی AMP را در آن جای داد. هر دو این برنامه‌ها با هم کار می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌های مدیریت دارایی با استراتژی و اهداف کلی سازمان هماهنگ است. ساختار و محتوای خاص این اسناد ممکن است بر اساس نیازهای سازمانی و استانداردهای صنعت متفاوت باشد.

نویسنده: مبین نادری

منابع

ISO 55002: 2014, Asset management — Guidelines for the application of ISO 55001
The Institute of Asset Management (AIM), Strategy and Planning: Asset Management Policy, Strategy and Plans, Version 1, 2015