استراتژی مدیریت دارایی های فیزیکی به عنوان سند یکپارچگی مدیریت دارایی ها

نوامبر 21, 13980
ASSETMANAGfffEMENTSTRATEGY-1.jpg


استراتژی مدیریت دارایی های فیزیکی به عنوان سند یکپارچگی مدیریت دارایی ها



سنگ بنای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی تدوین خط مشی، اهداف و استراتژی مدیریت دارایی سازمان است. در ادبیات جدید مدیریت دارایی ­های فیزیکی، به ویژه پس از عرضه استاندارد ISO 55000، استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی بیشتر با عنوان برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی (SAMP) شناخته می ­شود. با هر عنوانی، استراتژی مدیریت دارایی­ ها راهنمایی است که جهت­ گیری و اولویت­‌های سازمان را در رسیدن به اهداف در پیاده سازی سیستم مدریت دارایی ­های فیزیکی مشخص می­‌کند. ایجاد ارتباط بین اهداف کلان سازمان و برنامه­­‌های مدیریت دارایی ­های فیزیکی در هر خانواده از تجهیزات، با تدوین و تعهد به برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ ها میسر است.

در شروع هر تغییری از جمله پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی ایجاد چشم انداز، انتخاب مسیر و برنامه­‌ای جامع  برای رسیدن به سطح تعالی مطلوب لازم است. این موضوع سنگ بنا و از اجزای حیاتی یک نظام مدیریت دارایی ­های فیزیکی پایدار است. به تعبیر دیگر اگر در راه پیاده سازی مدیریت دارایی ­های فیزیکی مقصد مشخص و چگونگی رسیدن به این مقصد را بدانیم، آنگاه ما یک استراتژی خواهیم داشت. پس از آن حل مشکلات و رفع چالش­‌های اجرای برنامه­ ها پیش روی ما خواهد بود؛ اما رفع و عبور از این موانع با استفاده با کمک نقشه راه راهبردی (استراتژیک) میسر خواهد بود.

علی رغم اهمیت بسیار بالای تدوین و پیاده سازی یک برنامه استراتژیک مدون در مدیریت دارایی­ های فیزیکی، اما یکپارچه‌سازی و ایجاد ارتباط منطقی و قابل مدیریت بین فعالیت­‌های سازمان در حوزه مدیریت دارایی ­ها و اهداف استراتژیک سازمان یکی از مشکلات اصلی مدیران دارایی­ های فیزیکی در سراسر جهان است. رفع این چالش اما با حرکت گام به گام از تدوین خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی (AM Policy)، سپس برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی (SAMP) و در آخر برنامه­‌های مدیریت دارایی­ ها (Asset Management Plans) امکان­ پذیر است. از شروط اصلی اجرای این برنامه می ­توان به موارد ذیل اشاره کرد.

  • ارتباط بین اهداف استراتژیک سازمانی با خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی و اهداف ترسیم شده در آن برقرار باشد.
  • ارتباط بین اهداف استراتژیک سازمانی با سطح خدمات (Level of Service) مطلوب و مورد نظر از دارایی­ ها در آن مشخص باشد.
  • برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی نشان دهنده اولویت­‌های سازمان در این حوزه باشد. همچنین فعالیت­‌های اصلی لازم الاجرا برای دارایی ­ها و سرمایه پشتیبان برای اجرای برنامه­ ها مشخص گردد.

به طور خلاصه خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی باید نشان دهنده اصول کلی و الزامات سازمان در توسعه و تدوین برنامه­ استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی و پس از آن برنامه­ مدیریت دارایی های فیزیکی است. به همین ترتیب استراتژی مدیریت دارایی­ های فیزیکی یک سند سطح کلان، برنامه اجرایی بلند مدت برای رسیدن به اهداف مشخص شده در خط مشی مدیریت دارایی ­ها است. با پیاده سازی برنامه استراتژیک مدیریت دارایی ­های فیزیکی در سازمان­ های تجهیز محور، انتظار می‌رود حرکت به سمت دستیابی به اهداف مشخص شده در اسناد بالادستی روشن‌­تر و قابل رصد بیشتر گردد. البته باید خاطر نشان کرد که ارتقاء سطح و بلوغ سازمان در تدوین استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی یک فرایند بهبود پیوسته بوده و پس از تلاش پیگیرانه و در طول زمان به دست می‌­آید. در ادامه در مورد هر کدام از مفاهیم گفته شده، توضیحاتی ارائه شده است.



شکل 1. مسیر سازمان از خط مشی تا برنامه مدیریت دارایی­ های فیزیکی


خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی (ASSET MANAGEMENT POLICY)

خط مشی دارایی ‌های فیزیکی، جهت و مقصود سازمان در حوزه دارایی فیزیکی است. این سند بر اساس اهداف کلان سازمانی، الزامات دی نفعان، مقتضیات رهبری سازمان و حدود مسئولیت و دامنه فعالیت­‌های سازمان نگاشته شده و  به صورت رسمی توسط رهبری سازمان به تایید می ­رسد. خط مشی مدیریت دارایی، تعهد کارکنان سازمان را برای برنامه ­ریزی، طراحی، ساخت، دستیابی، بهره برداری، حفظ، تجدید، جایگزینی و اسقاط دارایی‌های سازمان به گونه‌ای بیان می‌کند که ضمن ارائه خدمات ارزشمند به مشتریان، استفاده صحیح از منابع سازمان را تضمین می‌کند. تدوین خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی اولین کار در جهت پیاده ­سازی سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی بر اساس چارچوب استاندارد ایزو 55000 است.


ویژگی­ های یک سند خط مشی در مدیریت دارایی های فیزیکی

 از مهم‌­ترین ویژگی ­های یک سند خط مشی مدیریت دارایی­ های فیزیکی می ­توان به موارد ذیل اشاره کرد:

  • برگرفته از و مطابق با برنامۀ استراتژیک سازمانی باشد؛
  • متناسب با ماهیت و ابعاد عملیات‌ها و دارایی‌های سازمان باشد؛
  • مطابق با سایر سیاست‌های سازمانی باشد؛
  • مطابق با چارچوب کلی مدیریت ریسک سازمان باشد؛
  • چارچوبی ارائه دهد که ایجاد و اجرای برنامه‌ها، اهداف عینی و استراتژی مدیریت دارایی ‌ها امکان‌پذیر گردد؛
  • شامل تعهدی برای پیروی از الزامات نظارتی، قانونی، حقوقی جاری، مقتضی و دیگر الزاماتی باشد که سازمان آن‌ها را پذیرفته است؛
  • اصولی همچون رویکرد سازمان به سلامت و ایمنی یا توسعۀ پایدار را که قرار است اجرا شوند، به روشنی بیان کند؛
  • شامل تعهدی برای بهبود مستمر عملکرد مدیریت دارایی ‌های فیزیکی باشد؛
  • مستند، قابل اجرا و نگهداری باشد؛
  • به تمام ذی‌نفعان مرتبط از جمله خدمات‌ دهندگان طرف قرارداد، در مواردی که نیاز است این افراد از وظایف خود در قبال سیاست‌های مدیریت دارایی‌ها آگاه شوند، اطلاع‌رسانی نماید؛ و

به‌طور مرتب بازنگری شود تا اطمینان حاصل شود که سیاست‌ها متناسب و مطابق با برنامۀ استراتژیک سازمانی است.


استراتژی مدیریت دارایی­ های فیزیکی (ASSET MANAGEMENT STRATEGY)

در گام دوم بعد از تدوین خط مشی نوبت به تدوین استراتژی و اهداف سازمان در مدیریت دارایی ها می رسد. استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی به صورت کلی راهکارهای اصلی سازمان در مدیریت سبد دارایی ­­ها را مشخص می­­ کند. به طور مثال در سازمانی همچون یک شرکت توزیع نیروی برق که مجموعه ای تجهیزات شبکه، ماشین آلات، تجهیزات پشتیبان و تاسیسات ساختمانی را در اختیار دارد، تدوین راهبردهای کلی سازمان در مدیریت چرخه عمر هر کدام از این خانواده تجهیزات، اهداف و شرایط مطلوب سازمان در عملکرد هر کدام از آن ها در سند استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی یا به تعبیر استاندارد ایزو 55000 سند برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی (SAMP) تعیین می­ گردد.

به بیان دیگر در استراتژی مدیریت دارایی­ های فیزیکی تبدیل اهداف سازمانی به اهداف مدیریت دارایی ­های فیزیکی وضوح بیشتری می ­یابد. تعیین اهداف روشن در این سند از مهم‌­ترین بخش ­های آن است. واضح است که در هر صنعت و با توجه به وسعت سازمان تعیین اهداف عینی اشکال متفاوتی به خود می­ گیرد، اما به صورت کلی در استراتژی، اهداف سازمانی مرتبط با تجهیزات به صورت روشن بیان و راهکارهای دستیابی به آن­ ها مشخص می‌­شود. این راهکارها می تواند شامل برنامه کلی سرمایه­‌گذاری بر اساس آنالیز تقاضا، در نظر گرفتن تجهیزات آماده به نصب در آینده نزدیک، راهبردهای بهینه سازی سطح بهره­ برداری و نگهداشت و برنامه­‌های سرمایه­ گذاری برای جایگزینی تجهیزات باشد.


ویژگی­ های استراتژی مدیریت دارایی های فیزیکی

در تدوین استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی توجه به ویژگی­ های ذیل ضروری است.

  • برگرفته از و مطابق با سیاست‌های مدیریت دارایی ‌ها و برنامۀ استراتژیک سازمانی باشد؛
  • مطابق با دیگر استراتژی‌ها و سیاست‌های سازمانی باشد؛
  • الزامات ذی‌نفعان مربوط را مشخص کند و مد نظر قرار دهد؛
  • الزامات مدیریت چرخۀ عمر دارایی‌ها را در نظر بگیرد؛
  • ریسک‌های مرتبط با دارایی‌ها و موارد حساس دارایی‌ها و سیستم دارایی‌ها را در نظر بگیرد؛
  • وضعیت، عملکرد و کارکردهای دارایی‌های حیاتی و سیستم‌های دارایی‌های فعلی را شناسایی کند؛
  • وضعیت، عملکرد و کارکردهای آتی مطلوب دارایی‌های حیاتی و سیستم‌های دارایی‌های فعلی و جدید را، در زمان‌بندی‌های سازگار با زمان‌بندی‌های برنامۀ استراتژیک سازمانی، بیان کند؛
  • رویکرد و روش‌های اصلی حاکم بر مدیریت دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی‌ها را به روشنی بیان کند؛

برنامه مدیریت دارایی ­های فیزیکی (ASSET MANAGEMENT PLAN)

گام سوم به تدوین برنامه مدیریت دارایی­‌ های فیزیکی اختصاص دارد. این برنامه­ ها تعریف­ کننده فعالیت ‌ها و منابع است که برای پیاده‌سازی اهداف و استراتژی مدیریت دارایی فیزیکی لازم است. برنامه مدیریت دارایی فیزیکی با توجه به نوع  و گستردگی سازمان و استراتژی مدیریت دارایی­ ها، نشان ­دهنده اقدامات سازمان در مدیریت چرخه عمر یک تجهیز، گروه یا کلاس از تجهیزات است. با استفاده از برنامه مدیریت دارایی ­ها فعالیت­ های خاص، منابع و زمانبندی مورد نیاز مشخص می‌شود. البته همچون تدوین استراتژی رسیدن به تعالی در تدوین برنامه ­های مدیریت دارایی ­های استاندارد وابسته به سطح بلوغ مدیریت دارایی­ های فیزیکی و تکامل داده­ های­ لازم برای اتخاد تصمیم­ در چرخه عمر تجهیز است. به صورت عملی توصیه می‌­شود تدوین برنامه­ مدیریت دارایی­ های فیزیکی از تجهیزات حیاتی سازمان آغاز شود. پس از تحلیل بازخورد­ها از برنامه­ های پایلوت و در جریان تکمیل داده­‌های تجهیزات، می ­توان تدوین برنامه­ مدیریت دارایی­ های را در سطح گسترده ­­تری از دارایی ­های سازمان گسترش داد.


بخش ­های سند برنامه مدیریت دارایی

  1. دورنمای برنامه مدیریت دارایی: در برنامه مدیریت دارایی دورنما کارکرد دارایی در ارتباط با اهداف سازمانی، ذینفعان و دیگر برنامه­‌ها و استانداردها مشخص می­ شود.
  2. سطح سرویس: یکی از اهداف کلیدی نگارش برنامه مدیریت دارایی رساندن سطح سرویس تجهیز به عملکرد مطلوب است. در برنامه مدیریت دارایی ­ها شرایط تعادل بین هزینه­‌ها و سطح سرویس مورد نیاز بررسی می ­شود. علاوه بر هزینه در این بخش به موارد دیگری مانند کارایی، کیفیت، کمیت، قابلیت اطمینان، ایمنی و پاسخگویی اشاره می‌­شود. در این بخش میزان تاثیر اهداف، قوانین و استانداردهای سازمانی بر سطح سرویس مطالعه می­ گردد. شناخت سطح سرویس فعلی و فاصله آن از سطح مطلوب مورد دیگری است که می ­توان در برنامه مدیریت دارایی/تجهیز به آن پرداخت.
  3. پیش­ بینی تقاضا: در بخش سوم برنامه مدیریت دارایی جزئیات پیش ­بینی و رشد تقاضای استفاده از دارایی و تاثیر آن، برنامه ­ریزی اقتضایی تقاضا و برنامه سرمایه­ گذاری لازم برای پاسخگویی به نیازهای آینده مشخص می ­شود.
  4. مدیریت دارایی در چرخه عمر. در این بخش به صورت خلاصه برنامه مدیریت و بهره ­برداری در طول چرخه آن از حصول تا به اسقاط دارایی، بر اساس سطح سرویس و بهینه‌­سازی هزینه و ریسک بهره ­برداری گزارش می ‌شود. این بخش مهم ترین قسمت برنامه مدیریت دارایی­ است.
  5. خلاصه جریان مالی. در ادامه برنامه خلاصه ­ای از برآوردهای مالی از فعالیت­ های مشخص شده در قسمت­ های قبل گزارش می ­شود. میزان هزینه ‌ها، منابع پیش ­بینی شده برای تامین آن‌ها و جزئیات روش­‌های صرف هزینه‌­ها در برنامه مالی مشخص می‌­شود.
  6. بهبود پیوسته. در بخش آخر برنامه نوسازی و اصلاح برنامه و سیستم جاری مشخص می ­شود. بایستی ارتباط مشخصی بین برنامه بهبود و مشکلات دیده شده در طول نگارش برنامه مدیریت دارایی­/تجهیز برقرار باشد.

جمع بندی

آنچه در این مقاله پرداخته شد تنها اشاره به گوشه‌­ای از مباحث گسترده حوزه تدوین و اجرای استراتژی و برنامه ­های مدیریت دارایی­ های فیزیکی بود. بی شک رشد و رسیدن به بلوغ در سیاست­گذاری، تدوین استراتژی و برنامه­‌های مدیریت دارایی­ های حاصل تلاش مستمر و پیگیرانه مدیران و دیگر فعالان این حوزه در صنایع مختلف کشور خواهد بود. شرکت بین المللی مشاوره مدیریت دارایی­ های فیزیکی پمکو به پشتوانه تجارب ارزنده به دست آمده از سال­‌ها فعالیت مستمر در حوزه مشاوره مدیریت دارایی­ های فیزیکی در ایران و همچنین همکاری تنگاتنگ با مجموعه ­ای از شرکای بین المللی در این حوزه، افتخار همکاری با گستره‌­ای از سازمان­‌های صنعتی را – به ویژه در حوزه نفت و گاز و انرژی – در تدوین خط مشی، اهداف، استراتژی و برنامه های مدیریت دارایی ­های فیزیکی در کارنامه خود دارد. امید است دستاوردهای این تلاش‌­ها، هدایت­گر صنعت کشور در حرکت روز افزون در مسیر تعالی در مدیریت دارایی ­های فیزیکی باشد.



منابع:

  1. ISO 55002: 2014, Asset management — Guidelines for the application of ISO 55001
  2. Campbell, J.D. and J.V. Reyes-Picknell, Uptime: Strategies for Excellence in Maintenance Management. Third Edition, Productivity Press: USA, 2016
  3. National Asset Management Group, International Infrastructure Management Manual (IIMM), International Edition, New Zealand, 2011
  4. The Institute of Asset Management (AIM), Strategy and Planning: Asset Management Policy, Strategy and Plans, Version 1, 2015
  5. Ruby, Mark, Developing Asset Management Plan: Creating Value from Physical Assets, UPTIME magazine, June/July 15

مطالب مرتبط

ارزیابی مدیریت دارایی های فیزیکی
ارزیابی مدیریت دارایی های فیزیکی
مدیریت ریسک در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی فیزیکی
مدیریت ریسک در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی فیزیکی
استاندارد مدیریت دارایی های فیزیکی
استاندارد مدیریت دارایی های فیزیکی
کتاب زمان در دسترس (آپتایم)
کتاب زمان در دسترس (آپتایم)