در جریان آشنایی بیشتر سازمان­‌های صنعتی کشور با مدیریت دارایی‌های فیزیکی، موضوع استانداردسازی و ایجاد سیستمی منطبق بر استانداردهای جهانی از موضوعات اصلی گفتگو بین مدیران و مشاوران است. دو  مرجع اصلی ارائه شده برای این منظور استاندارد PAS 55 و ایزو 55000 (ISO 55000) هستند. در استاندارد PAS 55 با تمرکز ویژه بر دارایی­‌های فیزیکی، گام‌هایی روشن و قابل اجرا برای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی ارائه کرده است. آشنایی خوانندگان با کلیات و گام­‌های پیاده سازی استاندارد PAS 55 تصویری کامل و قابل ارجاع از الزامات سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی در کلیه صنایع دارایی محور در اختیار می‌گذارد.

تاریخچه توسعه استاندارد PAS 55

در ابتدای قرن جاری، با رشد روز افزون اهمیت پیاده سازی سیستم‌های به روز مدیریت دارایی­ های فیزیکی بر اساس نگاه مدیریت چرخه عمر دارایی­ های فیزیکی، استاندارد PAS 55 معرفی شد. نسخه اول استاندارد در بین سال­‌های 2004 -2002 با همکاری مشترک موسسه استاندارد بریتانیا (BSI) و موسسه مدیریت دارایی های فیزیکی (IAM) تدوین شده است. در این استاندارد با هدف بهینه‌سازی مدیریت دارایی ­های فیزیکی، الزامات پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی ­ها در صنایع مختلف از جمله خدمات زیر ساخت آب و برق و گاز، حمل و نقل، معدنی، فرایندی و تولید معرفی شده است. مدل ارائه شده در استاندارد PAS 55 یک بار دیگر در سال 2008 به‌روزرسانی شد.

در ادامه توسعه استانداردهای مدیریت دارایی­ های فیزیکی در سال 2014، بر اساس و پایه استاندارد  PAS 55، خانواده استاندارد ایزو 55000 تدوین شد. هر چند در حال حاضر در سطح جهان با جانشین شدن استاندارد ایزو 55000، دیگر الزامی برای پیاده سازی استاندارد PAS 55 وجود ندارد، اما به جهت تمرکز دامنه استاندارد PAS 55 بر دارایی‌های فیزیکی در مقابل گسترده‌تر بودن دامنه استاندارد ISO 55000 برای تمام انواع دارایی‌­ها و همچین در دسترس بودن اسناد دقیق راهنمای پیاده سازی استاندارد PAS 55، مطالعه و الگوگیری از آن برای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریتی ویژه دارایی­‌های فیزیکی بسیار توصیه می‌شود.

تعریف مدیریت دارایی­ های فیزیکی در استاندارد PAS 55

در تعریف استاندارد PAS 55 با هدف تحقق برنامۀ استراتژیک سازمانی، مدیریت دارایی ­های فیزیکی مجموع شیوه‌ها و فعالیت‌هایی منظم و هماهنگ که سازمان از طریق آن‌ها دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی‌ها و نیز هزینه‌ها و ریسک‌ها و عملکرد آن‌ها را به طور بهینه و پایدار و در طی چرخۀ عمر دارایی‌ها مدیریت می‌کند، است. در نگاه این استاندارد سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی بر اساس اصول پایه‌­ای لزوم یکپارچگی، نگاه کل‌نگرانه و نظام‌مند، فراگیر بودن در کل فرایندهای چرخه عمر دارایی­ های فیزیکی، توجه به ریسک محوری و بهینه بودن تصمیمات و در نظر گرفتن اصول توسعه پایدار و حفظ محیط زیست بنا می‌شود.

دامنه دارایی‌های فیزیکی در استاندارد PAS 55

تمرکز اصلی در این استاندارد، ارائه مدلی برای مدیریت دارایی ­های فیزیکی در سازمان‌های دارایی محور است. اما این کار بدون توجه و مدیریت یکپارچه در ارتباط با دیگر انواع دارایی­‌ها اعم از دارایی­‌های شامل دارایی‌های انسانی، دارایی‌های اطلاعاتی، دارایی‌های مالی و دارایی‏‌های نامشهود (همچون اعتبار، روحیه، مالکیت معنوی، حسن ‏شهرت و …) میسر نمی‌شود.

سطوح دارایی­‌های فیزیکی در استاندارد PAS 55

در مدیریت دارایی های فیزیکی بر اساس استاندارد PAS 55 بالاترین سطح به مدیریت کل سازمان اختصاص داده شده است. در این رده، دستیابی به اهداف راهبردی سازمان اولویت اول تصمیم‌گیری و فعالیت‌­های است. در ذیل مدیریت سازمان، دامنه سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی قرار می‌گیرد. در دومین سطح و در دامنه سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی، بهینه‌سازی سرمایه­‌گذاری‌ها و تصمیمات بر اساس اولویت‌بندی سازمان بر روی مجموعه دارایی‌ها مهم‌ترین فعالیت است. به طور مثال، یک شرکت توزیع نیروی برق مجموعه‌­ای از دارایی‌­های شبکه، خودرو­های عملیاتی، ساختما‌‌ن‌­ها و تاسیسات و دیگر انواع دارایی‌ها را در تملک دارد. بهینه‌سازی سرمایه‌گذاری بر روی برنامه‌­های توسعه و یا بهره‌­برداری و نگهداشت هر کدام از این مجموعه دارایی­‌ها از فعالیت‌­های اصلی در این سطح است.

در خصوص فعالیت­‌های سازمان در حوزه مدیریت عملکرد، ریسک­ ها و هزینه‌های سیستم­ دارایی ها، مانند یک خط تولید در شرکت خودروسازی، در سطح بعدی تصمیم­‌‌‌گیری می‌شود. در سطح آخر نیز مجموعه فعالیت­‌های سازمان در مدیریت چرخه عمر یک دارایی (تجهیز) خاص مشخص می‌­گردد. این ساختار در تعیین نقش­‌ها و مسئولیت‌­های هر کدام از سطوح مدیریتی و عملیاتی سازمان در مدیریت یکپارچه، بهینه و پایدار کل دارایی ­­های فیزیکی سازمان بسیار موثر است.

عناصر سیستم مدیریت دارایی‏ های فیزیکی در استاندارد PAS 55

باید توجه داشت که سیستم مدیریت دارایی‌ ها در درجۀ اول برای پشتیبانی از تحقق برنامۀ استراتژیک سازمانی و به‌منظور برآوردن انتظارات ذی‌نفعان مختلف پیاده‌سازی می‌شود. بر همین اساس، برنامه استراتژیک سازمان نقطه آغاز حرکت و ایجاد برنامه‌ها، اهداف عینی، استراتژی و سیاست‌های مدیریت دارایی ‏های فیزیکی است. تدوین اهداف و تدوین برنامه­‌های راهبردی، ترکیب بهینه‌ای از فعالیت‌های چرخۀ عمر را در سراسر مجموعۀ دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی‌ها (متناسب با حیاتی‌بودن، وضعیت، عملکرد و نوع ریسک انتخاب‌شدۀ سازمان) ایجاد می­‌کنند. شکل زیر بر اهمیت بهبود مستمر و نظارت بر سیستم مدیریت دارایی‌ ها (برای مثال در عملکرد دارایی‌ها یا ارتقای برنامه‌های مدیریت دارایی‌ها) تأکید دارد. این شکل اهمیت بهبود مستمر را از طریق تأثیر مستقیم بر برنامۀ استراتژیک سازمانی و انتظارات ذی‌نفعان نشان می‌دهد.

رویکرد و الزامات سیستم مدیریت دارایی ها در استاندارد PAS 55

رویکرد پیشنهاد شده برای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی در این استاندارد، همانند استاندارد ISO 55000 استفاده از چرخه بهبود کیفیت دمینگ است. با هدف پایدارسازی روند بهبود و افزایش کارایی سیستم، این چرخه به چهار مرحله اصلی برنامه‌­ریزی، اجرا، بازنگری و بهبود (PDCA) تقسیم شده است. به طور خلاصه در هر کدام از این مراحل مجموعه اقداماتی به شرح ذیل صورت می‌گیرد.

برنامه‌ریزی: ایجاد برنامه‌ها، اهداف عینی و استراتژی مدیریت دارایی‌ ها برای ارائۀ نتایجی سازگار با سیاست‌های مدیریت دارایی‌های سازمان و برنامۀ استراتژیک سازمانی.

اجرا: ایجاد توانمندسازهای لازم برای اجرای مدیریت دارایی‌های فیزیکی (مانند نصب و راه‌اندازی سیستم‌های مدیریت اطلاعات دارایی‌ها) و دیگر الزامات (مثل الزامات قانونی) و اجرای برنامه‌های مدیریت دارایی‏‌ها.

بازنگری: مقایسۀ نتایج با سیاست‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی، هدف‏‌های استراتژی، الزامات قانونی و نظارت بر آن‌ها؛ ثبت و گزارش کردن نتایج.

بهبود: انجام اقداماتی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف مدیریت دارایی‌ها و بهبود مستمر سیستم مدیریت دارایی‏‌ها و عملکرد دارایی‏‌ها.

جمع بندی

در این متن خلاصه استاندارد PAS 55 و الزامات آن در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی مورد بررسی قرار گرفت. هرچند پیاده‌سازی این استاندارد دیگر برای صنایع دارایی محور الزام آور نیست، اما مطالعه نگاه و رویکرد آن در آموزش و فهم هر چه بیشتر الزامات و رویکرد استاندارد جاری ایزو 55000 بسیار یاری‌رسان است. البته خوانندگان محترم باید به این نکته ظریف توجه داشته باشند که صرفا تهیه اسناد و الزامات استاندارد PAS 55 و یا ISO 55000 نشان­‌دهنده موفقیت در مدیریت دارایی های فیزیکی نیست؛ بلکه حرکت در مسیر تعالی مدیریت دارایی های فیزیکی و مشاهده نتایج تلاش‌های انجام شده روی بهره­‌وری و عملکرد سازمان، بر موفقیت در ممیزی‌­های استانداردها اولویت دارد. البته این راه به صورت تدریجی و با حرکت مداوم در مسیر بلوغ طی می­‌شود. برای هدایت سازمان‌ها در مسیر تعالی بهره­‌گیری از مدل­‌های کاربردی تعالی در مدیریت دارایی­ های فیزیکی، هم‌چون مدل آپتایم، توصیه می‌شود.

منابع:

1) موسسه استاندارد بریتانیا (BSI)، مدیریت دارایی ها: PAS 55-1 و PAS 55-2، ترجمه: علی زواشکیانی، محسن ربیعی، آریانا قلم، تهران، 1393