تجربه کاربری (UX) و کاربرپسندی در نرم افزارهای CMMS/EAM

بر اساس تحقیقات کارشناسان موسسه Gartner، هنگامی که کاربر تجربه خوبی در استفاده از نرم‌افزار نداشته باشد و نرم‌افزار برایش پیچیدگی ایجاد کند، درصد ریسک شکست پروژه و پیاده‌سازی آن تا ۲۸ درصد افزایش پیدا می‌کند. بدیهی است که درچنین شرایطی کاربر علاقه‌ای به کار کردن و استفاده از نرم‌افزار ندارد و از هیچ تلاشی برای دور زدن نرم‌‌ افزار دریغ نمی‌کند.

گذشته از هزینه آشکار استقرار ابزارهایی که هرگز مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، هزینه پنهان یک تجربه کاربری ضعیف (UX) بسیار چشمگیر است و کاربرپسند نبودن نرم افزار بینش عمومی سازمان و بلوغ سیستماتیک آن را نیز تحت الشعاع قرار می‌دهد. در این مقاله در رابطه با تجربه کاربری (UX) و کاربرپسندی در نرم افزارهای CMMS/EAM صحبت شده است.

اگر یک نرم‌افزار CMMS/EAM کیفیت بالایی در کاربرپسندی داشته باشد یا به اصطلاح تجربه‌ی کاربری خوبی ایجاد کند، تا حد قابل توجهی مقاومت کارکنان در استفاده از آن را کاهش می‌دهد. کاربرپسندی در یک نرم‌افزار CMMS/EAM می‌تواند دستاوردهای زیر را داشته باشد:

کیفیت بالای عملکرد پرسنل
رضایت بیشتر ذینفعان
کاهش خطاها واشتباهات
ورود اطلاعات کامل و صحیح
داشتن گزارشات کاربردی و قابل اعتماد (با داشتن داده‌های کامل و صحیح)
تبدیل شدن سیستم به مرجع اصلی مدیریت فرایندها و تصمیم‌گیری‌های سازمان
تجارب مثبت کارمندان و مدیران وافزایش انگیزه سازمان به خاطر داشتن یک ابزار کارآمد و مشکل‌گشا

در مقابل، تجربه کاربری ضعیف یک نرم‌افزار، منجر به افزایش هزینه‌های (زمانی و مالی) آموزش، پیاده‌سازی و استقرار می‌شود، علاوه‌بر این، چون کاربران به سختی با آن کار می‌کنند و نمی‌توانند خروجی‌های مطلوب و مورد نیاز خود را استخراج کنند، به آن تعهد ندارند و سرانجام علی رغم هزینه‌های انجام شده سیستم متروک می‌شود. در چنین شرایطی سازمان با مشکلاتی از قبیل موارد زیر روبرو می‌شود:

ایجاد حس کلافگی و سردرگمی کاربر
افزایش اشتباهات کارمندان
وجود پایگاه داده ضعیف و ناقص از اطلاعات
نداشتن گزارشات کارآمد برای تصمیم‌گیری
بهره‌وری کمتر
ناامیدی مشتری
کاهش درآمد
و…

بررسی تجربه کاربری (UX) و کاربرپسندی در نرم افزارهای CMMS/EAM

حال به مثال زیر توجه کنید تا نقش پر رنگ تجربه کاربری (UX) و کاربرپسندی در نرم افزارهای CMMS/EAM را بیشتر درک کنید:

گاه پیش می‌آید برای ثبت نام در یک کتابخانه می‌بایست از طریق سایت مربوطه عملیات ثبت‌نام را انجام دهید. فرض کنید سایت کتابخانه مورد نظر دارای UX بسیار ضعیفی است و کاربر برای ثبت‌نام با روندی پیچیده و غیر کاربر‌پسند روبه‌رو است.

کاربر با تجربه کردن دکمه ها، آیکن ها و … با سعی و خطا، بالاخره موفق به ثبت‌نام در کتابخانه مورد نظر می‌شود.

در این فرآیند کاربر علاوه بر تجربه ناخوشایندی که پشت سر گذاشته، زمان بیشتری را هم صرف ثبت نام نموده‌است (در مقایسه با سایت مشابهی با UX مناسب).

اما نکته‌ای که در اینجا قابل بررسی است این است که کاربر موردنظر در مثال فوق، یک بار برای همیشه این فرآیند سخت و پیچیده را پشت سر گذاشته و ثبت‌نامش را انجام داده‌است. وقت تلف شده او در این فرآیند نیز برای همین یک بار بوده‌است. اما اگر مثال فوق را در مورد یک نرم‌افزار CMMS/EAM بیان کنیم، از جوانب آن به این سادگی نمی‌توان گذشت. به طور مثال اگر ثبت گزارش خرابی یک تجهیز در یک نرم‌افزار CMMS/EAM با UX مناسب را ۳ دقیقه در نظر بگیریم و همین فرآیند را در نرم‌افزار مشابهی با UX ضعیف ۵ دقیقه فرض کنیم و این کار در روز ۱۰۰ بار تکرار شود، علاوه بر خستگی کاربران و سردرگمی ایشان چیزی حدود ۳ ساعت و ۳۰ دقیقه وقت اتلاف شده‌است که علاوه بر ایجاد هزینه نفر ساعت اضافی، هزینه، راندمان و تبعات سازمان را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. و شاید مهم‌تر اینکه در چنین شرایطی احتمالا کاربران بطور جدی به جستجوی روش‌های دور زدن چنین نرم‌افزاری خواهند پرداخت.

این موضوع در مقیاس یک سازمان بزرگ با کاربران مختلف که با ماژول‌های مختلف نرم‌افزار CMMS/EAM کار می‌کنند چندین برابر می‌شود.

حال که با مشکلات یک نرم‌افزار CMMS/EAM با تجربه کاربری ضعیف آشنا شدیم، به بررسی چگونگی شناخت یک نرم‌افزار با تجربه کاربری خوب می‌پردازیم. سوالات زیر شما را به سمت ارزیابی یک تجربه کاربری نرم افزار هدایت می‌کند. شما می‌توانید قبل از خرید نرم‌افزار با توافق فروشنده این موارد را بررسی کنید:

آیا عملکرد هر فرمان واضح است؟
آیا نحوه فرمان و رفتن از صفحه‌ای به صفحه‌ای دیگر واضح و ساده است؟
آیا بازگشت به صفحات قبل به سادگی قابل انجام است؟
آیا صفحه‌های کلیدی ساختار واضحی دارند؟
آیا کارمندان هنگام استفاده از نرم افزار دچار کلافگی می‌شوند یا حس رضایت دارند؟
آیا کارکنان توجیهات مختلفی برای استفاده‌ نکردن از نرم‌افزار بیان می‌کنند؟
آیا مهم‌ترین اقدامات و فرآیندهای تکراری که در نرم‌افزار انجام می‌شود مثل در‌خواست و دستور کار، گرفتن گزارشات و… به آسانی در دسترس است.
آیا ورود و گردش اطلاعات در نرم‌افزار به راحتی امکان‌پذیر است.

طبق گزارشات جهانی، امروزه سازمان‌ها معمولا حداکثر از 40 درصد ظرفیت CMMS/EAM خود (با وجود اینکه خیلی از سازمان‌ها حتی بهترین نرم‌افزارهای موجود در این حوزه را خریداری کرده‌اند) استفاده می‌کنند حال شما فرض کنید که CMMS/EAM بخرید که کاربرپسند (User Friendly) هم نباشد در این صورت راندمان به شدت کاهش می‌یابد. فراموش نکنید که اگر نرم‌افزار خریداری شده توسط سازمان دارای امکانات زیادی باشد اما کاربر نتواند از آن استفاده کند، بودجه سازمان شما هدر رفته و امکاناتی را دریافت نموده‌اید که قادر به استفاده از آن نیستید.

شرکت پمکو با مشاوران متخصص و کادری مجرب در حوزه‌ی نرم‌افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات و مدیریت دارایی‌های سازمان، در کنار شماست تا بهترین را انتخاب کنید.