تصمیماتی حیاتی در مورد نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات

زبانمان را یکی کنیم: نرم افزار نگهداری و تعمیرات!

در گوگل عبارات CMMS و EAM را جستجو نمایید و ببینید برای نرم افزارهایی که در ابتدا با تمرکز و عنوان نرم افزار نگهداری و تعمیرات راه خود را به دنیای صنعت پیدا کرده بودند میلیون‌ها پاسخ دریافت می‌نمایید. اولین و بزرگ‌ترین مجموعه اطلاعاتی اینترنتی به زبان فارسی در خصوص نرم افزارهای نت و نسل‌های بعدی آن‌ها شامل EAM و APM ها که برای بسیاری از سوالات متداول پاسخ‌های جامعی دارد پیش روی شماست.

CMMS یک نرم افزار کامپیوتری است که برای تسهیل مدیریت فرایندهای نگهداری و تعمیرات طراحی شده است. CMMS کوتاه شده سیستم (یا نرم افزار) مدیریت نگهداری و تعمیرات (Computerized Maintenance Management System) است که بعدا گاهی آن‌ها را (با کمی تغییرات و ماژول‌های بیشتر) EAM نیز نامیدند که مخفف (سیستم) مدیریت دارایی‌های بنگاه (Enterprise Asset Management) است. البته در بسیاری از موارد عملا بین ویژگی‌های این دو دسته از نرم‌ افزارها هم‌پوشانی‌های بسیار زیادی دیده می‌شود.

امروزه کاربرانی که در دوران انقلاب صنعتی چهارم هر روز تعدادشان نیز بیشتر می‌شود از این نرم افزارها انتظار دارند در 3 دقیقه بتوانند نرم افزار را از صفر راه اندازی کرده و هر کاری را که در ذهنشان دارند با 3 کلیک انجام دهند؛ اما برای درک بهتر موضوع، در ابتدا کمی به ترمینولوژی نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌پردازیم.

کامپیوتری: Computerized

کامپیوتری یعنی با استفاده از CMMS اطلاعات نگهداری و تعمیرات تجهیزات در کامپیوتر ذخیره شده و گردش کارها نیز توسط کامپیوتر به جریان در می‌آیند. امروز شاید استفاده از کامپیوتر در گوشه گوشه صنعت تعجب آور نباشد؛ اما چند دهه پیش‌تر، داده‌های نگهداشت تجهیزات در اکثریت صنایع با قلم و کاغذ ثبت می‌شد. همین محدودیت در مدیریت اطلاعات و فرایندها یکی از مهم‌ترین دلایلی بود که نگهداری و تعمیرات بجای پیش اقدام بودن بشدت وضعیتی واکنشی داشته باشد؛ در نتیجه معمولا وقتی سراغ تجهیزات می‌رفتند که مشکلی پیش آمده بود. نت پیشگیرانه (PM) نیز در بسیاری از صنایع خیلی رایج (یا در واقع، ممکن) نبود، چراکه پیگیری دقیق وضعیت تجهیزات وقتی (دربهترین حالت) داده‌های مربوطه درون پوشه‌ها و کشوها گم شده ممکن نبود.

هنگامی که نرم افزارهای CMMS در اواخر دهه 1980 و اوایل دهه 1990 کم کم به به بار نشستند، سازمان‌ها شروع به مهاجرت از قلم و کاغذ به کامپیوترهای خود کردند. به ناگاه، سازمان‌ها می‌توانستند وضعیت دستور کارها را ردیابی کنند، داده‌ها را در یک پایگاه مرکزی سامان دهند، به سرعت گزارش‌های دقیقی را تهیه نموده و فوراً مشخص کنند که کدام یک از دارایی‌های آن‌ها به مراقبت‌های پیشگیرانه (PM)  نیاز دارد؛ و حتی نگاهی به بلندای کل چرخه عمر به آن‌ها بیاندازند. این امر منجر به افزایش طول عمر دارایی‌ها، بهبود سازماندهی و در نهایت کاهش هزینه‌ها و افزایش سود گردید.

نگهداری و تعمیرات (نت): Maintenance

بنا به تعریف، نگهداری و تعمیرات چیزی است که کاربران نرم افزار CMMS هر روز برای حفظ (یا بازیابی) کارکردهای مورد انتظار از تجهیز انجام می‌دهند، خواه در صورت پاسخگویی به دستور کار صادر شده برای رفع نشتی یک شیر آب یا انجام بازرسی روتین روی موتور جت یک هواپیما. واضح است که نرم افزار تعمیر و نگهداری نمی‌تواند بخودی خود کار یک تکنسین ماهر را انجام دهد؛ با این وجود، آنچه می‌تواند انجام دهد این است که کارها در اولویت‌بندی صحیح قرار بگیرند و همه چیز در زمان و مکان مناسب در دسترس باشد (قطعه، ابزار، نیروی کار، اطلاعات و غیره) تا از موفقیت نگهداشت اطمینان حاصل شود. نرم افزارهای CMMS به تکنسین‌ها این آزادی را می‌دهد تا کمتر درگیری کاغذبازی و سایر اتلاف‌های معمول بوده و به‌جایش بر روی جزئیات اقدامات نگهداری و تعمیرات تمرکز نمایند.

مدیریت: Management

مدیریت نگهداشت مهم‌ترین نقش نرم افزار CMMS است. نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی) به گونه‌ای طراحی می‌شود که با برنامه‌های زمانبندی دستور کار، پیش‌بینی دقیق موجودی و دسترسی سریع به صدها گزارش ارزشمند، به کاربران دسترسی فوری در مورد وضعیت نیازهای خود برای تعمیر و نگهداری تجهیزات، و در نتیجه تصمیم‌گیری و اعمال مدیریت را ارائه دهد. راهکارهای CMMS با اطلاعات درست و بموقع مدیران سطوح مختلف را توانمند می‌سازند تا تصمیم‌گیری بهینه و موثر ممکن شود.

سیستم: System

یک سیستم (سامانه) را می‌توان به عنوان ترکیبی جامع از اجزا، ویژگی‌ها و قابلیت‌های درون یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات با هدف بهبود مدیریت نت تصور کرد. نرم افزارهای مختلف CMMS انواع متفاوتی از سیستم را ارائه می‌دهند. بهترین نرم افزار CMMS سیستمی است که به کاربران امکان می‌دهد فرایندهای نگهداری و تعمیرات فعلی و موثر خود را به صورتی مؤثرتر مکانیزه نمایند؛ بعلاوه اینکه ابزارهایی برای کاهش زمان و هزینه و روان‌تر شدن فرایند را نیز در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات EAM / CMMS نیازهای چه کسانی را برآورد می‌کنند؟

استفاده از نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی) در چه سازمان‌هایی می‌تواند اثربخشی ایجاد نماید؟ در یک جمله، هر سازمانی که نیاز به ردیابی و پیگیری دستورات کار، بودجه، گردش کار، موجودی مواد و قطعات یا سایر فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات را دارد. استفاده از نرم افزار CMMS این اطمینان را ایجاد می‌کند که تیم‌های تعمیراتی بتوانند عملکرد تجهیزات و تاسیسات و صنایع را حفظ کرده و مطابقت لازم با مقررات و استانداردها نیز حفظ شود.

راهکارهای CMMS اگر بدرستی طراحی، آموزش و پیاده‌سازی شوند موانع موجود بین تیم‌ها و سیلوهای داده‌ای را از بین می‌برند؛ و اطمینان ایجاد می‌کنند که هر کس می‌تواند به اطلاعات مورد نیاز خود برای انجام صحیح فعالیت تعمیراتی دسترسی پیدا کند. از مکانیزه کردن دستورات کار گرفته تا ساختن گزارشات و مصورسازی اطلاعات برای رهبری سازمان، نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM می‌توانند راهکار منفرد و مشخصی باشند که نیازهای سازمان در خصوص مدیریت دارایی‌هایشان را پوشش دهند.

با داشتن یک نرم افزار مدیریت و پشتیانی از تجهیزات، می‌توانید شرایط و عملکرد دارایی را ردیابی کنید، اطلاعات مربوط به گارانتی را پیگیری نمایید، سوابق خرابی و فعالیت‌های نت مربوط به هر دارایی را مشاهده کنید و درجه حساسیت هر تجهیز را تعریف کنید. در اختیار داشتن همه این اطلاعات باعث می‌شود که نگهداری و تعمیرات مبتنی بر شواهد و اطلاعات، تصمیم‌گیری‌های مربوط به مدیریت دارایی‌ها را روشن و سرراست نماید. استفاده درست از CMMS منجر به افزایش زمان در دسترس، کاهش تعداد و زمان‌های خرابی و به حداکثر رساندن عمر و اثربخشی دارایی می‌شود. هزینه‌های تعمیر و نگهداری نیز کاهش می‌یابد چراکه دیگر در تعمیرات، قطعات یا ورود اطلاعات‌های غیر ضروری تلف نمی‌شود و می‌توان برنامه‌ریزی و زمانبندی موثرتری انجام داد. البته نباید فرامش کرد که CMMS به تنهایی هیچ کاری نخواهد کرد، مگر اینکه بدانیم چطور باید آن را بدرستی پیاده کرده، آموزش دهیم و استفاده نماییم. اینکه بدانیم نرم افزار CMMS چه کاری می‌تواند انجام دهد، کلید به حداکثر رساندن ارزش سیستم و استفاده از آن برای بهبود نگهداری و تعمیرات است.

هر کسب و کار و صنعتی نیازها و اولویت‌های مختلفی دارد و باید مقررات مختلفی را رعایت کند. بسیاری از نرم افزارهای CMMS  پیشرو قابلیت خصوصی شدن و انطباق با نیازهای صنایع مختلف و شرکت‌ها با اندازه‌های متفاوت را دارا هستند. با انجام تنظیمات و پیکربندی متناسب، هر شرکتی می‌تواند گردش کار، کلاس‌بندی، داشبورد، فیلترها، چیدمان‌ها و سایر موارد را متناسب با نیاز خود تعریف کند. سامانه‌های CMMS از جمله نرم افزارهایی هستند که معمولا بدلیل قابلیت تطبیق پذیری بالا تقریباً در هر صنعتی قابل استفاده هستند. برخی از صنایعی که بیشترین بهره را از چنین سیستمی می‌برند عبارتند از: سازمان‌های دولتی، حاکمیتی و نظامی، آموزش و پرورش، بیمارستان‌ها، ساخت و تولید، صنعت برق و نیرو، آب و فاضلاب، صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، خودروسازی، معادن و صنایع سنگین فلزی (مانند مس، فولاد و آلومینیم)، مال‌ها و بازارهای بزرگ، انواع ساختمان‌ها و تاسیسات، مدیریت ناوگان‌های حمل و نقل (جاده‌ای، ریلی، دریایی و هواپیمایی)، مخابرات، شرکت‌های خدمات شهری، دارایی‌های خطی (مانند خطوط انتقال) و غیره.

اگر علاقمند هستید که در خصوص بازگشت سرمایه ناشی از پیاده‌سازی نرم افزار نگهداری و تعمیرات مطالعه نمایید مطلب زیر توصیه می‌شود:

یکی از فوائد نرم افزارهای CMMS و EAM: بازگشت سرمایه

با پیاده سازی CMMS دنبال برآورد چه انتظاراتی باشیم؟

برخی مزایا:

• کاهش خرابی تجهیزات
• افزایش بهره‌وری
• کاهش هزینه‌های نگهداشت
• بهبود و ردگیری مدیریت دستور کار
• افزایش عمر تجهیزات
• زمانبندی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM)
• بهبود مدیریت موجودی مواد و قطعات
• تبدیل شدن به هاب مرکزی اطلاعات
• تولید شاخص‌ها، داشبوردها و گزارشات سفارشی
• تصمیمات موثرتر، مبتنی بر اطلاعات و شواهد
• تطابق بالاتر با مقررات، از جمله استانداردهای ایمنی و محیط زیستی

وقت طلاست! فراموش نکنیم بهبود کارآیی فرآیندهای نگهداشت مطمئن‌ترین روش برای تبدیل آن از مرکز هزینه به یک وجه تمایز و مزیت رقابتی است. همچنین بهترین نرم افزار دنیا نیز نیازمند ورود داده‌های باارزش و همچنین تحلیل‌های عمیق بر روی داده‌های خروجی آن است؛ اگر بر روی داده‌های خروجی از نرم افزار نت تحلیل2های کافی صورت نگیرد بسرعت کیفیت داده‌های ورودی را تحت تاثیر قرار خواهد داد؛ و همه این‌ها نیازمند بکارگیری نیروی انسانی توامند و خبره‌ای هست که بتوانند نرم افزار را بحرکت وا دارند.

بهترین نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات چه چیزهایی را باید خوب پوشش دهند؟

امروزه نرم افزارهای CMMS / EAM از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند؛ چرا که باعث می‌شوند مدیران و دپارتمان‌ها راحت‌تر و موثرتر به اهداف اصلی خود دست یابند؛ از مهم‌ترینِ این اهداف قابلیت اطمینان و توانایی در حال تولید بودن هر چه بیشتر هستند. هرچه دارایی‌های فیزیکی و تجهیزات را برای مدت طولانی‌تری بتوان در حال تولید نگهداشت، ارزشی که بوجود می‌آورند بیشتر می‌شود.

ادامه تولید پایدار و قابل اطمینان به معنای این است که کسب و کار شما می‌تواند از مشتریانش سفارشات را پذیرفته و آن‌ها را محقق نماید، در نتیجه خواسته مشتریان را برآورده کند، تجربیات ایشان شکل داده و با اطمینان تصمیماتی را که در وابستگی به تجهیزات هستند اتخاذ نماید. مطالعات نشان می‌دهد که تعداد زیادی از مدیران مهم‌ترین دلیل انتخاب و استفاده از نرم افزار CMMS / EAM را بالابردن قابلیت اطمینان سیستم‌های تولیدی و خدماتشان ذکر می‌کنند. این نرم افزارها از طریق پوشش دادن موضوعات زیر نقشی بسیار کلیدی در تداوم تولید بازی می‌کنند:

مشاهده پذیر شدن دارایی:

جریان اطلاعات متمرکزشده در پایگاه داده CMMS به مدیران و تیم‌های نگهداشت امکان می‌دهد که تقریباً بلافاصله هنگام خرید دارایی، موقع انجام تعمیر و نگهداری، زمان وقوع خرابی‌ها، هنگام استفاده از قطعات، و به محض تغییر در شاخص‌های کارایی و سایر مواردی از این دست، در جریان کار قرار گیرند.

مشاهده‌پذیر شدن گردش کار:

داشبورد و ابزارهای گرافیکی و مصورسازی را می‌توان برای پیگیری آخرین وضعیت و پیشرفت توسط تکنسین‌ها و سایر نقش‌های درگیر، تقریبا بصورت آنلاین، تنظیم نمود. تیم‌های نگهداری و تعمیرات می‌توانند به سرعت متوجه شوند که یک تجهیز کجاست، چه چیزهایی لازم است، چه کسی باید روی آن کار کند و چه موقع.

اتوماسیون:

مکانیزه کردن کارهای دستی مانند سفارش قطعات، پر کردن موجودی MRO، زمانبندی شیفت‌ها، گردآوری اطلاعات برای ممیزی‌ها و سایر امور اداری باعث صرفه جویی در وقت، کاهش خطاها، بهبود بهره‌وری و تمرکز تیم‌ها بر روی کارهای مربوط به نگهداری و تعمیرات (و نه بروکراسی اداری) می‌شود.

فرآیندهای روان و کارآمد:

دستورات کار توسط همه طرف‌های درگیر قابل مشاهده و پیگیری هستند. جزئیات کار برای ایجاد هماهنگی در محل‌های اجرا را می‌توان توسط دستگاه‌های موبایل با مراکز عملیاتی به اشتراک گذاشت. توزیع و استفاده از مواد و منابع را می‌توان اولویت‌بندی و بهینه‌سازی نمود.

مدیریت نیروی کار میدانی:

مدیریت نیروهای کار داخلی و خارجی می‌تواند پیچیده و پر هزینه باشد. CMMS و EAM ها می‌توانند استقرار تیم‌های داخلی و شرکای خارجی را به صورت یکپارچه و با هزینه بهینه مدیریت نمایند. آخرین راهکارها و تکنولوژی‌های بکار گرفته شده در EAM ها پیشرفت‌های قابل توجهی در ارتباطات، فعالیت‌های موبایل، واقعیت افزوده و blockchain ایجاد کرده که در حال ایجاد تحولات بسیار وسیع در عملیات است.

نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM):

داده‌های CMMS عملیات نگهداشت را قادر می‌سازد از یک وضعیت واکنشی به رویکردی پیش اقدام حرکت کند. داده‌های حاصل از فعالیت‌های روزانه و همچنین سنسورها، کنتورها و دیگر ابزارهای IoT می‌توانند در مورد فرآیندها و دارایی‌ها آگاهی فزاینده‌ای ایجاد نمایند که پیش از وقوع خرابی یا کاهش عملکرد تجهیز بتوان هشدارهای کافی و اقدامات پیشگیرانه مناسبی را برنامه‌ریزی نمود.

پایداری عملکرد و انتقال دانش:

مستندات، کتابچه‌های راهنمای تعمیرات و رسانه‌هایی که فرایندهای نگهداری و تعیرات را ثبت و ضبط می‌نمایند را می‌توان در CMMS سر و سامان داد؛ بطوریکه بسرعت بتوان مستندات هر تجهیز را بازیابی نمود. ثبت و حفظ این دانش، روش‌های اجرایی و جزئیات مهارتی را بوجود می‌آورد که عملکرد پایدار و با کیفیت بالا را ممکن می‌کنند؛ همچنین باعث حفظ دانشی می‌شوند که بتوان به نیروهای تعمیراتی جدید انتقال داد؛ و بواسطه کارکنانی که از سازمان خارج می‌شوند از دست نرود.

مدیریت انطباق:

ممیزی‌های مربوط به انطباق با مقررات و استانداردها می‌توانند بطور کلی برای سازمان‌های وابسته به تجهیزات و نگهداری و تعمیرات دردسرساز باشند. اما داده‌هایی که در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS ثبت و ضبط می‌شوند می‌توانند با تولید گزارشات و پاسخ‌های متناسب با خواسته‌های ممیزی، فرایند ممیزی را به صورت تصاعدی آسان‌تر نمایند.

بهداشت، ایمنی و محیط زیست HSE:

در راستای مدیریت انطباق، سیستم‌های CMMS و EAM گزارشاتی مختص شاخص‌ها و ملاحظات ایمنی، بهداشت و محیط زیست می‌نمایند. در این خصوص اهداف سیستم شامل کاهش ریسک و حفظ محیط عملیاتی ایمن می‌شود. CMMS و EAM ها می‌توانند اطلاعات لازم برای تحلیل حوادث یا پیشامدهای تکراری، ردیابی حوادث و اقدامات اصلاحی، و مدیریت تغییر فرآیند را تامین نمایند.

توانایی‌های موبایل:

تکنسین‌های نت بیشتر وقت خود را در خارج از دفاتر کاری گذرانده و صرف تعمیر ماشین آلات و تجهیزات می‌نمایند؛ به همین دلیل است که دسترسی به CMMS بر روی گوشی موبایل امروزه یک ضرورت است. با داشتن یک برنامه CMMS سازگار با تلفن همراه، تکنسین‌ها می‌توانند بدون نیاز به دستورالعمل‌های کاغذی کار خود را شروع کرده و هنگام انجام آن، مستقیما جزئیات را نیز گزارش کنند، از کار انجام شده روی تجهیز عکس بگیرند و در صورت نیاز از همان محل درخواست کمک کنند. برنامه‌های تلفن همراه که از حالت آفلاین هم پشتیبانی می‌کنند، این بروزرسانی‌ها را حتی بدون اتصال اینترنت نیز در خود ذخیره کرده و به محض وصل شدن داده‌ها را انتقال می‌دهند. برای آشنایی بیشتر با CMMS و EAM مبتنی بر فناوری وب و موبایل کلیک کنید.

سهولت کاربری و مدیریت نرم افزار:

نرم افزاری مانند CMMS فقط در صورتی که توسط کارکنان شرکت مورد استفاده قرار گیرد می‌تواند به بهبود عملکرد نگهداری و تعمیرات کمک کند. اگر یادگیری چگونگی استفاده از نرم افزار پیچیده یا وقت گیر باشد، امکان استفاده از پتانسیل‌های نرم افزار ممکن نخواهد شد. بهترین نرم افزارهای نت، آن‌هایی هستند که کاربر را همیشه در نظر داشته و نرم افزاری ساده ، قابل لمس و و با کمترین ویژگی‌های غیرضروری هستند. تمامی بخش‌های CMMS باید آسان باشند، از ورود به سیستم تا مشاهده فعالیت‌ها، درخواست و تایید کار، انجام کار، وارد کردن داده، استفاده از گزارشات و غیره. خلاصه اینکه بهترین CMMS، نرم افزاری است که به نیروهای تعمیرات این امکان را بدهد که روی خود نگهداری و تعمیرات تمرکز کنند و نه در کشف چگونگی کار با نرم افزار. برای آشنایی بیشتر با  تجربه کاربری و کاربرپسندی در نرم افزارهای CMMS و EAM کلیک کنید.

یکپارچه سازی نرم افزار CMMS / EAM :

بسیار مهم است که نرم افزاری مانند CMMS را بتوان با سایر سیستم‌های مورد استفاده شرکت یکپارچه نمود. وقتی که تمامی نرم افزارها بصورت یکپارچه با هم در ارتباط باشند، تیم نت و بقیه سازمان قادر به جمع‌آوری، آنالیز و استفاده از داده‌هایی هستند که در غیر این صورت برای  تصمیم‌گیری‌های هوشمند در اختیار نداشتند. اگرسراغ بهترین نرم افزار های نگهداری و تعمیرات بروید مشاهده می‌کنید که طیف گسترده‌ای از یکپارچه سازی در سازمان را پوشش می‌دهند و در نتیجه استفاده از آن‌ها برای استفاده ترکیبی با سایر برنامه‌های سازمان ساده بوده و تجربه شیرینی را بوجود می‌آورد.

مشارکت و پشتیبانی از نرم افزار پس از دوران پیاده سازی:

بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده برنامه‌های CMMS و EAM ، تیم‌های نت را هنگام آموزش اولیه و پیاده سازی نرم افزارهای CMMS و EAM در سازمان همراهی و راهنمایی می‌کنند؛ اما پشتیبانی شرکت‌های برتر در فقط دوران پیاده‌سازی محدود نمی‌ماند؛ و این پشتیبانی از طریق یک برنامه بلندمدت برای موفقیت در کلیت نگهداری و تعمیرات ادامه می‌یابد. این همکاری پس از پیاده‌سازی، بین شرکت و تامین‌کننده نرم افزار تضمین می‌کند که بتوان دستاوردها را پیگیری نموده، آن‌ها را گسترش داده و بتوان بر مشکلات و موانع احتمالی فائق آمد.

سهولت در مهاجرت مدیریت اطلاعات:

هر چه اطلاعات موجود در CMMS بیشتر باشد، استفاده از این نرم افزار موثرتر و موفق‌تر خواهد بود. در بسیاری از مواقع اطلاعات بسیار زیادی راجع به تجهیزات و فرایندهای نگهداشت در سیستم‌های نرم افزاری که قبلا مورد استفاده قرار می‌گرفته‌اند، حتی در نرم افزارهایی مانند اکسل و اکسس، گیر افتاده‌اند. بهترین نرم افزار نگهداری و تعمیرات، برنامه‌ای است که امکان انتقال اطلاعات از صفحه گسترده، یا دیتابیس نرم افزارهای قدیمی، جمع آوری داده‌ها از تجهیزات، سازماندهی اطلاعات و آنالیز و گزارش‌دهی بهتر را ممکن نماید. همه این عناصر می‌توانند به ساخت سریع‌تر برنامه نگهداری و تعمیرات سازمان، و با اطلاعات دقیق‌تر کمک کنند.

ماژول‌های مهم نرم افزار نگهداری و تعمیرات

هسته اصلی یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM پایگاه داده آن است؛ که از یک مدل داده‌ای (Data Model) تشکیل شده که اطلاعات مربوط به دارایی‌هایی که یک سازمان نگهداشت آن‌ها را بر عهده دارد، و همچنین تجهیزات، مواد و منابع دیگر برای انجام نگهداری و تعمیرات را سازماندهی می‌کند. این دیتابیس از کارکرد ماژول هایی که در ادامه مورد بحث قرار می‌گیرند پشتیبانی می‌کند:

مدیریت منابع و کارکنان:

در این ماژول کارکنان، صلاحیت‌ها و گواهینامه‌هایشان مدیریت می‌شوند. کارهای خاصی که به افراد تخصیص داده شده یا تیم‌های مربوط به وظایف یا تجهیزات خاص تعریف می‌شوند. سازماندهی شیفت و تعریف و مدیریت حق الزحمه ایشان نیز در این ماژول انجام می‌گردد.

مدیریت دارایی:

شامل اطلاعات دارایی مانند:

• سازنده، مدل، شماره سریال، کلاس و نوع تجهیزات
• هزینه‌ها و کدهای مرتبط
• موقعیت مکانی و کارکردی
• آمار عملکرد و خرابی
• مستندات، فیلم و عکس‌های مرتبط مانند کتابچه راهنمای تعمیرات، روش‌های اجرایی ایمنی و گارانتی
• سنجه‌ها، سنسور و ابزار دقیق اینترنت اشیاء (IoT)

مدیریت دستور کار:

یک سیستم CMMS، عملا مراحل مختلف فرآیند دستور کار تعمیر و نگهداری را مکانیزه و تسهیل می‌نماید. در واقع این ماژول موتور محرک نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS بوده و معمولا شامل اطلاعاتی از قبیل موارد زیر است:

• شماره دستور کار
• شرح و اولویت
• نوع دستور کار (تعمیر ، جایگزینی، برنامه‌ریزی شده)
• کدهای علت خرابی و اقدامات انجام شده
• پرسنل اختصاص داده شده و مواد و قطعات مورد استفاده

برخی از دیگر ویژگی‌های ماژول مدیریت دستور کار نیز شامل قابلیت‌های زیر است:

• تولید خودکار دستورکار
• رزرو مواد، قطعات و تجهیزات
• زمانبندی و اختصاص کارکنان، تیم‌ها و شیفت‌های کاری
• بررسی وضعیت خرابی و پیگیری زمان توقف
• ثبت و ضبط هزینه‌های برنامه‌ریزی شده و واقعی تعمیرات
• پیوست دستورالعمل‌ها، اسناد و مدارک تعمیرات و ایمنی

امروزه استفاده از ماژول‌های مدیریت کار بسیار جذاب‌تر از گذشته بنظر می‌رسد؛ چراکه درخواست، تولید، تایید، اولویت‌بندی، تخصیص، و پیگیری دستورات کار بجز با کامپیوترهای روی میزی توسط دستگاه‌های موبایل و از هر زمان و مکانی ممکن شده است. با تخصیص داده شدن کار به یک تکنسین، ایشان نیز نوتیفیکیشن را در گوشی خود دریافت می‌کند و از همان جا و بدون نیاز به مراجعه به اتاق کار خود می‌تواند به محل خرابی اعزام شده؛ و حتی به اسناد و دستورالعمل‌های مورد نیاز برای تعمیرات نیز از طریق موبایل دسترسی داشته باشد. پس از انجام کار نیز ثبت گزارش و تغییر وضعیت تجهیز در ماژول مدیریت کار نیز از طریق موبایل ممکن شده است؛ در بسیاری از نرم افزارها این امور حتی در مکان‌هایی که دسترسی به اینترنت موجود نیست هم بصورت آفلاین ممکن است.

نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM):

با ماژول PM که در بسیاری از نرم افزار قسمتی از مدیریت کار را تشکیل می‌دهد، می‌توان شروع فرایند ایجاد دستور کار برای اقدامات روتین پیشگیرانه را به صورت خودکار بر اساس زمان، مقدار استفاده یا شرایط و وقایع از پیش تعریف شده انجام داد. معمولا در دستور کارهای PM نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات می‌توان چندین تجهیز را یک جا پوش داد؛ و ترتیب، زمانبندی و مسیر انجام اقدامات را تعریف نمود.

مدیریت موجودی مواد و قطعات:

در این بخش از نرم افزار تجهیزات و مواد و قطعات در سطح انبارها، مراکز توزیع و یا تاسیسات مختلف سازمان مدیریت می‌شوند. همچنین مدیریت تأمین‌کنندگان، ثبت و پیگیری هزینه‌های موجودی، مدیریت قطعات تعمیرپذیر، گارانتی قطعات، آمارها و سوابق استفاده، و مدیریت خودکار تامین مجدد مواد و قطعات از جمله ویژگی‌های این ماژول هستند. بدین ترتیب مدیریت هزاران قطعه، از زمان احساس نیاز و خرید تا نگهداریشان در انبار و کیت کردن و ارسالشان پای کار و در نهایت استفاده‌شان در نرم افزار انجام می‌شود. از امکانات معمول دیگر می‌توان به خودکار نمودن فرایند خرید اشاره نمود تا بتوان قطعات مناسب را به مقدار مناسب در زمان مناسب در دست داشت. امروزه بسیاری از تامین‌کنندگان و شرکت‌های مصرف‌کننده دسترسی‌های متقابلی به بانک‌های اطلاعاتی یکدیگر ایجاد نموده‌اند تا این فرایندها را تسهیل نمایند.

گزارش، تحلیل و ممیزی:

گزارش‌های مورد نیاز در مورد انواع مختلف اقدامات نگهداری و تعمیرات، همچنین موضوعاتی مانند دسترس‌پذیری، مواد و قطعات مورد استفاده، هزینه‌های کار، ارزیابی تأمین‌کنندگان و سایر مواردی از این دست توسط این ماژول تولید می‌شوند. تحلیل اطلاعات برای بررسی روندهای خرابی، دسترس‌پذیری و عملکرد، همچنین بهینه‌سازی موجودی MRO و سایر اطلاعات برای پشتیبانی از تصمیمات کسب و کار و جمع آوری و سازماندهی اطلاعات برای ممیزی‌ها از دیگر وظایف مهم این ماژول نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM است. بدین ترتیب گزارشات مختلف و خصوصی سازی شده امکان ایجادنمایی 360 درجه از تجهیز و عملیات نگهداشت را ممکن می‌سازد. امروزه در بسیاری از سامانه‌های EAM یا  CMMS امکان تبادل داده‌ای با سایر نرم‌افزارهای سازمانی وجود دارد و در نتیجه از داده‌های نگهداشت و تجهیزات می‌توان در گزارشات دیگر برنامه‌ها نیز استفاده کرد؛ و یا اینکه از داده‌های نرم افزار دیگری که پایگاه داده‌ای آن‌ها متعلق به نرم افزار نگهداری و تعمیرات (نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی) نیست، از طریق اینترفیس‌های برنامه‌نویسی (API)، در گزارشات و تحلیل‌های نگهداری و تعمیرات استفاده نمود.

همانطور که گفته شد، یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات که از طراحی درستی برخوردار بوده و بدرستی پیاده شده باشد می‌تواند فرایندهای ممیزی را نیز تسهیل نماید. بدین منظور سوابق فعالیت‌های نت بصورت غیرقابل حذف و تغییر، ولی قابل جستجو در نرم افزار نگهداشته می‌شوند؛، و در نتیجه تاریخچه نگهداشت دارایی برای بازرسین و ممیزین قابل بررسی خواهد بود. همچنین پروفایل کاربران جای خوبی برای ثبت و مشاهده صلاحیت‌ها و گواهینامه‌ها و تاریخ‌های اعتبارشان است.

چگونه بهترین و مناسب‌ترین برنامه نگهداری و تعمیرات CMMS را انتخاب کنیم؟

انتخاب و پیاده‌سازی CMMS ای موثر و کارآمد، مستلزم توجه به فاکتورهای مختلف کارکردی و تکنولوژیک است. تامین‌کنندگان مختلف ممکن است از اصطلاحات CMMS یا EAM به صورت جایگزین استفاده کنند که در بسیاری از موارد به دلیل همپوشانی قابل توجه توانایی‌های آن‌ها قابل قبول است. اما وقتی به این جمع‌بندی رسیدید که استفاده از یک CMMS یا EAM برای سازمان شما با اثربخشی همراه خواهد بود؛ قدم بعدی پیدا کردن سیستمی است که متناسب با نیازهای سازمان باشد؛ چگونه و از کجا باید شروع کرد؟

1. اهداف و انتظارات از پیاده سازی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی را روشن نمایید. قبل از انتخاب یک CMMS / EAM ، بسیار مهم است که اهداف و نتایج مطلوبی که از استقرار سیستم طلب می‌کنید را دقیقاً بررسی و مکتوب نمایید.
2. تشکیل یک تیم ارزیابی؛ برای کمک به ارزیابی سیستم‌های مدیریت نت مختلف، باید از کمک دیگرانی که بصورت روزانه از سیستم استفاده خواهند کرد بهره گرفت. در حالت ایده‌آل، در این تیم باید از هر بخشی که قرار است از نرم افزار استفاده نماید حداقل یک نفر حضور داشته باشد؛ بدین ترتیب انتظارات و الزامات مختلف در تیم دارای نماینده‌ای خواهند بود.
3. نیازهای شرکت خود را مورد بحث و بررسی قرار دهید. موضوعاتی مانند اندازه شرکت شما، تعداد کاربرانی که از CMMS استفاده خواهند کرد، تعداد دارایی در اختیار شرکت و تعداد موقعیت‌های مکانی که تحت مدیریت نرم افزار نت قرار خواهند گرفت آنقدر مهم هستند که هنگام جستجو برای انتخاب سیستم نقشی تعیین کننده خواهند داشت.
4. حتما این موضوع را در نظر بگیرید که از نرم افزار چه استفاده‌هایی خواهید کرد. یک CMMS خوب می‌تواند قیمت و هزینه گرانی داشته باشد؛ در نتیجه مهم است که بتوانید همان سامانه‌ای را انتخاب کنید که پاسخگوی نیاز شما باشد؛ ممکن است بسیاری ازقابلیت‌های اضافی را هیچ‌گاه استفاده نکنید و فقط هزینه اضافی و احتمال گیج شدن افراد در منوها و صفحات پیچ در پیچ باقی بماند.
5. مقایسه نرم افزار؛ حالا می‌توانید بر اساس معیارهایی که به آن‌ها فکر کرده‌اید گزینه‌های مختلف را ارزیابی کنید. لازم به ذکر است که برای بسیاری از نرم افزارها امکان دانلود و بررسی دموهایشان نیز وجود دارد. البته فراموش نکنید که پیاده‌سازی و پشتیبانی نرم افزار در کشور ما می‌تواند موضوع بسیار مهم و کلیدی در این انتخاب باشد.

اگر علاقمند به مطالعه بیشتر در مورد انتخاب نرم افزار نگهداری و تعمیرات هستید، کلیک کنید.

در نگاه به آینده یکی از ملاحظات عملکردی اصلی نرم افزارهای مدیریت و پشتیبانی از دارایی های فیزیکی و نگهداری و تعمیرات، توانایی مدیریت مقادیر و انواع هر چه در حال بیشتر شدن اطلاعات است. با افزایش تعداد منابع اطلاعات دارایی ها (سنسورها، داده‌های مکانی، داده‌های بصری و غیره) مدیریت، ادغام و آنالیز این انواع داده‌ها با سرعت کافی یک چالش فوق العاده برای متخصصان EAM در طی‌های پیش رو خواهد بود.

لازم به ذکر است که مدرن‌سازی کارکردهای CMMS و EAM سرعت و ضرورت زیادی یافته است؛ و این در حالی است که برخی سازمان‌ها هنوز از سیستم‌های قدیمی، مانند صفحات گسترده اکسل (Excel)، برای عملکردهای بسیار حیاتی مدیریت دارایی‌ها و نگهداری و تعمیرات مانند مدیریت دستورکار تعمیرات، برنامه‌ریزی و زمانبندی کار و تصمیم‌های تعمیر یا جایگزینی تجهیزات استفاده می‌کنند. مهاجرت به سیستم‌های مدرن و بسیار توانمند امروز کاملا ضروری می‌نماید؛ اگر چه احساس تعلق به سیستم‌های قبلی و مقاومت در برابر تغییر امریست که باید مدیریت شود.

در پایان، فراموش نکنیم که مهم‌ترین عامل در موفقیت هر سیستم CMMS / EAM ای کارکنان شرکت هستند. با اینکه در حال ورود به عصر IIOT و ماشین‌های هوشمند هستیم، هنوز بیش از 95 درصد داده‌های ورودی به نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات از تعاملات افراد منشا می‌گیرند.