حتی بهترین فرایندها هم اگر به طور مداوم ارزیابی و بازنگری نشوند درنهایت ناکارامد می‌شوند. ارزیابی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی به عنوان رویکردی به منظور افزایش اثربخشی و کارایی فرایند­های نگهداشت امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. به خاطر داشته باشیم که اگر نرم افزارهایمان را به خوبی پیاده‌سازی و ارزیابی نکنیم، جزء 70 درصدی خواهیم شد که در استفاده از نرم افزارهای مدیریت دارایی های فیزیکی (مانند CMMS یا EAM) با شکست مواجه می‌شوند و فقط هزینه برای سازمان ایجاد می‌شود.

اگر شما هم احساس می­‌کنید که نرم ‌افزارهای مدیریت دارایی ‌های فیزیکی سازمانتان فقط برای ثبت اطلاعات تجهیزات استفاده می‌شود و به یک دیتابیس برای بایگانی اطلاعات، شاید نه‌چندان به‌درد بخور، تبدیل شده است، اگر در سازمان شما علاوه بر نرم ‌افزارهای مدیریت دارایی‌ های فیزیکی موجود هنوز هم از فایل­‌های اکسل و اکسس برای مدیریت برخی اطلاعات استفاده می‌شود، اگر در سازمان شما با وجود نرم ‌افزارهای مدیریت دارایی ‌های فیزیکی هنوز هم سفارش و درخواست قطعه بر مبنای حس تجربی و نظر افراد انجام می‌شود، اگر در سازمان شما تعریف برنامه­‌های دارایی‌های فیزیکی یا به‌روزرسانی آن‌ها با توجه به نظرات خبره انجام می‌­شود و به طور کلی اگر نرم ‌افزارهای مدیریت دارایی ‌های فیزیکی سازمانتان به جای ابزاری کارامد که تمام فرایندهای نگهداری و تعمیرات از مسیر آن بگذرد و منبع اصلی تصمیم­­‌گیری‌­های واحد نگهداشت باشد، جایگاه دیگری دارد، نرم ­افزار و فرایند­های دارایی‌های فیزیکی تعریف شده در آن، نیاز به ارزیابی دارند.

5 گام­ کلیدی برای ارزیابی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی

گام اول: تشکیل تیم

در ابتدا یک تیم برای ارزیابی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی تشکیل دهید؛ با این تیم، پس از آموزش، باید فرایندها و بخش‌هایی از نرم ­افزار مدیریت دارایی‌ های فیزیکی را که فکر می­‌کنید نیاز به بازبینی و بازنگری دارد مشخص ­کنید و سپس جنبه­‌های مختلف نرم­ افزار را که مشخص کرده‌اید به صورت پرسشنامه تنظیم کرده و بین کارکنان سازمان توزیع کنید. اعضای تیم بایستی از کارشناسان خبره و مطلع از بخش‌های مختلف نگهداری و تعمیرات، بهره‌برداری، مهندسی، تدارکات، بازرسی فنی و امور مالی و… باشند. در این مرحله ­می­‌توانید از مشاوران خبره حوزۀ مدیریت دارایی ­های فیزیکی و نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM نیز کمک بگیرید.

گام دوم: آموزش تیم

دومین گام ارزیابی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی آموزش تیم است. این ­تیم نیاز دارد که به صورت کامل بداند که نرم ­افزار مدیریت ­دارایی­ های فیزیکی چه کاری را می­‌خواهد انجام دهد و هدف اصلی ارزیابی نرم‌ افزار مدیریت دارایی‌ های فیزیکی EAM یا CMMS چیست. همچنین با الگوهای برتر در این زمینه و چگونگی استفاده از نرم­ افزارهای مدیریت دارایی ‌های فیزیکی آشنایی کامل داشته باشد. این آموزش باید درجهت کمک به اعضای تیم در جهت ایجاد درک هدف و همزبانی بیشتر باشد.

در این مرحله، دانستن 5 وضعیتی که سازمان‌ها در جهت ارزیابی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی و بهبود بهره‌وری آن حرکت می‌کنند، الزامی است. تعریفی کلی از این 5 وضعیت عبارت است از:

1. ناآگاهی: استفاده کم یا عدم استفاده از نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی. ممکن است بعضی از نرم افزارهای غیرجامع استفاده شود.
2. آگاهی: در این وضعیت، سازمان به صورت یک در میان از نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی استفاده می‌کند و نرم افزار خروجی‌های ارزشمند کمی دارد. هنوز در سازمان، نرم افزارهای موردی و غیر جامع استفاده می‌شود و به نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات مبتنی بر پایش وضعیت (CBM:Conditon Based Monitoring) توجه شده است.
3. درک: از نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی استفاده می‌شود. بعضی از گزارش‌های ایجاد شده توسط نرم افزار مورد استفاده است. بعضی از نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات مبتنی بر پایش وضعیت، CBM، استفاده می‌شود.
4. شایستگی: از نرم افزارهای مدیریت دارایی های فیزیکی به‌صورت وسیعی استفاده می‌شود. بعضی از نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات مبتنی بر پایش وضعیت، CBM، آنالیزهای قابلیت اطمینان و نرم افزارهای پشتیبان تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
5. تعالی: در این وضعیت، پذیرش تمامی کاربران و گسترش کامل استفاده نرم افزارهای مدیریت دارایی های فیزیکی صورت گرفته است. نرم افزارهای پشتیبان نگهداری و تعمیرات مبتنی بر پایش وضعیت، CBM، آنالیزهای قابلیت اطمینان و نرم افزارهای پشتیبان تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سازمان‌های بنچمارک، سازمان‌هایی هستند که خود را به وضعیت تعالی نزدیک کرده‌اند و یا در این وضعیت قرار دارند. این سازمان‌ها تصور نمی‌کنند که سودی از نرم افزارهای مدیریت دارایی های فیزیکی کسب نمی‌کنند و هزینه و تلاشی که صرف می‌کنند، بیشتر از منافعی است که به دست می‌آورند. این سازمان‌ها نرم افزار خود را ارزیابی و میزان بازگشت سرمایه از نرم افزار را اندازه‌گیری می‌کنند. برای بررسی یک مطالعه بر روی بازگشت سرمایه و مزایای این نرم افزارها می‌توانید به اینجا سری بزنید.

همچنین آشنایی با وضعیت بنچمارک ماژول‌های اصلی نرم افزارهای مدیریت دارایی های فیزیکی به فهم موقعیت فعلی سازمان به منظور ارزیابی نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌های فیزیکی، یاری می‌رساند:

• ماژول شناسایی تجهیزات/دارایی‌ها: این ماژول معمولاً یکی از اولین ماژول‌هایی است که نصب و استفاده می‌شود. تمام تجهیزات تحت پوشش CMMS طبق داده‌های «پلاک مشخصات Nameplate» ثبت می‌شوند. سپس مجموعه‌ها، اجزا و قطعاتی که تجهیز از آن‌ها تشکیل شده است، بر اساس سلسله مراتب یا ارتباطشان با یکدیگر شناسایی شده و به هم مرتبط می‌شوند. در شرکت‌های کلاس جهانی اطلاعاتی که در این ماژول ثبت و مدیریت می‌شوند بر اساس تحلیل‌های دقیقی در رابطه با الزامات داده‌ای تجهیزات (و سازمان) تعیین می‌شوند.
• نگهداشت پیشگیرانه (PM): این یکی از ماژول‌های حیاتی است که به زمان‌بندی تمام کارهای پیش‌کنشی و کارهایی که معمولاً بصورت پیشگیرانه و تکرار شونده زمان‌بندی می‌شوند، کمک می‌کند. همچنین کارها و مواد و قطعات لازم را تشریح می‌کند، هزینه‌ها را تخصیص می‌دهد، به رعایت زمان‌بندی کمک می‌کند و اغلب به‌صورت خودکار دستور کارها را برای اجرا، ایجاد و صادر می‌کند.
• پیشینۀ خرابی‌های تجهیزات: کارکردهای اصلی این ماژول شامل نگهداری سوابق تعمیرات اساسی، تعمیرات، هزینه‌ها، نیروی انسانی، زمان توقف، میزان به‌کارگیری و نیز ردیابی علل خرابی و رویدادهای ویژه در چرخۀ عمر تجهیزات است.
• هزینه‌ها و بودجه‌ها: اکثر بسته‌های نرم افزاری می‌توانند هزینه‌های پیش‌بینی‌شده و واقعی در مراکز هزینۀ متعدد را برای نیروی انسانی، مواد و قطعات یدکی، خدمات و هزینه‌های بالاسری جمع‌آوری کنند.
• نیروی انسانی: این ماژول، افراد، مهارت‌ها، زمان‌بندی تعطیلات، پیشینۀ آموزش، دسترس‌پذیری و میزان به‌کارگیری آن‌ها را ثبت می‌کند تا دقت دستور کارها و زمان‌بندی پروژه را بیشتر کرده و کارهای عقب‌افتاده را کنترل کند.
• کنترل موجودی: این ماژول که در اکثر بسته‌های CMMS / EAM موجود است، موجودی انبارها را مدیریت می‌کند. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزار حسابداری یا کنترل تولید، آن هم غالباً در رایانه‌ای جداگانه، برای انجام این کار استفاده می‌کنند. امروزه، بسته‌های نرم‌افزاری یکپارچه معمولاً موجودی نگهداشت و نیز تدارکات تولید و امور اداری را با هم مدیریت می‌کنند. کارکرد این نرم‌افزار، ردیابی موجودی فعلی و نیز میزان مصرف، هزینه‌ها و تخصیص آیتم‌های موجودی است. این نرم‌افزار معمولاً با نرم‌افزار خرید شرکت یکپارچه می‌شود، گرچه بعضی سیستم‌ها حاوی ماژول خرید نیز هستند.
• زمان‌بندی: این ماژول زمان کارها، منابع لازم برای انجام کارها و زمان‌بندی انواع کارهای نگهداشت، خواه پیشگیرانه یا اصلاحی را ایجاد می‌کند.
• مدیریت دستور کار: این ماژول، فرایند ایجاد دستور جدید، ارزیابی هزینۀ آن، ردیابی وضعیت آن و طبقه‌بندی آن بر اساس اولویت را مدیریت می‌کند.

البته ماژول های دیگری نظیر  سوابق و گزارش دهی و معیارها یا شاخص‌های کلیدی عملکرد نیز در نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی ضروری هستند.

گام سوم: تحلیل پرسشنامه‌ها و تعیین اقدامات اصلاحی

پس از پاسخگویی پرسشنامه، اقدام به جمع‌آوری پرسشنامه‌ها و تحلیل آن‌ها کنید. همچنین می‌توانید مصاحبه اولیه‌­ای در سطوح مختلف (مدیران، سرپرستان و کارکنان) انجام دهید و مستندات مربوطه و لازم در این زمینه را جمع‌آوری کنید. در این مرحله بررسی می‌شود که سازمان در چه وضعیتی از 5 وضعیت بالا قرار دارد. سپس اقدام به تهیه گزارش اولیه و در صورت نیاز برنامه‌ریزی برای انجام مصاحبۀ ثانویه کنید.

گام چهارم: بررسی گزارش و تحلیل نتایج

چهارمین گام ارزیابی نرم‌ افزارهای مدیریت دارایی ‌های فیزیکی بررسی گزارش تهیه ­شده توسط تیم ارزیابی است. در این گام، در یک فضای طوفان فکری، پیشنهادهای بهبود برای پر کردن فاصله از وضعیت موجود تا وضعیت مطلوب را امتیازدهی و دسته بندی کنید.

گام پنجم: اجرای پشنهادات و اصلاحات

در نهایت برای ارزیابی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی پیشنهادهای با اولویت بالا را به مرحلۀ اجرا بگذارید و همزمان آن‌ها را مورد پایش قرار دهید، اگر نیاز به تغییراتی وجود دارد، اعمال کنید تا در عمل اثربخشی و کارایی این اصلاحات مشخص شود و به ثبت برسد.

فراموش نکنید بهبود فرایند­ها نباید به صورت یک دفعه انجام شود بلکه باید در یک مدت زمان مناسب و به صورت مرحله به مرحله انجام شود. در غیر این صورت، هم مقاومت در برابر اجرای فرایندها زیاد می‌شود و هم پایش آن با مشکل مواجه ­می­‌شود. به علاوه تغییرات جدید در سازمان به فرهنگ تبدیل نمی‌شود و ماندگار نخواهد بود.

مشاوران شرکت پمکو با انجام بیش از 100 ارزیابی کامل از سازمان­‌های صنعتی مختلف بین‌المللی در حوزه مدیریت­ دارایی­ های فیزیکی و برگزاری دوره­‌های آموزشی نرم­ افزارهای مدیریت دارا­یی ­های فیزیکی CMMS و EAM  با ارائه بنچمارک‌های دنیا و متد روز و با در نظر گرفتن وضعیت کنونی سازمانتان به شما کمک می­‌کنند تا بهترین مسیر را برای بهبود نرم ­افزار موجودتان اتخاذ کنید.