بازگشت سرمایه نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات نتیجه مستقیم انتخاب‌هایی کلیدی، مثلا در زمان خرید، جمع‌آوری داده، پیاده‌سازی، آموزش و استفادۀ کارامد از این خانواده نرم ­افزارها است. بسیاری از مدیران سازمان­‌ها و صنایع با این سوال مواجه هستند که استفاده از این نرم­ افزارها واقعا چقدر می‌­تواند به آن‌ها کمک کند یا هزینه­‌های آن‌ها را کاهش دهد. خیلی از سازمان­‌ها را می‌­شناسیم که چون برآورد شفافی از هزینه‌ها و صرفه‌جویی‌های ناشی از وجود و استفاده درست از این سیستم­‌های CMMS / EAM ندارند، اغلب نسبت به گسترش و توسعۀ نرم افزارهای نگهداری و تعمیراتشان موضع می­‌گیرند و می‌پرسند که بازگشت سرمایه (ROI: Return on Investment) درصورت داشتن یک سیستم کارآمد­ چقدراست؟ در این مقاله به شما کمک می­‌کنیم تا بتوانید میزان بازگشت سرمایه برای نرم­ افزارهای نگهداری و تعمیرات در سازمانتان را محاسبه کنید. آمارهای جهانی نشان می‌دهد اگر انتخاب و پیاده‌سازی به درستی و با موفقیت انجام شود، هزینه­‌های ناکارآمدی به میزان 25 تا 40 درصد کاهش می‌یابد و این یعنی بازگشت سرمایه‌ای بزرگ.

بازگشت سرمایه نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات چگونه اتفاق می‌افتد؟

اغلب از ما پرسیده می‌شود که بازگشت سرمایه نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات چقدر است. شرکت‌های فروش نرم ‌افزار CMMS و EAM زیادی را دیده‌ایم که محاسبات ROI را برای به‌دست‌آوردن بازگشت سرمایه نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات ارائه می‌کنند؛ البته نباید فراموش کرد که فرض همه این محاسبات پیاده‌سازی و بهره‌برداری موفق از سیستم است که منجر به مؤثرتر و کارآمدتر شدن افراد و صرفه‌جویی در هزینه‌­ها خواهد شد. ولی چگونه بایستی به این مهم دست پیدا کرد؟

یکی از بهترین رویکردها که در زمینه محاسبه بازگشت سرمایه برای نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات یافته‌ایم، راهکار انجمن مهندسین تأسیسات آمریکا (AFE) بوده است. برای استفاده از این ابزار باید بدانید که نیروهای نگهداشت چه ‌کارهایی انجام می‌دهند و برای انجام این کارها چقدر زمان صرف می‌کنند. شاید صددرصد نتایج سیستم مدیریت دارایی‌هایتان به نرم‌افزارهای مورد استفاده وابسته نباشد؛ اما بخش بزرگی از آن (شاید تا 90 درصد) به فرایندهای تعریف شده و ابزار کنترل این فرایندها یعنی نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS یا EAM مربوط است.

در پاسخ به این پرسش که چگونه بازگشت سرمایه برای نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات در سازمان اتفاق می‌­افتد؟ پیشنهاد می‌­کنیم به انواع تلفاتی که معمولا باعث می‌­شوند فرایندهای نگهداری و تعمیرات اثر بخشی و کارامدی مورد انتظار را نداشته باشند و راهکارهای نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات برای عبور از آن‌ها توجه کنید.

انواع اتلاف نگهداشت و تبدیل تهدید به فرصت

به عنوان معیار اول، مدت زمانی که برای پیدا کردن قطعات یا مشخصات یک قطعه خاص صرف شده است را پایش کنید؛ احتمالاً در صورت عدم وجود نرم افزار مناسب برای پشتیبانی واحد نگهداشت وقت زیادی صرف جستجو در انبارها برای یافتن قطعه یا جستجو در لیست‌های چاپی موجودی انبار صرف شود.

تلاش برای پیدا کردن قطعات یا مواد لازم در انبارهایی که تحت کنترل سیستم نیستند و حتی ممکن است انباردار نیز در انبار حضور نداشته باشد، به خودی خود بسیار زمان‌بر است. در نظر داشته باشید که این زمان برای اجرای فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات صرف نشده و یا به نوعی تلف شده است.

فرض کنید در این بین، یک خرابی اتفاق افتد که خیلی سریع باید رفع شود و نیاز به قطعه دارید. در این صورت حجم خسارت ناشی از ناکارامدی به سازمان شود چند برابر می­ شود. یک ابزار مناسب به شما این امکان را می‌دهد که تنها با چند کلیک ساده، قطعه مورد نظر خود را از انبار سفارش دهید تا به محض رسیدن به انبار قطعه شما حاضر و آماده تحویل باشد و یا با نشان دادن محل دقیق قطعه در انبار کمک می‌کند بدون هیچ اتلاف وقت، به آنچه نیاز دارید دست پیدا کنید.

دسته دوم تلفات، شامل مدت زمانی است که برای درک کاری که می‌خواهید انجام دهید، صرف می‌کنید. شاید در دستور کار ذکر شده باشد «تعمیر پمپ»؛ بنابراین احتمالاً نیاز به تحقیقات برای تعیین کارهای لازم یا حتی جایی که پمپ قرار دارد، باشد. ممکن است نیاز به ابزار یا قطعاتی وجود داشته باشد که این امر می‌تواند موجب رفت‌وآمدهای چندباره بین کارگاه و انبار با هدف دستیابی به اطلاعات یا توضیحات مورد نیاز برای نحوه انجام کار شود.

این مسائل زمانی که کارکنان تازه کار، یا جدیدی استخدام شده باشند، بسیار می­‌تواند مهم باشد. امروزه ابزارها و سیستم‌های نگهداشت مجهز به امکاناتی هستند که می‌توانند تمام اطلاعات مورد نیاز برای انجام هر نوع فعالیت نگهداشت را در اختیار کاربر قرار دهند. این اطلاعات هم به صورت متنی، هم به صورت گرافیکی و هم به صورت فیلم می‌تواند در لحظه در اختیار کاربر قرار گیرد؛ ولی شرط آن این است که خوراک این سیستم‌ها را از قبل فراهم کرده باشید. همانطور که در مطالب دیگر سایت نیز گفته شده است، نرم­ افزارهای نگهداشت فقط مدیریت اطلاعات و گردش داده‌ها را تسهیل می‌کنند نه اینکه از خود داده و اطلاعات تولید کنند.

تلفات سوم زمانی رخ می‌دهد که کار تعمیراتی جدیدی آغاز می‌شود ولی پیش از پایان آن کار، نفر انجام‌دهنده برای انجام کار دیگری که به نظر مهم‌تر می‌آید یا به درخواست سرپرست عملیات یا تولید واحدی دیگر (که ممکن است درواقع مهم‌تر باشد یا نباشد) فراخوانده می‌شود. بدیهی است که وقتی این مسئله رخ می‌دهد حجم بسیار کمی از کار انجام می‌شود و یا هیچ کاری اصلاً انجام نخواهد شد. در صورتی که اگر یک سیستم کارامد و به روز وجود داشته باشد که اولویت‌بندی دستورکارها و تجهیزات و فرایند انجام آن‌ها برای همه اعضا مشخص باشد، همه از نرم افزاری تبعیت می­‌کنند که در بهینه‌ترین حالت کار می­‌کند و در راستای استراتژی‌های سازمان است.

مشکل چهارم مربوط به مدت زمانی است که برای در اختیار قرارگیری تجهیز صرف می‌کنید. برای مثال برای تجهیزی PMهای سه‌ماهه برنامه‌ریزی‌شده است؛ با این‌وجود وقتی‌که نفرات انجام‌دهنده PM سر می‌رسند، بهره‌بردار می‌گوید که یک ساعت صبر کنند چون نمی‌دانسته که نیاز به انجام نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه وجود داشته یا حداقل نمی‌دانسته امروز باید انجام شود. تجربۀ ما نشان می‌دهد در این‌گونه مواقع معمولاً نیروی تعمیراتی مجذوب کارکردن دستگاه می‌شود و بنابراین یک ساعت را منتظر مانده و به دستگاه خیره می‌شود یا این یک ساعت را صرف انجام کارهای غیر ضروری بر روی دستگاه می‌کند. نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات به ­راحتی قادرند نقش‌های لازم را در جریان برنامه‌های نگهداشتی قرار دهند و از اتلافات این چنینی جلوگیری کنند.

برای اینکه در این موضوع به اطمینان و جمع‌بندی برسید، پیشنهاد می­‌کنیم به یکی از نفرات عادی واحد نگهداری و تعمیرات در یک روز معمولی توجه کنید، از او سؤال‌های جدول زیر را بپرسید یا خودتان وضعیت را رصد کنید (جدول 1).

این مقادیر از بازگشت سرمایه با استفاده از سیستم نگهداشتی (CMMS / EAM) که به‌طور مناسب انتخاب، خریداری و پیاده‌سازی شده باشد و همه اطلاعات لازم در فرایند­های مختلف نگهداشت را در اختیار داشته باشد، قابل دستیابی است. آنچه ما با قاطعیت می‌گوییم این است که با داشتن یک نرم افزار مناسب نگهداشت و تغذیه اطلاعات در آن و استفادۀ درست از آن، بازگشت سرمایه نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات بیشتر از آنچه فکر می­‌کنید رخ می‌دهد؛ فقط شما باید مقدار آن را برای سازمان خود محاسبه کنید.