مدیریت دارایی های فیزیکی چیست؟

با شدت گرفتن تغییرات در جهان و همچنین نیاز به حداکثر رسانی بهره­‌وری در تمامی منابع سازمان‌­ها، مدیریت دارایی­ های فیزیکی یکی از اصلی‌­ترین فعالیت­‌ها و راهبردهای سازمان‌­های صنعتی و خدمات زیر بنایی را شکل داده است. در بسیاری از صنایع، از جمله ابنیه، ناوگان حمل و نقل، شبکه­‌های زیرساختی و تجهیزات تولیدی، دارایی فیزیکی نقش اصلی را در ارزش آفرینی دارد. به اصطلاح به این سازمان‌ها دارایی محور گفته می‌­شود. در این سازمان­‌ها در عمل مدیریت یکپارچه و سیستماتیک این دارایی‌­­ها به مهم‌ترین فعالیت سازمان تبدیل می‌­شود. از این رو مدیریت دارایی­ های فیزیکی به یک فعالیت حیاتی تبدیل گشته و نیاز به توجه ویژه را می­‌طلبد. به نظر شما تعریف مدیریت دارایی های فیزیکی چیست؟

مدیریت دارایی­ های فیزیکی چیست؟

برای تعریف مدیریت دارایی­ های فیزیکی مجموعه متنوعی از تعاریف و تعابیر ارائه شده است. در اولین تعریف رسمی ارائه شده، مدیریت دارایی­ های فیزیکی به صورت ” مجموعه شيوه­‌ها و فعاليت‌­هايي منظم و هماهنگ كه سازمان از طريق آن دارايي‌­ها و نيز هزينه‌­ها و ريسك­‌ها و عملكرد آن‌ها را در طي چرخه عمر دارايي­‌ها، با هدف تحقق برنامه استراتژيك سازماني، به طور بهينه و پايدار مديريت مي­‌كند.” تعریف شد. پس از آن در استاندارد ایزو 55000 مدیریت دارایی ­های فیزیکی با عبارت ” مجموعه اقدامات هم‌راستا و هماهنگ سازمان در ارزش­ آفرینی از دارایی‌­ها” شرح داده شد. در هر دو تعریف مدیریت دارایی ­های فیزیکی به اقداماتی هم‌راستا برای بهینه‌سازی ارزش‌­ها (سطح مطلوب ریسک، هزینه‌­ها و عملکرد دارایی­‌ها) بر اساس اهداف سازمانی (رضایت ذینفعان، برآورد انتظارات مالی، توجه به اصول توسعه پایدار) تاکید شده است. به صورت خلاصه، برای رسیدن به اهداف و چشم انداز سازمان، مدیریت دارایی­ های فیزیکی مجموعه تصمیمات، برنامه‌­ها و فعالیت­‌های یکپارچه در سطوح مختلف سازمان و در طول چرخه عمر یک دارایی­ فیزیکی است.

تحول و تکامل مدیریت دارایی­ های فیزیکی

می­‌توان ادعا داشت که قدمت مدیریت دارایی ­های فیزیکی شاید به قدمت تمدن بشر بر می­‌گردد. از زمانی که انسان موفق به ساخت و استفاده از ابزار در تولید کشاورزی، حتی پیش­ از آن در دوران شکارگری، شده است، صیانت از این دارایی‌­ها و ارتقای کیفیت و کارایی آن‌ها از مهم‌ترین دغدغه­‌های بشر بوده است. اما پس از عصر انقلاب صنعتی و با شتاب­‌گیری روند صنعتی­ شدن، توجه به اهمیت مدیریت بهره­‌ور تجهیزات روز افزون بوده است. موضوع نگهداشت نظام­‌مند تجهیزات و حفظ کارایی­ آن‌ها در تولید، با شروع عصر اتوماسیون و ورود ربات‌­ها به صنعت در دهه 1970 جلوه دیگر یافت و واحدهای مستقل نگهداشت در سازمان­‌های صنعتی ایجاد گشت. کم کم در سازمان­‌های بلوغ یافته توجه به دیگر مراحل چرخه عمر دارایی از جمله برنامه ریزی و مهندسی و ایجاد نگاه یکپارچه و کل‌نگر برای تولید بیشترین ارزش از دارایی‌­ها ضروری دیده شد. مدیریت دارایی­ های فیزیکی حاصل توجه مدیران صنایع به این موضوع و تکامل دانش و تجربه در این زمینه است. آنچه در دهه هفتاد میلادی با عنوان زحمت اجباری (Necessary Evil) و در سطح کارگاه­‌های تعمیرات صنایع شناخته می­‌شد، امروزه، با جاری شدن نگاه نظام­‌مند به کل چرخه عمر، به یکی از پیش­‌نیاز­های اصلی در تدوین برنامه­‌های راهبردی سازمان تبدیل شده است.

دامنه مدیریت دارایی های فیزیکی

فعالیت­‌های حوزه مدیریت دارایی ­های فیزیکی به دلیل تنوع و پراکنده بودن آن‌ها در سازمان­‌های مختلف به روش‌­های مختلفی تعبیر می‌­شود. اما نیاز است که به صورت مشخص دامنه مدیریت دارایی ­های فیزیکی در سازمان­‌های دارایی محور مشخص شد. به صورت کلی می­‌توان دو بعد اصلی را برای مدیریت دارایی­ های فیزیکی مشخص کرد و بر اساس آن فعالیت­‌های منظم و یکپارچه را تعریف کرد. این ابعاد اصلی عبارتند از سطوح کسب و کار (Business Levels) و فعالیت‌های چرخه عمر.

سطوح کسب و کار: در ذیل فعالیت‌های سطح مدیریت کل سازمان، سطوح اصلی در مدیریت دارایی های فیزیکی به سه سطح مدیریت مجموعه سبد دارایی‌ها، مدیریت سیستم دارایی‌ها و مدیریت دارایی تقسیم می­‌شود. در هر کدام از این سطوح مجموعه فعالیت­‌های اصلی مختص آن سطح تعریف می‌شود.

• سطح مدیریت سازمان: اهداف و راهبردهای اصلی سازمان در بهره‌گیری از مجموعه دارایی­‌های سازمان مشخص می‌­شود.
• سطح مجموعه (Portfolio) دارایی های فیزیکی: بهینه‌سازی سرمایه­‌گذاری روی دارایی­‌های فیزیکی، بازگشت بهینه سرمایه و برنامه‌ریزی برای توسعه پایدار فعالیت اصلی است.
• سطح مدیریت سیستم­‌های دارایی: پایدار­سازی عملکرد و بهینه سازی هزینه­‌ها و ریسک­‌های فعالیت اصلی را شکل می‌­دهد.
• سطح مدیریت دارایی‌ها: مدیریت فعالیت­‌های یکپارچه در چرخه عمر برای بهینه­‌سازی اثرگذاری و کارایی از هر دارایی­ در این سطح انجام می­‌پذیرد.

فعالیت‌های چرخه عمر: عمر یک دارایی را می‌­توان به چند مرحله مشخص و قابل تفکیک تقسیم کرد. در گام اول دارایی انتخاب، طراحی و ساخته با خریداری می­‌شود. سپس مراحل بهره‌برداری و نگهداشت از دارایی آغاز می­‌گردد. در این مرحله از چرخه عمر که بیشترین زمان را به خود اختصاص می­‌دهد می­‌توان مجموعه فعالیت‌­های بهبود عملکرد و ساختار را نیز برای دارایی در نظر گرفت اما در نهایت دارایی وارد مرحله بازسازی کلی و یا تعویض و اسقاط می­‌شود. در هر کدام از این مراحل فعالیت‌­ها ویژه‌­ای برای افزایش بهره­‌وری از دارایی‌­های قابل تعریف است. به طور مثال می­‌توان به اجرای برنامه­‌های مهندسی سیستم در مرحله طراحی و ساخت، اجرای تحلیل­‌های نگهداشت مبتنی بر قابلیت اطمینان (RCM) در مرحله بهره‌برداری و نگهداشت و اجرای تحلیل‌های هزینه چرخه عمر در زمان تصمیم‌گیری برای ساخت، خرید و یا تعویض دارایی اشاره کرد. انجام  به موقع هر کدام از این فعالیت‌­ها می‌­تواند اثر ویژه‌­ای در افزایش بهره­‌وری و ارزش آفرینی دارایی در کل چرخه عمر داشته باشد.

موفقیت در مدیریت دارایی های فیزیکی

برای موفقیت در پیشرفت مستمر و رسیدن به سطوح بالای بلوغ در مدیریت دارایی­ های فیزیکی نیاز به اجرای مجموعه ­گسترده‌­ای از فعالیت­‌ها از جمله تدوین اهداف و استراتژی، برنامه‌­ریزی مستمر برای اجرای پروژه­‌های بهبود، آموزش و فرهنگ سازی گسترده در سطح منابع انسانی و همچنین در درجه اول خواست جدی و پیگیرانه مدیران ارشد سازمان است. در این بین می‌­توان سه عنصر ذیل را به عنوان الزامات اصلی موفقیت در مدیریت دارایی­ های فیزیکی دانست.

• یک ساختار سازمانی یکپارچه که با رهبری و جهت دهی، پیاده‌سازی اصول و برنامه‌­های بهبود در مدیریت دارایی ­های فیزیکی را تسهیل کند.
• آگاه‌سازی کارکنان، توسعه شایستگی‌­ها و تعهد حرفه‌­ای و فنی ایشان و توسعه فعالیت­‌های تیمی و بین گروهی
• جمع آوری و مدیریت موثر اطلاعات و دانش از شرایط، عملکرد و ریسک­‌ها و هزینه­‌های دارایی‌­های فیزیکی

جمع بندی

در این مقاله سعی شد تا گوشه‌­ای از دانش گسترده و رو به تعالی مدیریت دارایی ­های فیزیکی برای خوانندگان محترم شرح داده شود. توجه به مدیریت دارایی­ های فیزیکی می‌­تواند با توجه به نوع صنعت و اقتصاد دارایی محور کشور در بخش‌های نفت و گاز، نیرو، حمل و نقل و زیر ساخت‌­های خدماتی یکی از اصلی‌ترین راهکارهای افزایش بهره­‌وری و ایجاد ارزش افزوده بیشتر از مجموعه دارایی­‌های اشاره شده باشد. اما در این راه توجه ویژه به گسترش فرهنگ مراقبت از دارایی­‌های ارزشمند و همچین توسعه توانمندی­‌ها و شایستگی‌­های نیروی انسانی از عناصر زیر بنایی و کلیدی موفقیت در این راه است.

شرکت پمکو به عنوان یکی از بزرگترین و با سابقه‌­ترین مشاوران حوزه مدیریت دارایی ­های فیزیکی کشور، افتخار و تجربه اجرای برنامه‌­های آموزشی، ارزیابی سطح بلوغ و پیاده‌سازی برنامه­‌های بهبود مدیریت دارایی های فیزیکی را در اکثر صنایع کشور دارد. به پشتوانه تجارب ارزنده به دست آمده از سال­‌ها فعالیت مستمر و همچنین همکاری تنگاتنگ با مراجع بین‌المللی این حوزه، شرکت پمکو آمادگی خود برای ارائه مشاوره و همکاری با صنایع و سازمان­‌های کشور در اجرای برنامه‌­های آموزشی و تدوین نقشه راه، پیاده‌سازی انواع پروژه‌های بهبود و در نهایت حرکت به سمت تعالی در مدیریت دارایی‌­ها را اعلام می‌دارد.