اهمیت مدیریت انبار و قطعات یدکی زمانی مشخص می‌شود که بدانیم یکی از شایع‌ترین علل توقف فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات فقدان قطعات یدکی در لحظه نیاز است. حتی برخی مطالعات اصلی‌ترین علت بالا بودن هزینه های نگهداری و تعمیرات را مشکلات مرتبط با مدیریت انبار و قطعات یدکی می‌دانند. ایجاد یک انبار بسته و کنترل شده به طوری که بتواند همیشه موجودی قطعات یدکی را در بهینه‌ترین سطح ممکن نگه دارد و در کم‌ترین زمان ممکن قطعات مورد نیاز را در محل تعمیر حاضر کند می‌تواند تا 30 درصد هزینه‌های نگهداری و 33 درصد از زمان توقفات ناشی از خرابی تجهیزات را کاهش دهد. شیوه درست مدیریت انبار و قطعات یدکی پیش از هر چیز نیازمند تغییر چند باور غلط در ذهن مدیران است.

باور اشتباه اول: اگر یکی خوب است، دوتا بهتر است!

بر اساس گزارشی که موسسه استاندارد نوین (New Standard Institute) بعد از پیاده‌سازی و استقرار چندین انبار تحت کنترل ارائه داد، تنها یک سوم تا نیمی از اقلام ذخیره شده در سطح کارخانه واقعاً نیازمند ذخیره‌سازی هستند. این آمار به وضوح مساله موجودی بیش از حد را در انبارهای قطعات یدکی نشان می‌دهد. در حالی که در بهترین حالت همان سطح دسترس‌ پذیری با پنچاه درصد موجودی قابل دستیابی است.
این تصور اشتباه که موجودی بیشتر قطعا به معنی دسترس ‌پذیری بالاتر است باعث ایجاد نوعی برآورد تخمینی در محاسبه سطح نگهداری موجودی در انبارها می‌شود. اگر نگهداری یک قطعه یدکی بتواند دسترس‌ پذیری مدنظر ما را فراهم کند نگهداری دومین قطعه تنها هزینه‌ای اضافی برای هیچ چیز است.

باور اشتباه دوم: هر قطعه ای که سال‌ها استفاده نشده است یک قطعه مازاد است!

نرخ مصرف قطعات یدکی با یکدیگر بسیار متفاوت است. قطعات کلیدی عموما نرخ مصرف کمی هم دارند. یکی از تصمیمات اشتباه مدیران برای کاهش هزینه‌های انبار خارج کردن قطعاتی است که برای مدت طولانی در انبار مانده‌اند، بدون آنکه تحلیل درستی از هزینه‌های کمبود آن در انبار داشته باشند.
بسیار مهم است تنها قطعاتی از انبار خارج شوند که تجهیز مربوط به آن‌ها از رده خارج شده باشد. تفکیک قطعات موجود در انبار بر اساس نرخ مصرف و اهمیت استراتژیک آن‌ها یکی از نکات کلیدی در مدیریت انبار قطعات یدکی است. مدیریت درست انبار تضمین می‌کند که قطعات یدکی در سطوح متفاوتی نگهداری شوند به طوری که با کم‌ترین هزینه بیشترین دسترس پذیری برای هر قطعه با توجه به اهمیت آن به دست آید.

باور اشتباه سوم: مدیریت انبار و قطعات یدکی تفاوتی با مدیریت انبار مواد اولیه ندارد!

امروزه فلسفه Just In Time بحث روز در مدیریت انبار مواد اولیه است. اما آیا انبار قطعات یدکی رفتاری مشابه انبار مواد اولیه دارد؟ نرخ مصرف مواد در انبارهای مواد اولیه به نسبت قابل پیش بینی و وابسته به نرخ تقاضا و نرخ تولید است. اما نرخ مصرف قطعات یدکی ماهیتی کاملا تصادفی داشته و در طیفی وسیع از پرمصرف تا کم‌مصرف متغیر است.
از طرفی تعداد زیاد و تنوع بالای اقلام در انبار قطعات یدکی قابل مقایسه با انبار مواد اولیه نیست. بنابراین، این تصور که انبار قطعات یدکی می‌تواند با معیارهای انبار مواد اولیه مدیریت شود یک تصور غلط است.

نبود یک قطعه یدکی در زمان نیاز به دو طریق هزینه‌ها را افزایش می‌دهد. اول هزینه تولید از دست رفته ناشی از توقف تجهیزات است و دوم هزینه تامین اضطراری از طریق روش‌های سریع حمل و نقل (در مقابل روش‌های ارزان‌تر ولی کندتر) است.
بنابراین مدیریت انبار و قطعات یدکی نه تنها متفاوت با مدیریت سایر انبارهاست بلکه پیچیدگی به مراتب بالاتری نیز دارد. این پیچیدگی با دسته‌بندی اصولی قطعات یدکی و پیش‌بینی نرخ تقاضا بر اساس برنامه‌های بهینه نگهداشت پیش اقدام تا حد زیادی قابل مدیریت است.

مدیریت درست انبار و قطعات یدکی چه ویژگی هایی دارد؟

موفقیت در مدیریت انبار و قطعات یدکی مستلزم پیاده‌سازی یک انبار بسته و تحت کنترل است به گونه‌ای که بعد از درخواست قطعه از سوی واحد نگهداشت، قطعه مورد نظر در کوتاه‌ترین زمان در انبار شناسایی شده و به محل مصرف ارسال شود. همزمان داده‌های مربوط به سطح موجودی به روز می‌شود و در صورتی که سطح موجودی آن به نقطه سفارش مجدد رسیده باشد، سفارش خرید مجدد آن به تامین‌کننده ارسال می‌شود.

حجم هر سفارش نیز در بهینه‌ترین حالت آن محاسبه شده و خرید تنها به اندازه‌ای انجام می‌شود که دسترس پذیری مدنظر کارخانه را با کمترین هزینه خرید و نگهداری فراهم کند. این مهم محقق نمی‌شود مگر اینکه مدیریت انبار و قطعات یدکی متکی به تخصص، تجربه و دانش توسعه یافته در این زمینه‌ها باشد.

مجموعه پمکو با تکیه بر دانش و تجارب بین‌المللی متخصصان خود در صنایع مختلف خارج و داخل کشور، روشی گام به گام، عملی و علمی در مدیریت قطعات یدکی را در پیش گرفته است و شما را در این امر یاری می‌کند. چهارچوب این گام‌ها شامل مراحل پنج گانه زیر است:

1. کدینگ قطعات، به منظور کدگذاری صحیح و اصولی قطعات در انبار به گونه‌ای که هر قطعه در کم‌ترین زمان ممکن قابل رهگیری باشد.
2. دسته بندی قطعات، بر اساس نرخ مصرف و میزان اهمیتی که دارند.
3. پیش‌بینی تقاضای قطعات، بر اساس محاسبه بهترین زمان انجام نگهداشت پیش اقدام (PM و CM) و مطالعه نشانه‌های خرابی تجهیزات حساس.
4. انتخاب مناسب‌ترین سیاست مدیریت موجودی براساس میزان مصرف، هزینه‌های نگهداری، قیمت خرید، هزینه‌های سفارش‌دهی و…
5. تست و اعتبارسنجی سیاست از طریق پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد انبار و بهینه‌سازی موارد انحرافی از اهداف.