نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M)| پمکو

از مشکلات جاری صنعت کشور از جمله صنعت نفت و گاز، آگاهی پایین از نحوه درست فرایند نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) است. نتایج نشان می‌دهد که کمک گرفتن از مشاور و نظارت بر عملکرد پیمانکاران و استفاده از رویکرد چرخه عمر در تدوین قراردادهای برون سپاری باعث افزایش بهره‌وری و بازگشت سرمایه 150 تا 200 درصدی خواهد شد.

رویکرد چرخه عمر قرارداد برون سپاری

چرخه عمر قرارداد برون سپاری در سه مرحله مناقصه، نظارت و ارزیابی قرارداد صورت می‌گیرد. ويژگی اصلی این فرایند بازخوردی بودن آن شامل تکمیل تدریجی بانک اطلاعاتی از آمار تولید، وضعیت تجهیزات، داده‌های خرابی و به طور کلی عملکرد پیمانکاران با استفاده از چک لیست‌های نظارتی است.

با استفاده مداوم از این فرایند بازخورد دهنده، می‌توان افزایش بهره‌وری بهره برداری و نگهداشت، ایجاد زمینه ارتقا سطح عملکرد پیمانکاران و استفاده از سیاست‌های تشویقی بر اساس عملکرد در قراردادهای برون سپاری خدمات بهره برداری و نگهداری و تعمیرات را انتظار داشت.

فرایند عملیاتی نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M)

این فرایند عملیاتی به چهار مرحله تقسیم می‌شود:

در اولین مرحله، پیمانکار برنامه اجرای کارها (WEP: Works Execution Program) را در اختیار کارفرما و مشاور ناظر قرار می‌دهد. این سند مبنای مدیریت کارها خواهد بود.
درحین مرحله اجرا، چک لیست نظارت (SCL: Supervision Check List) توسط متخصصان مورد استفاده قرار می‌گیرد. چک لیست نظارت که سندی یکپارچه است، میزان انطباق و موفقیت در رسیدن به اهداف عملکرد و پیشرفت کار را ثبت می‌کند و در اختیار کارفرما قرار می‌دهد. داده‌های ثبت شده در این چک لیست، مبنای ارزیابی قرارداد برون سپاری خواهد بود.
در گام جمع‌بندی (Conclusion)، با جمع‌آوری داده‌ها و گزارش‌های مربوطه، می‌توان عملکرد پیمانکار را ارزیابی کرد و در اختیار ذینفعان آن قرار داد. پیمانکار نیز می‌تواند عملکرد خود را بسنجد.
در صورت همسان‌سازی روش‌ها و استفاده از داده‌های معتبر می‌توان گزارش‌های عملکرد پیمانکاران را به عنوان ابزاری برای مقایسه عملکرد و رتبه‌بندی آنان در قراردادهای بعدی برون سپاری بهره برداری و نگهداشت (O&M) استفاده کرد.

تیم ناظر بر اجرای قرارداد برون سپاری بهره برداری و نگهداشت

مهندس حاضر در محل (Resident Engineer)

مهندس حاضر در محل اجرای پروژه، فعالیت‌های روزانه پیمانکار را بر اساس چک لیست نظارت بازبینی می‌کند و در صورت مشاهده موارد عدم تطابق با برنامه نگهداشت و موارد لحاظ شده در چک لیست‌ها یک دستور کار اصلاحی ویژه صادر می‌کند.

مهندس نماینده (Engineer’s Representative)

از طرف کارفرما نماینده‌ای برای بررسی پیشرفت کار تعیین می‌شود. ایشان با کمک گزارش‌های ارسال شده از طرف مهندس حاضر در محل، سرکشی گهگاهی و حضور در جلسات از روند انجام کار اطمینان حاصل می‌کنند.

دفتر تضمین کیفیت (Quality Assurance Office)

بر اساس شرایط قرارداد، در دفتر تضمین کیفیت (QAC) مجموعه‌ای از ممیزی‌های لازم بر اساس شواهد موجود مستندسازی می‌شود. با هدف تایید و اعتباردهی به فعالیت‌های صورت گرفته، دفتر تضمین کیفیت مسئولیت بازرسی از مجتمع و اقدامات پیمانکاران برون سپاری بهره برداری و نگهداری و تعمیرات را بر عهده دارد.

کمیته تایید و بازرسی (IAC: Inspection and Acceptance Committee)

کمیته تایید و بازرسی نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) عملکرد پیمانکار را در مرحله اتمام کار با هدف صحت سنجی وضعیت دارایی‌ها و سلامت تجهیزات بررسی می‌کند. این کمیته جلسات لازم برای تحویل‌گیری کار پیمانکار را در پایان قرارداد و همینطور پیگیری و مدیریت انتقال مجتمع به کارفرما را انجام می‌دهد.

مراحل نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M)

نظارت بر قرارداد خدمات برون سپاری O&M بر اساس فلوچارت نشان داده شده در شکل 1 صورت می‌گیرد. البته باید توجه داشت که بر اساس شرایط قرارداد و نوع صنعت مورد نظر ممکن است بعضی از مراحل این فلوچارت تغییر یابد.

سند اولیه برنامه‌ریزی این فرایند، سند برنامه اجرای کار (WEP) است که توسط پیمانکار تهیه و ارائه می‌شود. این سند با توجه به حساسیت‌ها و استانداردهای صنایع مختلف می‌تواند شامل بخش/ تمامی موارد ذیل باشد:

اطلاعات عمومی
زمانبندی اجرای کار
راهنمای انجام کار
برنامه مدیریت کارکنان
برنامه مدیریت دارایی های فیزیکی
برنامه مدیریت حمل و نقل
برنامه مدیریت ایمنی
برنامه مدیریت مسئولیت‌های زیست محیطی و اجتماعی
برنامه کنترل کیفیت

بر اساس برنامه اجرایی ارائه شده از طرف پیمانکار و همچنین دیگر الزامات خواسته شده، از طرف کارفرما چک لیست‌های دوره‌ای نظارت بر فعالیت‌های بهره برداری و نگهداشت (O&M) تهیه و پیگیری می‌شوند.