نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) چگونه است؟

از مشکلات جاری صنعت کشور از جمله صنعت نفت و گاز، آگاهی پایین از نحوه درست فرایند نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) است. نتایج نشان می دهد که کمک گرفتن از مشاور و نظارت بر عملکرد پیمانکاران و استفاده از رویکرد چرخه عمر در تدوین قراردادهای برون سپاری باعث افزایش بهره وری و بازگشت سرمایه 150 تا 200 درصدی خواهد شد.

رویکرد چرخه عمر قرارداد برون سپاری

چرخه عمر قرارداد برون سپاری در سه مرحله مناقصه، نظارت و ارزیابی قرارداد صورت می­‌گیرد. ويژگی اصلی این فرایند بازخوردی بودن آن شامل تکمیل تدریجی بانک اطلاعاتی از آمار تولید، وضعیت تجهیزات، داده‌های خرابی و به طور کلی عملکرد پیمانکاران با استفاده از چک لیست­‌های نظارتی است.

با استفاده مداوم از این فرایند بازخورد دهنده، می‌­توان افزایش بهره­‌وری بهره برداری و نگهداشت، ایجاد زمینه ارتقا سطح عملکرد پیمانکاران و استفاده از سیاست‌­های تشویقی بر اساس عملکرد در قراردادهای برون سپاری خدمات بهره برداری و نگهداری و تعمیرات را انتظار داشت.

فرایند عملیاتی نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M)

این فرایند عملیاتی به چهار مرحله تقسیم می­‌شود:

1. در اولین مرحله، پیمانکار برنامه اجرای کارها (WEP: Works Execution Program) را در اختیار کارفرما و مشاور ناظر قرار می‌­دهد. این سند مبنای مدیریت کارها خواهد بود.
2. درحین مرحله اجرا، چک لیست نظارت (SCL: Supervision Check List) توسط متخصصان مورد استفاده قرار می گیرد. چک لیست نظارت که سندی یکپارچه است، میزان انطباق و موفقیت در رسیدن به اهداف عملکرد و پیشرفت کار را ثبت می کند و در اختیار کارفرما قرار می­ دهد. داده­ های ثبت شده در این چک لیست، مبنای ارزیابی قرارداد برون سپاری خواهد بود.
3. در گام جمع بندی (Conclusion)، با جمع آوری داده ها و گزار­ش ­های مربوطه، می­توان عملکرد پیمانکار را ارزیابی کرد و در اختیار ذی­نفعان آن قرار داد. پیمانکار نیز می تواند عملکرد خود را بسنجد.
4. در صورت همسان سازی روش­ ها و استفاده از داده­ های معتبر می­ توان گزارش­ های عملکرد پیمانکاران را به عنوان ابزاری برای مقایسه عملکرد و رتبه ­بندی آنان در قرارداد­های بعدی برون سپاری بهره­ برداری و نگهداشت (O&M) استفاده کرد.

تیم ناظر بر اجرای قرارداد برون سپاری بهره برداری و نگهداشت

• مهندس حاضر در محل (Resident Engineer)

مهندس حاضر در محل اجرای پروژه، فعالیت­ های روزانه پیمانکار را بر اساس چک لیست نظارت بازبینی می­ کند و در صورت مشاهده موارد عدم تطابق با برنامه نگهداشت و موارد لحاظ شده در چک لیست­ ها یک دستور کار اصلاحی ویژه صادر می­ کند.

مهندس نماینده (Engineer’s Representative)

از طرف کارفرما نماینده­­ ای برای بررسی پیشرفت کار تعیین می ­شود. ایشان با کمک گزارش های ارسال شده از طرف مهندس حاضر در محل، سرکشی گهگاهی و حضور در جلسات از روند انجام کار اطمینان حاصل می ­کنند.

 دفتر تضمین کیفیت (Quality Assurance Office)

بر اساس شرایط قرارداد، در دفتر تضمین کیفیت (QAC) مجموعه ­ای از ممیزی­ های لازم بر اساس شواهد موجود مستند سازی می ­شود. با هدف تایید و اعتباردهی به فعالیت ­های صورت گرفته، دفتر تضمین کیفیت مسئولیت بازرسی از مجتمع و اقدامات پیمانکاران برون سپاری بهره ­برداری و نگهداری و تعمیرات را بر عهده دارد.

 کمیته تایید و بازرسی (IAC: Inspection and Acceptance Committee)

کمیته تایید و بازرسی نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) عملکرد پیمانکار را در مرحله اتمام کار با هدف صحت سنجی وضعیت دارایی ­ها و سلامت تجهیزات بررسی می­ کند. این کمیته جلسات لازم برای تحویل گیری کار پیمانکار را در پایان قرارداد و همینطور پیگیری و مدیریت انتقال مجتمع به کارفرما را انجام می ­دهد.

مراحل نظارت بر قراردادهای برون ‌سپاری بهره‌ برداری و نگهداری و تعمیرات (O&M)

نظارت بر قرارداد خدمات برون سپاری O&M بر اساس فلوچارت نشان داده شده در شکل 1 صورت می­ گیرد. البته باید توجه داشت که بر اساس شرایط قرارداد و نوع صنعت مورد نظر ممکن است بعضی از مراحل این فلوچارت تغییر یابد.

سند اولیه برنامه ­ریزی این فرایند، سند برنامه اجرای کار (WEP) است که توسط پیمانکار تهیه و ارائه می­ شود. این سند با توجه به حساسیت ­ها و استانداردهای صنایع مختلف می­ تواند شامل بخش­/ تمامی موارد ذیل باشد:

1. اطلاعات عمومی
2. زمانبندی اجرای کار
3. راهنمای انجام کار
4. برنامه مدیریت کارکنان
5. برنامه مدیریت دارایی­ های فیزیکی
6. برنامه مدیریت حمل و نقل
7. برنامه مدیریت ایمنی
8. برنامه مدیریت مسئولیت ­های زیست محیطی و اجتماعی
9. برنامه کنترل کیفیت

بر اساس برنامه اجرایی ارائه شده از طرف پیمانکار و همچنین دیگر الزامات خواسته شده، از طرف کارفرما چک لیست­ های دوره ­ای نظارت بر فعالیت ­های بهره ­برداری و نگهداشت (O&M) تهیه و پیگیری می ­شوند.