پروژه بهبود سیستم مدیریت انبار قطعات یدکی برق منطقه ای خراسان

پروژه بهبود سیستم مدیریت انبار قطعات یدکی با توجه به نیاز شرکت برق منطقه ای خراسان در بهبود سیستم کدگذاری و رهگیری قطعات یدکی، بهبود نقاط سفارش گذاری قطعات و همچنین بهینه سازی فرآیندهای مرتبط با انبار قطعات یدکی، با همکاری دفتر فنی انتقال این شرکت و تیم مشاوره شرکت پمکو در انتهای سال 1398 تعریف شده و از ابتدای سال 1399 به صورت رسمی آغاز گردید. زیرپروژه‌های اصلی این پروژه که شامل 4 فاز است به قرار زیر است:

1. برگزاری کارگاه آموزشی
2. محاسبه نقاط بهینه سفارش (ROP) و مقدار اقتصادی سفارش (EOQ)
3. بهبود سیستم کدگذاری و رهگیری قطعات یدکی
4. بررسی، بهینه سازی و بازمهندسی فرآیندهای مدیریت کالا

برگزاری کارگاه آموزشی

اولین قدم در راستای ایجاد هرگونه تغییر و بهبود در سازمان، آشنایی و شناخت کارکنان و مسئولان مربوطه نسبت به موضوع است. آشنایی و شناخت پرسنل نسبت به موضوع که با آموزش حاصل می شود، نه تنها باعث کاهش مقاومت در برابر تغییر خواهد شد، بلکه اشتیاق و انگیزه افراد در جهت ایجاد تغییر و بهبود را نیز بالا می برد. آموزش همچنین در برخی موارد پارادایم ها و رویه های اشتباه گذشته را که در سازمان ریشه دوانده است از بین می برد. بدین منظور در اولین قدم از اجرای پروژه، کارگاه و دوره آموزشی 3 روزه مدیریت انبار قطعات یدکی، توسط تیم مشاوره شرکت پمکو و با حضور اعضای کارگروه بهینه سازی انبار در تاریخ 1، 2 و 3 تیر ماه در سالن کنفرانس ساختمان مرکزی شرکت برق منطقه ای خراسان برگزار گردید.

محاسبه نقاط بهینه سفارش (ROP) و مقدار اقتصادی سفارش (EOQ)

بهینه نگهداشتن سطح موجودی و پیش بینی و تعیین مقدار کالای مورد نیاز همواره از دغدغه های اصلی واحد انبار و خدمات کالا بوده است. امروزه بیشتر انبارهای شرکت های داخلی، سرمایه زیادی را به علت موجودی مازاد و بیش از نیاز، راکد نگه داشته اند که اغلب از چشم مدیران دور می ماند. از طرفی دیگر کاهش بی حساب و کتاب سطح موجودی ها نیز راه چاره نبوده و می تواند تبعات سنگین خود را داشته باشد و شرکت را با کمبود قطعه در هنگام نیاز مواجه کند. لذا محاسبه نقطه بهینه سفارش (Reorder Point) و مقدار اقتصادی سفارش (EOQ) برای کالاهای انبار اگر مهم ترین کارکرد واحد انبار و خدمات کالا نباشد یکی از مهم ترین کارکردهای این واحد است. لذا در راستای آشنایی هر چه بیشتر اعضای کارگروه بهبود انبار در شرکت برق منطقه ای خراسان با نحوه محاسبات نقطه بهینه سفارش (ROP) و مقدار اقتصادی سفارش (EOQ) برای اقلام انبار، در فاز دوم از این پروژه، قرار است تیم مشاور با همکاری اعضای کارگروه به انجام این محاسبات برای تعدادی از اقلام مهم انبار به عنوان پایلوت بپردازد. همچنین به منظور جاری سازی این روند در شرکت و ادامه پیدا کردن انجام محاسبات برای سایر اقلام انبار، قرار است دستورالعمل ها و مستندات لازم توسط تیم مشاور در اختیار اعضای کارگروه شرکت برق منطقه ای خراسان قرار گیرد.

بهبود سیستم کدگذاری و رهگیری قطعات یدکی

پیشرفت تکنولوژی و ظهور شیوه های نوین ثبت و رهگیری داده ها از مسائلی است که مدیریت انبار قطعات یدکی را دچار تحول کرده است و لزوم برخورداری از یک سیستم کدگذاری، رهگیری و ثبت سوابق قطعات امروزه بیش از پیش مورد نیاز هر سازمان است. این موضوع در شرکت برق منطقه ای خراسان با توجه به گستردگی مناطق تحت پوشش و استفاده از اقلام و قطعات یدکی در تعداد بالا و لزوم اطلاع داشتن از مشخصات قطعات، اهمیت دوچندانی دارد. در فاز سوم از این پروژه قرار است اعضای کارگروه بهبود انبار شرکت برق منطقه ای خراسان با کمک تیم مشاور شرکت پمکو به بهبود سیستم کدگذاری و رهگیری قطعات یدکی بپردازند. نتایج مثبتی که از اجرای این فاز در شرکت برق منطقه ای خراسان می توان متصور بود به قرار زیر است:

• امکان اجرای انبارگردانی با سرعت و دقت بالاتر
• امکان تحلیل و بررسی کیفیت قطعات پس از استفاده در شبکه و در نتیجه مدیریت بهتر خریدها
• امکان ارزیابی کیفی فروشندگان قطعات
• امکان تحلیل اثربخشی برنامه ها و تاکتیک های تعمیرات

بررسی، بهینه سازی و بازمهندسی فرآیندهای مدیریت کالا

فرآیندهای مدیریت کالا تأثیر بسزایی در مدیریت بهینه انبار قطعات یدکی دارند. اگر فرآیند تهیه مواد و قطعات یدکی و تحویل آن به واحدهای فنی کارآمد نباشد، ناظران فنی، اغلب با ایجاد انبارک های مخفی غیررسمی که در دفاتر ثبت نمی شود، واکنش نشان می دهند. در نتیجه روند گردش اطلاعات میان واحدهای فنی و انبار با اختلال روبه رو شده و این موضوع باعث افزایش موجودی شده و سرمایه در گردش را مسدود می کند. این چرخه معیوب تنها با بررسی، بهینه سازی و بازمهندسی فرآیندهای مرتبط با قطعات یدکی انبار قابل اصلاح است. بدین منظور در فاز چهارم و نهایی این پروژه قرار است تیم مشاور شرکت پمکو با کمک اعضای کارگروه بهبود انبار به بررسی این فرآیندها پرداخته و آن‌ها را بازمهندسی و بهینه نماید.