سنگ بنای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی تدوین خط مشی، اهداف و استراتژی مدیریت دارایی سازمان است. در ادبیات جدید مدیریت دارایی ­های فیزیکی، به ویژه پس از عرضه استاندارد ISO 55000، استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی بیشتر با عنوان برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی (SAMP) شناخته می‌­شود. با هر عنوانی، استراتژی مدیریت دارایی­ ها راهنمایی است که جهت­‌گیری و اولویت­‌های سازمان را در رسیدن به اهداف در پیاده سازی سیستم مدریت دارایی ­های فیزیکی مشخص می­‌کند. ایجاد ارتباط بین اهداف کلان سازمان و برنامه­­‌های مدیریت دارایی ­های فیزیکی در هر خانواده از تجهیزات، با تدوین و تعهد به برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ ها میسر است.

در شروع هر تغییری از جمله پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی ­های فیزیکی ایجاد چشم انداز، انتخاب مسیر و برنامه­‌ای جامع برای رسیدن به سطح تعالی مطلوب لازم است. این موضوع سنگ بنا و از اجزای حیاتی یک نظام مدیریت دارایی ­های فیزیکی پایدار است. به تعبیر دیگر اگر در راه پیاده سازی مدیریت دارایی ­های فیزیکی مقصد مشخص و چگونگی رسیدن به این مقصد را بدانیم، آنگاه ما یک استراتژی خواهیم داشت. پس از آن حل مشکلات و رفع چالش­‌های اجرای برنامه­‌ها پیش روی ما خواهد بود؛ اما رفع و عبور از این موانع با استفاده با کمک نقشه راه راهبردی (استراتژیک) میسر خواهد بود.

علی رغم اهمیت بسیار بالای تدوین و پیاده سازی یک برنامه استراتژیک مدون در مدیریت دارایی­ های فیزیکی، اما یکپارچه‌سازی و ایجاد ارتباط منطقی و قابل مدیریت بین فعالیت­‌های سازمان در حوزه مدیریت دارایی ­ها و اهداف استراتژیک سازمان یکی از مشکلات اصلی مدیران دارایی­ های فیزیکی در سراسر جهان است. رفع این چالش اما با حرکت گام به گام از تدوین خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی (AM Policy)، سپس برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی (SAMP) و در آخر برنامه­‌های مدیریت دارایی­ ها (Asset Management Plans) امکان­ پذیر است. از شروط اصلی اجرای این برنامه می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد.

• ارتباط بین اهداف استراتژیک سازمانی با خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی و اهداف ترسیم شده در آن برقرار باشد.
• ارتباط بین اهداف استراتژیک سازمانی با سطح خدمات (Level of Service) مطلوب و مورد نظر از دارایی­‌ها در آن مشخص باشد.
• برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی نشان دهنده اولویت­‌های سازمان در این حوزه باشد. همچنین فعالیت­‌های اصلی لازم الاجرا برای دارایی‌ها و سرمایه پشتیبان برای اجرای برنامه­‌ها مشخص گردد.

به طور خلاصه خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی باید نشان دهنده اصول کلی و الزامات سازمان در توسعه و تدوین برنامه­ استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی و پس از آن برنامه­ مدیریت دارایی های فیزیکی است. به همین ترتیب استراتژی مدیریت دارایی­ های فیزیکی یک سند سطح کلان، برنامه اجرایی بلند مدت برای رسیدن به اهداف مشخص شده در خط مشی مدیریت دارایی ­ها است. با پیاده سازی برنامه استراتژیک مدیریت دارایی ­های فیزیکی در سازمان­‌های تجهیز محور، انتظار می‌رود حرکت به سمت دستیابی به اهداف مشخص شده در اسناد بالادستی روشن‌­تر و قابل رصد بیشتر گردد. البته باید خاطر نشان کرد که ارتقاء سطح و بلوغ سازمان در تدوین استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی یک فرایند بهبود پیوسته بوده و پس از تلاش پیگیرانه و در طول زمان به دست می‌­آید. در ادامه در مورد هر کدام از مفاهیم گفته شده، توضیحاتی ارائه شده است.

خط مشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی (ASSET MANAGEMENT POLICY)

خط مشی دارایی ‌های فیزیکی، جهت و مقصود سازمان در حوزه دارایی فیزیکی است. این سند بر اساس اهداف کلان سازمانی، الزامات ذی نفعان، مقتضیات رهبری سازمان و حدود مسئولیت و دامنه فعالیت­‌های سازمان نگاشته شده و به صورت رسمی توسط رهبری سازمان به تایید می‌رسد. خط مشی مدیریت دارایی، تعهد کارکنان سازمان را برای برنامه‌­ریزی، طراحی، ساخت، دستیابی، بهره برداری، حفظ، تجدید، جایگزینی و اسقاط دارایی‌های سازمان به گونه‌ای بیان می‌کند که ضمن ارائه خدمات ارزشمند به مشتریان، استفاده صحیح از منابع سازمان را تضمین می‌کند. تدوین خط مشی مدیریت دارایی ­های فیزیکی اولین کار در جهت پیاده ­سازی سیستم مدیریت دارایی­ های فیزیکی بر اساس چارچوب استاندارد ایزو 55000 است.

ویژگی­‌های یک سند خط مشی در مدیریت دارایی‌های فیزیکی

 از مهم‌­ترین ویژگی‌های یک سند خط مشی مدیریت دارایی­ های فیزیکی می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• برگرفته از و مطابق با برنامۀ استراتژیک سازمانی باشد؛
• متناسب با ماهیت و ابعاد عملیات‌ها و دارایی‌های سازمان باشد؛
• مطابق با سایر سیاست‌های سازمانی باشد؛
• مطابق با چارچوب کلی مدیریت ریسک سازمان باشد؛
• چارچوبی ارائه دهد که ایجاد و اجرای برنامه‌ها، اهداف عینی و استراتژی مدیریت دارایی ‌ها امکان‌پذیر گردد؛
• شامل تعهدی برای پیروی از الزامات نظارتی، قانونی، حقوقی جاری، مقتضی و دیگر الزاماتی باشد که سازمان آن‌ها را پذیرفته است؛
• اصولی همچون رویکرد سازمان به سلامت و ایمنی یا توسعۀ پایدار را که قرار است اجرا شوند، به روشنی بیان کند؛
• شامل تعهدی برای بهبود مستمر عملکرد مدیریت دارایی ‌های فیزیکی باشد؛
• مستند، قابل اجرا و نگهداری باشد؛
• به تمام ذی‌نفعان مرتبط از جمله خدمات‌ دهندگان طرف قرارداد، در مواردی که نیاز است این افراد از وظایف خود در قبال سیاست‌های مدیریت دارایی‌ها آگاه شوند، اطلاع‌رسانی نماید؛ و

به‌طور مرتب بازنگری شود تا اطمینان حاصل شود که سیاست‌ها متناسب و مطابق با برنامۀ استراتژیک سازمانی است.

استراتژی مدیریت دارایی­‌های فیزیکی (ASSET MANAGEMENT STRATEGY)

در گام دوم بعد از تدوین خط مشی نوبت به تدوین استراتژی و اهداف سازمان در مدیریت دارایی ها می‌رسد. استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی به صورت کلی راهکارهای اصلی سازمان در مدیریت سبد دارایی ­­ها را مشخص می­­‌کند. به طور مثال در سازمانی همچون یک شرکت توزیع نیروی برق که مجموعه‌ای تجهیزات شبکه، ماشین آلات، تجهیزات پشتیبان و تاسیسات ساختمانی را در اختیار دارد، تدوین راهبردهای کلی سازمان در مدیریت چرخه عمر هر کدام از این خانواده تجهیزات، اهداف و شرایط مطلوب سازمان در عملکرد هر کدام از آن‌ها در سند استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی یا به تعبیر استاندارد ایزو 55000 سند برنامه استراتژیک مدیریت دارایی­ های فیزیکی (SAMP) تعیین می­‌گردد.

به بیان دیگر در استراتژی مدیریت دارایی­ های فیزیکی تبدیل اهداف سازمانی به اهداف مدیریت دارایی ­های فیزیکی وضوح بیشتری می‌یابد. تعیین اهداف روشن در این سند از مهم‌­ترین بخش‌­های آن است. واضح است که در هر صنعت و با توجه به وسعت سازمان تعیین اهداف عینی اشکال متفاوتی به خود می­‌گیرد، اما به صورت کلی در استراتژی، اهداف سازمانی مرتبط با تجهیزات به صورت روشن بیان و راهکارهای دستیابی به آن­‌ها مشخص می‌­شود. این راهکارها می‌تواند شامل برنامه کلی سرمایه­‌گذاری بر اساس آنالیز تقاضا، در نظر گرفتن تجهیزات آماده به نصب در آینده نزدیک، راهبردهای بهینه‌سازی سطح بهره­‌برداری و نگهداشت و برنامه­‌های سرمایه­ گذاری برای جایگزینی تجهیزات باشد.

ویژگی­‌های استراتژی مدیریت دارایی های فیزیکی

در تدوین استراتژی مدیریت دارایی ­های فیزیکی توجه به ویژگی­‌های ذیل ضروری است.

• برگرفته از و مطابق با سیاست‌های مدیریت دارایی ‌ها و برنامۀ استراتژیک سازمانی باشد؛
• مطابق با دیگر استراتژی‌ها و سیاست‌های سازمانی باشد؛
• الزامات ذی‌نفعان مربوط را مشخص کند و مد نظر قرار دهد؛
• الزامات مدیریت چرخۀ عمر دارایی‌ها را در نظر بگیرد؛
• ریسک‌های مرتبط با دارایی‌ها و موارد حساس دارایی‌ها و سیستم دارایی‌ها را در نظر بگیرد؛
• وضعیت، عملکرد و کارکردهای دارایی‌های حیاتی و سیستم‌های دارایی‌های فعلی را شناسایی کند؛
• وضعیت، عملکرد و کارکردهای آتی مطلوب دارایی‌های حیاتی و سیستم‌های دارایی‌های فعلی و جدید را، در زمان‌بندی‌های سازگار با زمان‌بندی‌های برنامۀ استراتژیک سازمانی، بیان کند؛
• رویکرد و روش‌های اصلی حاکم بر مدیریت دارایی‌ها و سیستم‌های دارایی‌ها را به روشنی بیان کند؛

برنامه مدیریت دارایی‌­های فیزیکی (ASSET MANAGEMENT PLAN)

گام سوم به تدوین برنامه مدیریت دارایی­‌ های فیزیکی اختصاص دارد. این برنامه­‌ها تعریف­ کننده فعالیت‌ها و منابع است که برای پیاده‌سازی اهداف و استراتژی مدیریت دارایی فیزیکی لازم است. برنامه مدیریت دارایی فیزیکی با توجه به نوع و گستردگی سازمان و استراتژی مدیریت دارایی­ ها، نشان ­دهنده اقدامات سازمان در مدیریت چرخه عمر یک تجهیز، گروه یا کلاس از تجهیزات است. با استفاده از برنامه مدیریت دارایی ­ها فعالیت­‌های خاص، منابع و زمانبندی مورد نیاز مشخص می‌شود. البته همچون تدوین استراتژی رسیدن به تعالی در تدوین برنامه‌های مدیریت دارایی ­های استاندارد وابسته به سطح بلوغ مدیریت دارایی­ های فیزیکی و تکامل داده­‌های­ لازم برای اتخاد تصمیم­ در چرخه عمر تجهیز است. به صورت عملی توصیه می‌­شود تدوین برنامه­ مدیریت دارایی­ های فیزیکی از تجهیزات حیاتی سازمان آغاز شود. پس از تحلیل بازخورد­ها از برنامه­‌های پایلوت و در جریان تکمیل داده­‌های تجهیزات، می‌­توان تدوین برنامه­ مدیریت دارایی­ های را در سطح گسترده‌تری از دارایی‌های سازمان گسترش داد.

بخش‌های سند برنامه مدیریت دارایی

1. دورنمای برنامه مدیریت دارایی: در برنامه مدیریت دارایی دورنما کارکرد دارایی در ارتباط با اهداف سازمانی، ذینفعان و دیگر برنامه­‌ها و استانداردها مشخص می­‌شود.
2. سطح سرویس: یکی از اهداف کلیدی نگارش برنامه مدیریت دارایی رساندن سطح سرویس تجهیز به عملکرد مطلوب است. در برنامه مدیریت دارایی ­ها شرایط تعادل بین هزینه­‌ها و سطح سرویس مورد نیاز بررسی می‌­شود. علاوه بر هزینه در این بخش به موارد دیگری مانند کارایی، کیفیت، کمیت، قابلیت اطمینان، ایمنی و پاسخگویی اشاره می‌­شود. در این بخش میزان تاثیر اهداف، قوانین و استانداردهای سازمانی بر سطح سرویس مطالعه می­‌گردد. شناخت سطح سرویس فعلی و فاصله آن از سطح مطلوب مورد دیگری است که می‌­توان در برنامه مدیریت دارایی/تجهیز به آن پرداخت.
3. پیش­ بینی تقاضا: در بخش سوم برنامه مدیریت دارایی جزئیات پیش ­بینی و رشد تقاضای استفاده از دارایی و تاثیر آن، برنامه‌­ریزی اقتضایی تقاضا و برنامه سرمایه­ گذاری لازم برای پاسخگویی به نیازهای آینده مشخص می‌شود.
4. مدیریت دارایی در چرخه عمر: در این بخش به صورت خلاصه برنامه مدیریت و بهره ­برداری در طول چرخه آن از حصول تا به اسقاط دارایی، بر اساس سطح سرویس و بهینه‌­سازی هزینه و ریسک بهره ­برداری گزارش می‌شود. این بخش مهم‌ترین قسمت برنامه مدیریت دارایی­ است.
5. خلاصه جریان مالی: در ادامه برنامه خلاصه‌­ای از برآوردهای مالی از فعالیت­‌های مشخص شده در قسمت­‌های قبل گزارش می‌­شود. میزان هزینه‌ها، منابع پیش ­بینی شده برای تامین آن‌ها و جزئیات روش­‌های صرف هزینه‌­ها در برنامه مالی مشخص می‌­شود.
6. بهبود پیوسته: در بخش آخر برنامه نوسازی و اصلاح برنامه و سیستم جاری مشخص می‌­شود. بایستی ارتباط مشخصی بین برنامه بهبود و مشکلات دیده شده در طول نگارش برنامه مدیریت دارایی­/تجهیز برقرار باشد.

جمع بندی

آنچه در این مقاله پرداخته شد تنها اشاره به گوشه‌­ای از مباحث گسترده حوزه تدوین و اجرای استراتژی و برنامه ­های مدیریت دارایی­ های فیزیکی بود. بی شک رشد و رسیدن به بلوغ در سیاست­‌گذاری، تدوین استراتژی و برنامه­‌های مدیریت دارایی­ های حاصل تلاش مستمر و پیگیرانه مدیران و دیگر فعالان این حوزه در صنایع مختلف کشور خواهد بود. شرکت بین المللی مشاوره مدیریت دارایی­ های فیزیکی پمکو به پشتوانه تجارب ارزنده به دست آمده از سال­‌ها فعالیت مستمر در حوزه مشاوره مدیریت دارایی­ های فیزیکی در ایران و همچنین همکاری تنگاتنگ با مجموعه‌­ای از شرکای بین المللی در این حوزه، افتخار همکاری با گستره‌­ای از سازمان­‌های صنعتی را – به ویژه در حوزه نفت و گاز و انرژی – در تدوین خط مشی، اهداف، استراتژی و برنامه های مدیریت دارایی ­های فیزیکی در کارنامه خود دارد. امید است دستاوردهای این تلاش‌­ها، هدایت­گر صنعت کشور در حرکت روز افزون در مسیر تعالی در مدیریت دارایی ­های فیزیکی باشد.

منابع:

1. ISO 55002: 2014, Asset management — Guidelines for the application of ISO 55001
2. Campbell, J.D. and J.V. Reyes-Picknell, Uptime: Strategies for Excellence in Maintenance Management. Third Edition, Productivity Press: USA, 2016
3. National Asset Management Group, International Infrastructure Management Manual (IIMM), International Edition, New Zealand, 2011
4. The Institute of Asset Management (AIM), Strategy and Planning: Asset Management Policy, Strategy and Plans, Version 1, 2015
5. Ruby, Mark, Developing Asset Management Plan: Creating Value from Physical Assets, UPTIME magazine, June/July 15